档案管理行文制度

PAGE档案管理行文制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持，特制定本行文制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行文活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容应真实反映公司各项工作的实际情况，数据准确无误，表述清晰明确。3.完整系统原则：全面收集、整理各类档案，保持档案之间的有机联系，形成完整的档案体系。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，对涉及公司机密的档案严格保密。二、档案管理行文的职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理行文制度，并组织实施。2.指导和监督各部门的档案管理行文工作，定期进行检查和考核。3.集中管理公司各类档案，包括但不限于文件、合同、报表、图纸等，确保档案的妥善保存和有效利用。4.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，建立健全档案检索体系。5.按照规定的期限和要求，对档案进行鉴定、销毁等处置工作。6.开展档案信息化建设，推进档案管理系统的应用，提高档案管理的信息化水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的及时归档和质量符合要求。2.明确专人负责档案管理行文工作，严格按照公司制度和流程进行文件的起草、审核、签发、归档等操作。3.积极配合档案管理部门的工作，接受档案管理部门的指导和监督，及时整改存在的问题。4.在工作中形成的各类文件材料，应按照规定的格式和要求进行编写，确保文件内容完整、规范。（三）员工职责1.严格遵守公司档案管理行文制度，自觉做好个人工作中形成的文件材料的整理和归档工作。2.在文件起草过程中，认真核对信息，确保文件质量；在文件流转过程中，严格按照流程办理，不得擅自截留、延误或丢失文件。3.保守公司档案机密，不得私自复制、传播、泄露公司档案内容。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理等方面的档案。2.业务管理类：涵盖公司各项业务活动中形成的文件材料，如市场营销、财务管理、生产管理、质量管理、技术研发等方面的档案。3.项目管理类：针对公司各类项目，包括项目立项、可行性研究、项目实施过程中的文件、项目验收等档案。4.合同协议类：公司签订的各类合同、协议、意向书等档案。5.财务审计类：财务报表、审计报告、税务资料等档案。6.声像电子类：公司的照片、录音、录像、电子文档等档案。（二）编号规则1.为便于档案的管理和查询，对各类档案进行统一编号。编号采用分类号+年度号+流水号的形式。2.分类号：根据档案分类设置相应的代码，如行政管理类为XZ，业务管理类为YW，项目管理类为XM，合同协议类为HT，财务审计类为CW，声像电子类为SX。3.年度号：采用公元纪年，取年份的后两位数字表示，如2023年表示为23。4.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编排，从001开始。例如，一份2023年形成的行政管理类文件，其编号为XZ23001。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司各部门在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.公司对外签订的合同、协议、函件等。3.公司组织的各类会议、活动形成的文件材料。4.公司员工的个人工作成果、业务报告等。5.公司获得的荣誉证书、资质证明等文件。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，定期对本部门的文件材料进行收集和整理，确保档案的及时归档。2.收集的文件材料应齐全完整，字迹清晰，格式规范，签署完备。3.对于电子文件，应确保其存储格式的通用性和可读性，并按照规定进行备份。(三)整理方法1.分类整理：按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类。2.装订成册：对于纸张较多的文件，应进行装订，确保整齐牢固。3.编目编号：编制档案目录，注明档案的编号、名称、日期、来源等信息，并按照编号规则进行编号。4.装盒上架：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号范围等信息，然后上架存放，便于查找和管理。五、档案的归档与保管（一）归档期限1.行政管理类文件应在文件形成后的[X]个工作日内归档。2.业务管理类文件根据业务活动的周期，在业务结束后的[X]个工作日内归档。3.项目管理类文件在项目验收后的[X]个工作日内归档。4.合同协议类文件在合同签订或协议生效后的[X]个工作日内归档。5.财务审计类文件按照财务年度进行归档，在次年的[X]月前完成归档工作（具体时间可根据财务结账时间调整）。6.声像电子类文件应及时归档，确保与相关纸质文件同步。（二）归档程序1.各部门档案管理人员对整理好的档案进行初步审核，确保档案内容完整、格式规范、编号准确。2.填写档案移交清单，注明档案的类别、数量、编号等信息，一式两份，一份随档案移交档案管理部门，一份由移交部门留存。3.档案管理部门对接收的档案进行再次审核，审核无误后办理签收手续，将档案存入档案库房。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应采取备份存储措施，防止数据丢失。备份存储介质应定期进行检查和更新，确保数据的完整性和可用性。5.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。六、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案的利用符合公司利益和相关规定。2.优先满足公司内部各项工作的需要，为公司决策、业务开展、项目实施等提供支持。（二）利用方式1.查阅：公司员工因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表（注明查阅目的、档案名称、编号等信息），经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应提供必要的查阅场所和设备，并对查阅过程进行监督。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案，按时归还档案。3.复制：对于确需复制的档案，应填写档案复制申请表，经审批后，由档案管理部门按照规定的程序进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明复制日期和用途。（三）利用记录档案管理部门应对档案的利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用目的、查阅或借阅的档案名称及编号等信息。利用记录应妥善保存，以便查询和统计分析。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的保存价值与公司实际需求相适应。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及公司分管领导组成。鉴定小组负责制定档案鉴定标准和计划，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。（三）鉴定标准1.重要性标准：根据档案对公司决策制定、业务开展、历史研究等方面的重要程度进行评估。2.时效性标准：考虑档案所反映的业务活动或事件的时效性，对于已失去时效价值的档案进行重点审查。3.完整性标准：审查档案内容是否完整，是否能够全面反映相关业务活动或事件的全貌。4.重复性标准：对于内容重复、价值不大的档案进行筛选。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案清单，填写档案销毁申请表，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.档案销毁申请表经档案管理部门负责人、公司分管领导审批后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。监销人员应在档案销毁清单上签字确认。4.档案销毁清单应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。八、档案管理行文的监督与考核（一）监督机制1.档案管理部门定期对各部门的档案管理行文工作进行检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节。2.建立档案管理工作投诉举报渠道，接受公司员工对档案管理工作中违规行为的举报。对于举报信息，应及时进行调查核实，并根据调查结果进行处理。（二）考核办法1.将档案管理行文工作纳入公司绩效考核体系，对各部门及相关责任人的档案管理工作进行量化考核。2.考核指标包括档案归档及时率、档案完整率、档案准确率、档案利