公安机关档案归档制度

PAGE公安机关档案归档制度一、总则（一）目的为了加强公安机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公安工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等法律法规，结合公安机关实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于各级公安机关及其所属单位的档案归档工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公安机关档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：归档的档案必须真实反映公安工作的实际情况，数据准确无误。3.及时归档原则：各项公安业务活动形成的文件材料应及时整理归档，不得积压。4.便于利用原则：档案的整理和分类应便于查阅和利用，提高工作效率。二、档案归档范围（一）文书档案1.上级文件：包括党中央、国务院、公安部及上级党委、政府、公安机关下发的文件、指示、通知等。2.本级文件：公安机关制发的各类文件，如决定、命令、规定、通知、通报等。3.会议文件：党委会、局长办公会、专题会议等形成的会议记录、纪要、决议等。4.人事文件：干部任免、调配、奖惩、考核等文件材料。5.财务文件：经费预算、决算、审计报告等。6.业务文件：治安管理、刑事侦查、交通管理、出入境管理等各项公安业务工作中形成的文件材料。（二）业务档案1.刑事侦查档案：刑事案件的立案、侦查、破案等过程中形成的各种材料，如案件卷宗、证据材料、讯问笔录等。2.治安管理档案：治安案件的受理、查处、调解等材料，以及特种行业、公共场所、危险物品管理等方面的文件。3.交通管理档案：交通事故处理、车辆管理、驾驶员管理等档案材料。4.出入境管理档案：公民出入境申请、审批、签证等文件，以及外国人管理方面的档案。5.其他业务档案：根据公安工作实际，其他各类业务工作中形成的具有保存价值的档案。（三）声像档案1.照片档案：反映公安工作重大活动、重要事件、先进事迹等的照片。2.录音档案：重要会议、领导讲话、案件侦破等方面的录音资料。3.录像档案：公安工作中的监控视频、执法记录视频等。（四）电子档案1.办公自动化系统生成的电子文件：如公文、报表、数据等。2.业务系统产生的电子数据：如刑事案件信息系统、治安管理信息系统等中的数据。3.其他电子文件：具有保存价值的电子文档、图片、音频、视频等。三、档案归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保各类文件材料齐全完整。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，不得擅自涂改、伪造。3.对于重要文件材料，应及时进行备份，防止丢失。（二）文件材料的整理1.文书档案应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制归档目录。2.业务档案应根据不同业务类型，按照规定的格式和要求进行整理，做到一案一卷、目录清晰。3.声像档案应按照形成时间、内容等进行分类整理，标注相关信息。4.电子档案应按照一定的逻辑结构进行分类存储，建立相应的索引和目录。（三）文件材料的装订1.文书档案应采用A4纸张，左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。2.业务档案应根据档案类型和实际情况进行装订，确保档案的完整性和规范性。3.声像档案应进行必要的整理和包装，防止损坏。4.电子档案应进行备份存储，并建立相应的存储介质管理制度。（四）文件材料的编目1.文书档案应编制归档文件目录，包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。2.业务档案应编制卷内目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。3.声像档案应编制声像档案目录，包括题名、日期、拍摄（录制）者、内容摘要、载体形式等项目。4.电子档案应建立电子档案目录，包括文件名、文件类型、存储位置、日期等项目。四、档案归档流程（一）收集整理1.各部门在完成一项工作或一个阶段工作后，应及时将形成的文件材料进行收集整理。2.收集的文件材料应按照归档要求进行分类、排序、编号等整理工作。（二）初步审核1.各部门整理好的文件材料应送交本部门负责人进行初步审核，确保文件材料的完整性和准确性。2.审核内容包括文件材料是否齐全、分类是否合理、编号是否准确等。（三）移交归档1.经初步审核合格的文件材料，由各部门档案管理人员填写档案移交清单，一式两份，一份留存本部门，一份随档案移交档案管理部门。2.档案管理部门收到移交的档案后，应进行认真核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。（四）正式归档1.档案管理部门对核对无误的档案进行正式归档，按照规定的保管期限和分类方法进行存放。2.归档后的档案应建立相应的档案台账，记录档案的名称、数量、存放位置等信息。五、档案保管期限（一）永久保管1.上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件。2.本机关制定的法规政策性文件材料。3.本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。4.本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。5.本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、统计报表等。6.本机关机构演变、人事任免等文件材料。7.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。8.上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件。9.同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。（二）定期保管1.30年保管：本机关一般业务文件材料。2.10年保管：本机关一般性文件材料。六、档案查阅利用（一）查阅权限1.公安机关内部人员查阅档案，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位因工作需要查阅档案，应持单位介绍信，经公安机关相关领导批准后，方可查阅。3.涉及国家秘密、警务工作秘密的档案，应严格按照保密规定进行查阅，未经批准，不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出。2.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。3.查阅档案如需摘录、复制，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（三）利用反馈1.档案管理部门应定期对档案的查阅利用情况进行统计分析，了解档案的利用需求和效果。2.对于档案利用过程中发现的问题，应及时进行整改，提高档案的服务质量。七、档案鉴定销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题的原则，确保鉴定结果的准确性。2.鉴定工作应在档案管理部门负责人的领导下，由档案管理人员和相关业务人员组成鉴定小组进行。（二）鉴定内容1.档案的保管期限是否准确，是否符合保管期限的划分标准。2.档案的内容是否已失去保存价值，是否已被其他档案所替代。3.档案的完整性和准确性，是否存在缺页、损坏等情况。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，一式两份，一份留存档案管理部门，一份报公安机关负责人批准。2.批准后的档案销毁清单应作为档案销毁的依据，档案管理部门应按照清单进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，确保销毁工作的安全、彻底。5.档案销毁后，应在档案销毁清单上注明销毁日期，并由监销人员签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公安机关档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作的效率和质量，为公安工作提供更加便捷、高效的档案服务。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应按照档案整理和编目的要求，将档案信息录入档案管理信息系统。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护，确保数据的准确性和完整性。（三）安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置必要的安全措施，防止数据泄露、丢失等情况发生。2.建立数据备份制度，定期对档案数据进行备份，确保数据的安全性。（四）系统应用1.充分利用档案管理信息系统，为公安机关内部人员提供便捷的档案查阅和利用服务。2.逐步实现档案信息的共享和交换，提高公安工作的协同效率。九、档案人员职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责本单位档案的收集整理、归档保管、查阅利用、鉴定销毁等工作。3.指导和监督所属单位的档案工作，开展档案业务培训和交流活动。4.负责档案管理信息系统的建设、维护和管理，推进档案信息化建设。5.根据工作需要，编制档案工作统计报表，及时向上级主管部门报送档案工作情况。（二）档案管理人员职责1.负责档案的日常收集、整理、分类、编目等工作，确保档案的完整、准确、系统。2.按照规定的保管期限和分类方法，对档案进行科学存放，便于查阅和利用。3.负责档案的查阅登记、借阅管理等工作，严格执行档案查阅利用制度。4.定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并处理。5.参与档案的鉴定销毁工作，按照规定程序进行档案销毁。6.负责档案管理信息系统的数据