档案制度上墙报道

PAGE档案制度上墙报道一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映公司各项活动和业务情况。3.完整性原则：全面收集、整理公司在各项活动中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行保密管理。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。4.指导、监督各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和宣传工作。5.负责档案的查阅、借阅、利用等服务工作，确保档案的合理利用。（二）各部门职责1.负责本部门各类档案的收集、整理和初步归档工作，并定期移交综合管理部。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作。3.配合综合管理部做好档案的鉴定、销毁等工作。4.严格遵守公司档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等五大类。1.文书档案：包括公司红头文件、各类通知、报告、请示、会议纪要、合同协议等。2.科技档案：包括公司产品研发、技术改造、工程建设等方面的档案。3.人事档案：包括员工个人基本信息、入职离职手续、薪酬福利、培训考核、奖惩等档案。4.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。5.业务档案：包括市场营销、客户服务、项目管理等业务活动中形成的档案。（二）编号规则各类档案按照分类进行编号，编号采用“大类代码小类代码流水号”的方式。具体编号规则如下：1.文书档案：WS01001，其中WS代表文书档案，01代表文件类别（如通知、报告等），001代表流水号。2.科技档案：KJ01001，其中KJ代表科技档案，01代表项目类别（如产品研发、工程建设等），001代表流水号。3.人事档案：RS01001，其中RS代表人事档案，01代表档案类别（如员工基本信息、培训考核等），001代表流水号。4.财务档案：CW01001，其中CW代表财务档案，01代表档案类别（如会计凭证、账簿等），001代表流水号。5.业务档案：YW01001，其中YW代表业务档案，01代表业务类别（如市场营销、项目管理等），001代表流水号。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。收集范围包括但不限于以下内容：1.上级机关发来的与本公司有关的文件、指示、通知等。2.公司内部形成的各类文件、报告、请示、会议纪要、合同协议等。3.公司产品研发、技术改造、工程建设等方面的文件、图纸、资料等。4.员工个人的入职离职手续、薪酬福利、培训考核、奖惩等文件。5.公司财务活动中形成的会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。6.公司市场营销、客户服务、项目管理等业务活动中形成的文件、资料、合同等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁或丢失。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.文书档案：按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类整理，同一类文件按照时间顺序排列，编目装订。2.科技档案：按照项目分类，对项目文件进行系统整理，包括项目立项、设计、施工、验收等各个阶段的文件，编目成册。3.人事档案：按照员工个人信息、入职离职手续、薪酬福利、培训考核、奖惩等类别进行整理，建立员工个人档案袋，编目登记。4.财务档案：按照会计年度和档案类别进行整理，会计凭证按照月份顺序装订成册，账簿、报表等按照年度整理归档。5.业务档案：按照业务活动的类别和时间顺序进行整理，建立业务档案卷宗，编目登记。五、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案：各部门应在文件办理完毕后的[X]个工作日内，将档案移交综合管理部归档。2.科技档案：项目结束后[X]个工作日内，项目负责人应将项目档案移交综合管理部归档。3.人事档案：员工离职后[X]个工作日内，所在部门应将员工档案移交综合管理部归档。4.财务档案：会计年度终了后[X]个月内，财务部门应将会计档案移交综合管理部归档。5.业务档案：业务活动结束后[X]个工作日内，业务部门应将业务档案移交综合管理部归档。（二）归档要求1.归档的档案应齐全完整、分类准确、编目清晰，符合档案整理规范。2.档案应使用统一的档案盒、档案袋进行装具，档案盒、档案袋应标明档案类别、编号、年度等信息。3.电子档案应与纸质档案同步归档，存储介质应符合档案管理要求，并进行备份。（三）保管期限公司档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体保管期限如下：1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为[X]年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为[X]年。（四）保管措施1.综合管理部应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。3.对档案应定期进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据档案的内容、来源、时间、保管期限等因素，对档案进行全面审查和分析。2.对于保管期限已满的档案，应重点审查其是否仍有保存价值，如涉及公司重要权益、法律纠纷、历史记录等方面的档案，应适当延长保管期限。3.对于已失去保存价值的档案，应填写档案销毁清单，经鉴定工作小组组长审核签字后，报公司领导批准。（三）销毁程序1.经批准销毁的档案，应在档案鉴定工作小组的监督下进行销毁。2.销毁档案可以采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁档案时，应填写档案销毁记录，记录销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，由监销人员签字确认。4.档案销毁记录应长期保存，以备查考。七、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到综合管理部查阅。2.查阅重要档案或涉及公司机密的档案时，应经公司分管领导批准。3.外部单位查阅公司档案，应持有单位介绍信，经公司领导批准后，由综合管理部指定专人陪同查阅。（二）查阅要求1.查阅档案时，应在综合管理部指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。3.查阅档案后，应及时归还综合管理部，由档案管理人员进行核对和清点。（三）借阅权限1.公司内部人员借阅档案，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和综合管理部负责人批准后，办理借阅手续。2.借阅重要档案或涉及公司机密的档案时，应经公司分管领导批准。3.外部单位借阅公司档案，应持有单位介绍信，经公司领导批准后，办理借阅手续，并按照规定的期限归还。（四）借阅期限1.一般档案的借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.重要档案或涉及公司机密的档案的借阅期限不得超过[X]个工作日，特殊情况需要延长借阅期限的，应经公司分管领导批准。（五）借阅要求1.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或泄露档案内容。2.借阅人员应按时归还档案，如逾期未还，应及时催还。3.借阅人员归还档案时，应确保档案的完整和安全，如有损坏或丢失，应承担相应的赔偿责任。八、档案的统计与移交（一）统计工作综合管理部应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表，上报公司领导和上级主管部门。（二）