初级档案管理制度

PAGE初级档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公司在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用和销毁等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，定期对各部门档案管理情况进行检查和考核。4.负责档案管理设施设备的配备、维护和更新，确保档案保管条件符合要求。5.组织开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。6.负责向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，并按照规定收取相关费用。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的真实、完整、准确。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案的日常管理工作，并接受综合管理部的业务指导和监督。3.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交综合管理部集中保管。4.严格遵守档案查阅、借阅规定，未经批准不得擅自查阅、借阅档案。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等五大类。1.文书档案：包括公司红头文件、规章制度、会议纪要、工作计划、总结报告、请示批复、合同协议、来往信函等各类文件材料。2.科技档案：包括公司在产品研发、生产工艺、工程建设、设备管理等方面形成的图纸、技术文件、实验报告、技术标准等。3.会计档案：包括公司的会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等各类会计资料。4.人事档案：包括员工的个人简历、学历证书、工作经历、培训记录、考核评价、工资福利、奖惩情况等。5.业务档案：包括公司在市场营销、客户服务、项目管理、质量管理等业务活动中形成的各类文件材料，如市场调研报告、客户档案、项目合同、质量检验报告等。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对各类档案进行统一编号。编号采用“年度+类别+流水号”的方式，具体如下：1.文书档案：编号格式为“YYYYWSXXX”，其中“YYYY”表示档案形成年度，“WS”表示文书档案类别，“XXX”表示流水号。2.科技档案：编号格式为“YYYYKJXXX”，其中“YYYY”表示档案形成年度，“KJ”表示科技档案类别，“XXX”表示流水号。3.会计档案：编号格式为“YYYYKJXXX”，其中“YYYY”表示档案形成年度，“KJ”表示会计档案类别，“XXX”表示流水号。4.人事档案：编号格式为“YYYYRSXXX”，其中“YYYY”表示档案形成年度，“RS”表示人事档案类别，“XXX”表示流水号。5.业务档案：编号格式为“YYYYYWXXX”，其中“YYYY”表示档案形成年度，“YW”表示业务档案类别，“XXX”表示流水号。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类档案材料，确保档案的齐全完整。2.档案材料应真实、准确、规范，字迹清晰，签字盖章齐全，严禁使用圆珠笔、铅笔等书写。3.对于重要的档案材料，应一式多份，分别保存于不同的载体上，如纸质档案、电子档案等。（二）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.按照档案分类标准，对档案材料进行科学分类，便于管理和查阅。3.对档案材料进行编号、编目、装订等整理工作，确保档案的整齐规范。（三）整理方法1.文书档案：按照文件的形成时间顺序进行排列，同一事由的文件集中在一起，按照正件在前、附件在后，批复在前、请示在后的顺序排列。然后进行编号、编目、装订，并填写卷内目录和备考表。2.科技档案：按照项目、专业等进行分类，同一项目的文件材料按照设计文件、施工文件、竣工文件等顺序排列。然后进行编号、编目、装订，并填写卷内目录和备考表。3.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报表等类别进行分类，分别进行整理和装订。会计凭证应按照月份顺序排列，会计账簿应按照年度顺序排列，财务报表应按照报送时间顺序排列。然后进行编号、编目，并填写卷内目录和备考表。4.人事档案：按照员工个人信息、工作经历、培训记录、考核评价、工资福利、奖惩情况等类别进行分类，分别进行整理和装订。人事档案应建立个人档案袋，将各类材料装入档案袋内，并填写档案目录。5.业务档案：按照业务活动的类别进行分类，同一业务活动的文件材料按照时间顺序排列。然后进行编号、编目、装订，并填写卷内目录和备考表。五、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案材料整理完毕，并移交综合管理部归档。2.归档的档案材料应符合档案整理的要求，填写完整、准确的归档清单，一式两份，一份随档案移交综合管理部，一份由本部门留存备查。3.综合管理部在接收各部门移交的档案时，应进行认真核对，对不符合要求的档案材料，应及时退回原部门进行补充或修正。（二）保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括公司的重要文件、规章制度、历史沿革、重大事件记录等；长期保管的档案主要包括公司的一般性文件、工作计划、总结报告等，保管期限为[具体年限]；短期保管的档案主要包括公司的临时性文件、一般性通知等，保管期限为[具体年限]。2.科技档案的保管期限根据项目的重要性和保存价值确定，一般分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括公司的核心技术文件、重大项目的设计文件和竣工文件等；长期保管的档案主要包括公司的一般性技术文件、项目的阶段性成果报告等，保管期限为[具体年限]；短期保管的档案主要包括公司的临时性技术文件、一般性技术资料等，保管期限为[具体年限]。散宗。3.会计档案的保管期限按照国家有关规定执行，一般分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。4.人事档案的保管期限为员工离职后[具体年限]，期满后按照国家有关规定进行销毁或移交。5.业务档案的保管期限根据业务活动的性质和保存价值确定，一般分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括公司的重大业务合同、重要客户档案、核心业务资料等；长期保管的档案主要包括公司的一般性业务合同、客户档案、业务资料等，保管期限为[具体年限]；短期保管的档案主要包括公司的临时性业务文件、一般性业务资料等，保管期限为[具体年限]。（三）保管措施1.综合管理部应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.对档案应进行分类存放，标识清晰，便于查找和利用。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对电子档案应进行备份，存储于不同的介质上，并定期进行检查和维护，确保电子档案的安全和完整。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、目的等，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。2.综合管理部档案管理人员应根据《档案查阅申请表》，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。3.查阅档案应在综合管理部指定的地点进行，查阅完毕后应及时归还档案。如需复印档案材料，应经综合管理部负责人批准，并按照规定收取复印费用。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、内容、目的、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理借阅手续。2.综合管理部档案管理人员应根据《档案借阅申请表》，对借阅人员的身份和借阅权限进行审核，经审核同意后，方可办理借阅手续。借阅人员应在借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，应承担相应的赔偿责任。4.涉及公司机密的档案，原则上不得借阅。如因特殊情况需要借阅的，应经公司主管领导批准，并严格按照保密规定进行管理。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，根据档案的保存价值和历史意义，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员和相关业务人员。档案鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，分析档案的保存价值和历史意义。2.参考国家有关档案保管期限的规定和公司档案管理制度的要求，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案进行登记造册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等，并报公司主管领导批准。（四）销毁程序1.经公司主管领导批准后，由综合管理部档案管理人