电大档案管理规章制度

PAGE电大档案管理规章制度一、总则（一）目的为加强电大档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于电大系统内各部门、各教学点以及全体教职工和学生在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则电大档案实行集中统一管理，由专门的档案管理机构或指定专人负责，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映电大各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集和整理电大在教学、科研、管理等方面形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案信息进行保密管理，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门电大设立专门的档案管理部门，负责全校档案的集中统一管理。档案管理部门应配备与工作任务相适应的档案管理人员，明确其岗位职责和工作要求。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理负责收集、整理电大各部门和教学点形成的各类档案，按照档案分类标准进行分类、编号、编目等工作，确保档案的系统性和完整性。2.档案保管妥善保管档案，做好档案库房的安全防护工作，确保档案不受损坏、丢失和霉变。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.档案利用服务为电大师生和相关部门提供档案查阅、借阅等利用服务，严格按照档案利用规定办理手续，做好利用登记和统计工作。4.档案信息化建设推进档案信息化管理，建立档案信息数据库，实现档案信息的数字化存储和检索利用，提高档案管理工作效率和服务水平。5.档案鉴定与销毁按照国家有关规定和学校要求，定期对档案进行鉴定，提出档案存毁意见，经批准后对失去保存价值的档案进行销毁处理。6.档案业务指导对电大各部门和教学点的档案管理工作进行业务指导，帮助其提高档案管理水平，规范档案管理工作流程。三、档案的分类与编号（一）档案分类电大档案分为党群、行政、教学、科研、学生、财会、基建、设备等八大类，每大类下再根据档案内容和性质进行细分。具体分类如下：1.党群类包括党组织建设、党员管理、纪检监察、工会工作、共青团工作等方面的档案。2.行政类包括学校行政管理、人事管理、财务管理、后勤管理、安全保卫等方面的档案。3.教学类包括教学计划、教学大纲、课程教案、教学课件、考试试卷、实习实训报告等教学过程中形成的各类档案。4.科研类包括科研项目申报、研究成果、学术论文、著作等科研活动中形成的档案。5.学生类包括学生学籍档案、奖惩档案、毕业档案等学生在校期间形成的各类档案。6.财会类包括财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等财务工作中形成的档案。7.基建类包括学校基本建设项目的规划、设计、施工、验收等过程中形成的档案。8.设备类包括学校教学、科研、行政等各类设备的购置、使用、维护、报废等过程中形成的档案。（二）档案编号档案编号采用“年度类别顺序号”的结构，具体编号方法如下：1.年度采用公元纪年，用四位数字表示，如“2023”。2.类别按照档案分类标准，用大写字母表示各大类，如“A”代表党群类，“B”代表行政类等。3.顺序号按照档案形成的先后顺序，用四位数字表示，如“0001”。例如，一份党群类档案，形成于2023年，其编号为“2023A0001”。四、档案收集与整理（一）档案收集1.收集范围电大各部门和教学点应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。2.收集时间各部门应在每年年底前将本年度形成的档案整理后移交档案管理部门。对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时收集整理并移交。3.收集要求档案收集应确保档案的齐全完整，字迹清晰，格式规范，载体完好。对于电子档案，应确保数据的准确性和可读性，并按照规定进行备份存储。（二）档案整理1.整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、装订、编页、编号、编目等工作。对于纸质档案，应使用统一规格的档案盒进行装订，并在档案盒封面和脊背填写相关信息；对于电子档案，应按照电子文件管理要求进行分类存储，并建立相应的目录结构。五、档案保管（一）档案库房建设1.选址要求档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好、远离火源和水源的地方，确保档案的安全保管。2.库房设施档案库房应配备必要的防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防鼠等设备，以及温湿度调节设备，确保库房温湿度符合档案保管要求。（二）档案存放1.分类存放档案应按照分类编号顺序进行存放，不同类别、不同年度的档案应分开存放，便于查找和管理。2.上架排列纸质档案应上架排列，档案架应牢固、整齐，便于档案的存取。档案架应标注档案类别和年度，以便快速定位查找。3.电子档案存储电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份存储。存储设备应定期进行检查和维护，确保数据的安全可靠。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体保管期限按照国家有关规定和学校实际情况确定，一般情况下：1.永久保管涉及学校重大历史事件、重要决策、核心业务等具有长远保存价值的档案。2.长期保管保存期限为16年至50年的档案，主要包括学校教学、科研、管理等方面的重要文件材料。3.短期保管保存期限为15年以下的档案，主要包括一般性的文件材料和临时性的工作记录。（四）档案定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等。对于发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好检查记录。六、档案利用（一）利用范围电大师生和相关部门因教学、科研、管理等工作需要，可以查阅、借阅档案。查阅、借阅档案应遵守国家有关法律法规和学校的档案利用规定。（二）利用手续1.查阅手续查阅档案应填写《档案查阅申请表》,注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应根据申请内容提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。2.借阅手续借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造档案，按时归还档案。（三）利用登记与统计档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅、借阅时间、查阅人、查阅内容、借阅期限等信息。同时，应定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定档案管理部门应定期对档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组应根据档案保管期限和实际利用价值，对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。（二）销毁审批经鉴定需要销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，附上档案鉴定小组的鉴定意见，报学校分管领导审批。经批准后，方可进行销毁处理。（三）销毁实施档案销毁应在档案管理部门和相关业务部门的监督下进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息彻底消除。销毁过程应做好记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标电大档案信息化建设应实现档案信息的数字化存储、检索利用、在线服务等功能，提高档案管理工作效率和服务水平，为学校教学、科研、管理等工作提供有力支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化加工对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，并进行图像处理、数据挂接、目录录入等工作，建立档案信息数据库。2.档案管理系统建设开发或选用适合电大档案管理工作需要的档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程信息化管理。3.档案信息安全保障建立健全档案信息安全管理制度，加强档案信息系统的安全防护，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保档案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.数据录入与维护档案管理人员应按照档案管理系统的要求，及时准确地录入档案信息，并定期对档案信息进行维护更新，确保数据的完整性和准确性。2.系统操作与使用档案管理人员应熟练掌握档案管理系统的操作技能，严格按照系统操作流程进行档案管理工作。其他人员如需使