干部人事档案复制制度

PAGE干部人事档案复制制度一、总则（一）目的为了规范干部人事档案复制工作，保证档案信息的真实、准确、完整、安全，根据《干部人事档案工作条例》等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内干部人事档案的复制工作，包括但不限于档案材料的复印、扫描、数字化存储等。（三）基本原则1.严格审批原则：档案复制必须经过严格的审批程序，确保复制行为的必要性和合规性。2.安全保密原则：在复制过程中，要采取有效措施保证档案信息的安全，防止信息泄露。3.规范操作原则：严格按照规定的流程和标准进行档案复制操作，确保复制件的质量。二、复制申请与审批（一）申请主体因工作需要申请复制干部人事档案的，应当由相关部门或个人提出申请。（二）申请材料申请复制档案时，应当提交以下材料：1.复制申请表：详细说明复制的目的、内容、用途等。2.相关证明材料：根据复制用途提供相应的证明文件，如工作需要的文件、调查取证的法律文书等。（三）审批流程1.初审：申请材料提交后，由档案管理部门进行初审，核实申请的必要性和材料的完整性。2.审核：初审通过后，提交相关领导进行审核，重点审查复制行为是否符合规定和工作需要。3.审批：经审核同意后，由主管领导进行审批，批准后方可进行复制。（四）审批权限1.复制一般档案材料的，由档案管理部门负责人审批。2.复制重要档案材料或涉及多人档案的，由主管领导审批。3.涉及干部任免、奖惩等关键档案材料的复制，需经公司/组织主要领导审批。三、复制方式与要求（一）复印1.采用清晰、耐用的复印设备进行复印，确保复印件与原件内容一致。2.复印过程中要注意保护档案原件，避免损坏。3.复印完成后，对复印件进行整理，加盖档案管理部门印章，并注明“复印件与原件核对无误”字样。（二）扫描1.使用专业的扫描设备和软件，按照规定的分辨率进行扫描，保证扫描图像清晰可读。2.扫描后的电子文件应进行分类存储，建立相应的索引目录，便于查询和管理。3.对扫描过程中出现的问题及时进行处理，确保扫描质量。（三）数字化存储1.将扫描后的电子档案按照相关标准进行数字化处理，存储在安全可靠的存储设备上。2.建立数字化档案管理系统，实现档案信息的数据化管理和共享。3.定期对数字化档案进行备份，防止数据丢失。（四）质量要求1.复制件应字迹清晰、图像完整、格式规范，与原件内容一致。2.对于重要档案材料的复制，可采用彩色复印或高清扫描等方式，确保复制效果。3.复制过程中要严格遵守操作规程，保证复制质量。四、复制登记与管理（一）登记内容建立干部人事档案复制登记台账，详细记录复制的日期、申请部门/个人、档案内容、复制份数、用途等信息。（二）登记流程1.每次复制工作完成后，由档案管理人员及时进行登记。2.登记信息应准确、完整，经核对无误后存档。（三）档案管理1.对复制的档案材料进行妥善保管，按照档案类别和用途进行分类存放。2.定期对复制档案进行清查，确保档案的安全和完整。3.对于超过保管期限或已无使用价值的复制档案，按照规定进行销毁处理。五、安全保密措施（一）场所安全1.档案复制工作应在专门的、安全保密的场所进行，场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等设施。2.限制无关人员进入复制场所，确保工作环境安全。（二）人员管理1.参与档案复制工作的人员应经过严格的保密培训，签订保密协议，明确保密责任。2.工作人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案信息。（三）设备管理1.对用于档案复制的设备进行定期维护和检查，确保设备安全可靠。2.在设备使用过程中，采取必要的加密和防护措施，防止信息泄露。（四）信息保密1.复制的档案信息应严格按照规定的范围使用，不得超出授权范围传播。2.对涉及个人隐私和敏感信息的档案，要采取特殊的保密措施。六、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对干部人事档案复制工作进行自查，检查制度执行情况、登记台账的准确性、档案保管的安全性等。2.对发现的问题及时进行整改，确保复制工作规范有序。（二）外部监督接受上级主管部门、纪检监察部门等的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供档案复制情况。（三）责任追究对违反干部人事档案复制制度，造成档案信息泄露、丢失或其他不良后果的