村委换届档案制度范本

PAGE村委换届档案制度范本一、总则（一）目的为规范村委换届选举工作档案管理，确保换届选举档案的完整、准确、系统和安全，为村委换届选举工作提供可靠的依据和历史凭证，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本地区村委换届选举过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映村委换届选举工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集换届选举各个环节产生的文件材料，确保档案的完整性。3.规范性原则：档案管理工作应遵循国家有关法律法规和行业标准，做到规范有序。4.保密性原则：对涉及选举工作秘密的档案资料，严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善村委换届档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督换届选举工作中各部门的档案收集、整理和归档工作。3.集中统一管理村委换届选举档案，建立健全档案检索系统，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。（二）各部门职责1.明确专人负责本部门在换届选举工作中产生的文件材料的收集、整理和初步归档工作，并及时移交档案管理部门。2.严格按照档案管理制度的要求，做好本部门档案的日常管理工作，确保档案的安全和完整。三、档案收集（一）收集范围1.换届选举工作方案、计划、通知等文件材料。2.选民登记册、候选人推荐表、候选人资格审查报告等选民和候选人相关材料。3.选举公告、选票、计票结果、选举结果报告等选举过程中的文件材料。4.换届选举工作中的会议记录、纪要、决议等。5.换届选举工作中的各类统计报表。6.换届选举工作中的宣传资料、影像资料等。7.换届选举工作中的信访、举报材料及处理结果。8.其他与换届选举工作有关的文件材料。（二）收集要求1.各部门应在换届选举工作结束后[X]个工作日内，将本部门产生的文件材料收集齐全，并进行初步整理。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续完备。3.对破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制；对电子文件，应确保其可读性和完整性，并进行备份存储。四、档案整理（一）分类标准1.综合类：包括换届选举工作方案、总结、报告等综合性文件材料。2.选民类：包括选民登记册、选民资格审查材料等。3.候选人类：包括候选人推荐表、候选人资格审查报告、候选人简历等。4.选举类：包括选举公告、选票、计票结果、选举结果报告等。5.会议类：包括换届选举工作中的各类会议记录、纪要、决议等。6.统计类：包括换届选举工作中的各类统计报表。7.宣传类：包括换届选举工作中的宣传资料、影像资料等。8.信访类：包括换届选举工作中的信访、举报材料及处理结果。（二）整理方法1.按照分类标准，对收集到的文件材料进行分类。2.对每一类文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.对文件材料进行装订，去除金属物，采用A4纸张规格，左侧装订，装订应牢固、整齐。4.编制文件材料目录，目录应包括文件编号、文件名称、日期、来源等信息。5.将整理好的文件材料装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。五、档案归档（一）归档时间各部门应在文件材料整理完毕后[X]个工作日内，将档案移交档案管理部门归档。（二）归档程序1.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.对审核合格的档案，进行登记入库，并按照档案保管期限进行分类存放。3.建立档案台账，记录档案的入库时间、保管期限、存放位置等信息。六、档案保管（一）保管期限1.永久保管：涉及村委换届选举工作重大决策、重要事项、历史凭证等文件材料，应永久保管。2.定期保管：其他文件材料根据其重要程度和保存价值，确定保管期限为[X]年或[X]年。（二）保管条件1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，并定期进行检查和维护。3.档案应存放在专用的档案架上，排列整齐，便于查找和利用。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。2.清查内容包括档案的数量是否齐全、保管状况是否良好、档案的整理和分类是否准确等。3.对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。七、档案利用（一）利用范围1.为村委换届选举工作提供历史凭证和参考依据。2.为上级部门检查指导换届选举工作提供资料。3.为研究村委换届选举工作提供素材。4.为有关部门和人员了解换届选举情况提供信息。（二）利用程序1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的理由、查阅内容等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，批准后，指定专人负责提供档案，并做好查阅记录。3.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案。4.查阅结束后，查阅人员应及时归还档案，并在查阅记录上签字确认。（三）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，批准后，办理借阅手续，借阅人员应出具本人有效身份证件，并缴纳一定的押金。3.借阅档案应在规定的期限内归还，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容，如因保管不善造成档案损坏或丢失的，应承担相应的责任。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和行业标准为依据，结合村委换届选举工作的实际情况，对档案进行鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和专家组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、形成时间、保管期限等进行综合分析，判断其保存价值。2.对已过保管期限的档案，重点审查其是否仍具有查考利用价值。3.对涉及保密、隐私等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、销毁原因等信息，并经档案鉴定小组组长签字同意。2.档案管理部门对销毁申请进行审核，批准后，指定专人负责销毁档案。3.销毁档案应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。