画室档案归类管理制度

PAGE画室档案归类管理制度一、总则（一）目的为了加强画室档案管理，确保档案的完整、准确、系统，便于查询和利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于画室所有档案的归类、整理、保管、查阅和销毁等管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映画室的各项活动和历史面貌。2.完整性原则：全面收集与画室相关的各类档案，确保无遗漏。3.系统性原则：按照一定的分类方法和逻辑顺序，对档案进行科学整理，使其具有系统性。4.保密性原则：对涉及画室机密的档案，严格保密，防止泄露。二、档案分类（一）教学档案1.教学计划：包括年度教学计划、学期教学计划等，明确教学目标、课程设置、教学进度等。2.教案：教师针对每一门课程编写的教学方案，涵盖教学内容、教学方法、教学过程设计等。3.学生作品：学生在画室学习期间创作的各类绘画、设计作品，体现学生的学习成果。4.教学评估：对教师教学质量和学生学习效果的评估资料，如学生成绩、教师教学反馈等。（二）师资档案1.教师简历：包括个人基本信息、教育背景、工作经历、专业技能等。2.教师资质证书：如教师资格证、专业技能证书等的复印件。3.教学成果：教师获得的教学奖项、发表的教学论文、参与的教学研究项目等资料。（三）行政档案1.画室规章制度：如考勤制度、财务制度、安全管理制度等。2.会议记录：画室各类会议的纪要，包括会议时间、地点、参会人员、会议内容等。3.工作计划与总结：画室年度、学期工作计划和总结，反映工作目标和完成情况。4.对外联络文件：与上级主管部门、合作伙伴、学生家长等的往来信函、合同协议等。（四）财务档案1.财务报表：月度、季度、年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.收支凭证：各类收入和支出的发票、收据、报销单等原始凭证。3.预算资料：画室年度预算方案、预算执行情况分析等。（五）学生档案1.学生基本信息：包括姓名、性别、年龄、联系方式、家庭住址等。2.入学资料：学生报名登记表、入学测试成绩、缴费凭证等。3.学习记录：学生在画室的考勤记录、学习进度跟踪表、作业完成情况等。4.毕业去向：学生毕业后的升学情况、就业情况等信息。三、档案编号（一）编号规则1.教学档案：以“JX”开头，后面依次为年份、月份、流水号。例如：JX202305001，表示2023年5月产生的第1份教学档案。2.师资档案：以“SZ”开头，后面依次为年份、月份、流水号。例如：SZ202306002，表示2023年6月产生的第2份师资档案。3.行政档案：以“XZ”开头，后面依次为年份、月份、流水号。例如：XZ202307003，表示2023年7月产生的第3份行政档案。4.财务档案：以“CW”开头，后面依次为年份、月份、流水号。例如：CW202308004，表示2023年8月产生的第4份财务档案。5.学生档案：以“XS”开头，后面依次为年份、月份、流水号。例如：XS202309005，表示2023年9月产生的第5份学生档案。（二）编号管理1.档案编号由专人负责编制，确保编号的唯一性和连续性。2.编号应清晰、准确地标注在档案封面或首页，便于识别和查找。四、档案整理（一）整理要求1.按照档案分类标准，对各类档案进行分类整理，确保同一类档案集中存放。2.每份档案应保持完整，如有破损、缺失等情况，应及时修复或补充。3.去除档案中的订书钉、回形针等金属物品，采用统一的档案夹或档案盒进行装订。（二）整理步骤1.收集：定期收集画室各部门和个人产生的档案资料，确保档案收集齐全。2.分类：按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类。3.编号：为每份档案编制唯一的编号。4.装订：将分类编号后的档案进行装订，确保整齐、牢固。5.上架：将装订好的档案上架存放，按照编号顺序排列，便于查找。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管期限1.教学档案：长期保管，其中涉及学生个人隐私的档案应在学生毕业后按照相关规定保管一定期限后销毁。2.师资档案：长期保管。3.行政档案：根据档案性质和重要程度，分别确定保管期限，一般为5年至长期。4.财务档案：按照国家财务档案管理规定保管，一般为10年至30年。5.学生档案：在学生毕业后按照相关规定保管一定期限后销毁，具体保管期限根据国家法律法规和画室规定执行。（三）保管措施1.建立档案保管台账，详细记录档案的入库时间、保管期限、存放位置等信息。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应妥善保管，防止数据丢失。六、档案查阅（一）查阅权限1.画室内部人员因工作需要查阅档案的，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可查阅。2.外部单位或个人因工作需要查阅档案的，需提前与画室联系，说明查阅目的和内容，经画室负责人批准，并签订保密协议后，方可查阅。（二）查阅流程1.申请：查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.审批：申请表经所在部门负责人或画室负责人审批签字。3.查阅：审批通过后，查阅人在档案管理人员的陪同下到档案库房查阅档案，查阅过程中应遵守档案库房的管理制度，不得擅自涂改、抽取、损坏档案。4.登记：查阅人查阅档案后，档案管理人员应在《档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人、查阅档案名称及编号等信息。（三）查阅限制1.涉及画室机密的档案，未经画室负责人批准，不得查阅。2.查阅档案时，不得将档案带出档案库房，如需复印或摘录档案内容，需经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。七、档案借阅（一）借阅权限1.画室内部人员因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可借阅。2.外部单位或个人因工作需要借阅档案的，需提前与画室联系，说明借阅目的和内容，经画室负责人批准，并签订保密协议后，方可借阅。（二）借阅流程1.申请：借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息。2.审批：申请表经所在部门负责人或画室负责人审批签字。3.借阅：审批通过后，借阅人到档案管理人员处办理借阅手续，领取档案。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，需提前办理续借手续。（三）借阅限制1.涉及画室机密的档案，未经画室负责人批准，不得借阅。2.借阅档案时，借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、损坏档案。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应的责任。3.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案，档案管理人员应及时检查档案是否完整、无损。八、档案销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案。2.因保管不善导致损坏无法修复且无利用价值的档案。3.按照国家法律法规和画室规定需要销毁的档案。（二）销毁程序1.鉴定：由档案管理人员会同相关部门对拟销毁的档案进行鉴定，确定是否符合销毁条件。2.审批：经鉴定符合销毁条件的档案，填写《档案销毁申请表》，报画室负责人审批。3.销毁：审批通过后，由档案管理人员会同相关人员在指定地点对档案进行销毁，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁档案名称及数量等信息。4.监销：销毁档案时，应安排专人进行监