学生档案清理制度范本

PAGE学生档案清理制度范本一、总则（一）目的为了加强学生档案管理，确保学生档案的真实性、完整性和安全性，提高档案管理工作效率，依据国家相关法律法规及教育行业标准，特制定本学生档案清理制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体学生档案的管理与清理工作，包括但不限于入学档案、在校期间形成的各类成绩及奖惩档案、毕业档案等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和教育部门的相关规定，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映学生的实际情况，数据准确无误，严禁弄虚作假。3.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏，确保学生隐私。4.分类管理原则：按照档案的类别、时间等因素进行分类管理，便于查找、使用和清理。二、档案管理职责分工（一）学校档案管理部门1.负责制定和完善学生档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中保管全校学生的各类档案，建立档案数据库，实现档案信息的电子化管理。3.定期组织档案清理工作，对档案进行审核、鉴定和处置。（二）各学院（系）1.负责本学院（系）学生档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案材料的齐全、完整。2.按照学校档案管理部门的要求，及时将学生档案移交至学校档案管理部门，并协助做好档案清理工作。3.对本学院（系）学生档案的日常管理工作负责，解答学生关于档案的相关问题。（三）班主任1.负责本班学生档案材料的收集、整理和初步审核，督促学生及时提交相关档案材料。2.对本班学生档案的真实性和完整性负责，发现问题及时与学生沟通并纠正。3.协助学校和学院（系）做好学生档案的清理和移交工作。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.入学档案：包括学生报名登记表、成绩单、体检表、政审材料、录取通知书等。2.在校期间档案：学习成绩档案：每学期的课程成绩单、补考成绩记录等。奖惩档案：各类奖学金、荣誉称号、违纪处分等相关材料。社会实践档案：实习报告、社会实践活动记录等。党团组织档案：入党（团）申请书、思想汇报、转正材料等。其他档案：如学生参加各类竞赛获奖证书、发表的文章等。3.毕业档案：毕业生就业推荐表、就业协议书、毕业证书、学位证书复印件等。（二）档案收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时、准确地收集学生档案材料，确保档案材料的完整性。2.档案材料应真实、有效，由相关部门或个人签字盖章确认。3.对于电子档案材料，应确保格式规范、内容清晰，与纸质档案材料一致。（三）档案整理1.学校档案管理部门和各学院（系）应按照档案分类标准，对收集到的学生档案材料进行整理。2.每份档案应按照一定顺序排列，如入学档案在前，在校期间档案依次排列，毕业档案在后。3.对于同一类档案材料，应按照时间顺序或重要程度进行排序。4.档案材料应使用标准档案袋或文件夹进行装订，并在封面注明学生姓名、学号、专业等基本信息。四、档案审核与鉴定（一）审核内容1.档案材料的真实性：审核档案中各项材料是否真实反映学生的实际情况，有无伪造、篡改等现象。2.档案材料的完整性：检查档案材料是否齐全，是否涵盖了规定的档案收集范围。3.档案材料的规范性：审核档案材料的格式、签字盖章等是否符合要求。（二）审核方式1.定期审核：学校档案管理部门每年定期对学生档案进行全面审核，确保档案质量。2.不定期抽查：学校档案管理部门不定期对各学院（系）的学生档案进行抽查，发现问题及时督促整改。3.专项审核：针对特定情况或问题，如毕业生档案集中审核、档案清查等，进行专项审核。（三）鉴定标准1.具有保存价值的档案：反映学生重要学习成果、获奖情况、社会实践经历等，对学生个人发展和学校教育教学具有参考价值的档案材料。涉及学生权益、荣誉等重要事项的档案材料。具有历史研究价值或对学校发展有重要意义的档案材料。2.可清理的档案：重复、冗余的档案材料，如多份相同的成绩单、证明材料等。已过保管期限且无保存价值的档案材料。内容虚假、无效的档案材料。（四）鉴定程序1.学校档案管理部门组织成立档案鉴定小组，成员包括档案管理专业人员、相关学院（系）负责人等。2.鉴定小组对档案进行逐份审核，依据鉴定标准确定档案的保存价值。3.对于可清理的档案，鉴定小组应详细记录档案的名称、清理原因等信息，并形成鉴定意见。五、档案清理与处置（一）清理原则1.严格按照鉴定意见进行清理，确保清理工作的准确性和严肃性。2.对于涉及学生个人隐私和重要权益的档案材料，应谨慎处理，避免泄露。（二）清理方式1.销毁：对于已过保管期限且无保存价值的档案材料，经鉴定小组批准后，采用适当方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，并做好销毁记录。2.封存：对于部分需要暂时保留但不常用的档案材料，可进行封存保管，注明封存原因和期限。3.数字化存储：对于具有一定保存价值但纸质档案保管不便的档案材料，可进行数字化存储，建立电子档案库，便于查询和利用。（三）处置程序1.制定清理处置计划：根据鉴定意见，学校档案管理部门制定详细的档案清理处置计划，明确清理处置的范围、方式、时间等。2.组织实施清理处置：按照清理处置计划，组织相关人员进行档案清理处置工作，确保清理处置工作有序进行。3.记录清理处置情况：对档案清理处置过程进行详细记录，包括档案名称、数量、清理处置方式、处置时间等信息，形成清理处置报告。4.审核清理处置报告：学校档案管理部门负责人对清理处置报告进行审核，确保清理处置工作符合规定要求。六、档案利用与查询（一）利用范围1.学校内部管理：为学校教学、科研、学生管理等工作提供参考依据。2.学生个人：学生可查询本人档案，了解自己的学习成绩、奖惩情况等信息。3.用人单位：用人单位在招聘、录用学生时，可根据相关规定查阅学生档案。（二）查询程序1.学生查询：学生本人如需查询档案，应向学校档案管理部门提出申请，填写查询申请表，经审核同意后，可在规定时间和地点查阅本人档案。2.用人单位查询：用人单位如需查询学生档案，应向学校档案管理部门提交查询函及相关证明材料，经审核同意后，按照规定程序查阅档案。查阅过程中，用人单位应遵守档案管理规定，不得擅自复制、摘抄档案内容。（三）利用限制1.涉及学生个人隐私的档案内容，未经学生本人同意，不得对外提供。2.档案利用应遵循保密原则，不得泄露档案信息，确保学生档案安全。七、档案安全与保密（一）安全措施1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案存放环境安全。2.定期对档案保管场所进行检查和维护，及时发现并排除安全隐患。3.采用电子档案管理系统的，应加强系统安全防护，设置用户权限，防止档案信息被非法访问、篡改或丢失。（二）保密制度1.建立档案保密制度，明确档案管理人员的保密职责，加强对档案管理人员的保密教育和培训。2.严格限制档案查阅人员范围，对查阅档案的人员进行登记，确保档案查阅过程可追溯。3.对于涉及学生个人隐私和学校机密的档案信息，应严格保密，不得泄露给无关人员。八、监督与检查（一）监督机制1.学校设立档案管理监督小组，由学校纪检监察部门、档案管理部门等相关人员组成，负责对学生档案管理工作进行监督检查。2.监督小组定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改，并对违规行为进行严肃处理。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、审核、鉴定、清理、利用等环节。2.档案管理人