档案管理制度保障

PAGE档案管理制度保障一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司各项活动，确保档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，应严格保密，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.负责公司档案的保管、保护工作，确保档案的安全。4.负责公司档案的查阅、借阅、复印等利用工作，并做好登记。5.负责公司档案的鉴定、销毁工作，并做好记录。6.负责公司档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化管理。（二）各部门1.负责本部门档案的收集、整理、保管工作，并定期向综合管理部移交。2.负责配合综合管理部做好档案的查阅、借阅、复印等利用工作。3.负责本部门档案的鉴定、销毁工作，并及时向综合管理部报告。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件、证书、批文等。2.公司各项会议形成的会议纪要、决议、记录等。3.公司各项业务活动中形成的合同、协议、订单、报表等。4.公司人事管理工作中形成的员工档案、考勤记录、培训资料等。5.公司财务管理工作中形成的会计凭证、账簿、报表等。6.公司行政管理工作中形成的文件、通知、报告、信函等。7.公司技术研发工作中形成的技术资料、图纸、专利等。8.公司市场营销工作中形成的市场调研报告、客户资料、宣传资料等。9.公司其他活动中形成的具有保存价值的文件、资料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得涂改、伪造。3.收集的档案应按照规定的格式和要求进行整理，确保档案的规范性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成部门、时间顺序、内容性质等进行分类。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案名称、编号、日期、保管期限等。4.装订：对零散的档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。5.上架：将整理好的档案上架存放，并按照编号顺序排列。四、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放档案。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。（二）保管设备1.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。2.档案库房应安装监控设备，对档案库房进行实时监控。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。3.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案：凡是反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为5年以下。（四）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，确保档案的安全。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。五、档案的利用（一）查阅1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部查阅。2.查阅档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。（二）借阅1.公司内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理借阅手续。2.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅档案时，应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄档案内容。4.借阅档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人的责任。（三）复印1.公司内部人员复印档案，应填写《档案复印申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理复印手续。2.复印档案时，应按照档案管理人员的要求进行操作，不得擅自扩大复印范围。3.需要复印的档案，如涉及公司机密，应按照公司保密制度的规定进行审批。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合管理部应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。2.档案鉴定工作应由公司档案鉴定小组负责，鉴定小组由综合管理部、相关业务部门等人员组成。3.档案鉴定小组应根据档案的内容、价值、保管期限等因素，对档案进行全面、客观的鉴定。（二）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，经公司领导批准后，方可进行销毁。2.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。3.档案销毁后，应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》存档。七、档案的信息化管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将本部门形成的电子档案收集整理，并移交综合管理部。2.综合管理部应按照档案管理的要求，对电子档案进行分类、编号、编目等整理工作。（二）电子档案的存储与保管1.公司应建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。2.电子档案管理系统应具备数据备份、恢复、加密、权限管理等功能，确保电子档案的安全。3.电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。（三）电子档案的利用1.公司内部人员查阅、借阅电