社区档案摆放管理制度

PAGE社区档案摆放管理制度一、总则（一）目的为了加强社区档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本社区内各类档案的摆放管理工作，包括但不限于文书档案、业务档案、人事档案、财务档案、声像档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则社区档案实行集中统一管理，由社区档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.分类科学原则根据档案的形成领域、内容性质、时间顺序等因素，对档案进行科学分类，便于档案的查找和管理。3.安全保密原则加强档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。同时，严格遵守国家有关档案保密的法律法规，对涉及国家机密、个人隐私等重要档案进行妥善保管。4.方便利用原则档案管理工作应充分考虑档案利用的需求，优化档案摆放布局，提高档案查阅效率，为社区各项工作提供及时、有效的档案支持。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置社区设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员，负责社区档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定并组织实施本社区档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管社区各类档案，确保档案的完整和安全。3.对档案进行分类、编号、编目等工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁处理。5.开展档案统计工作，及时准确地掌握档案的数量、种类、利用情况等信息。6.负责向社区工作人员提供档案查阅服务，根据工作需要，合理安排档案借阅、复印等事宜。7.加强对档案管理人员的培训和考核，提高档案管理队伍的业务素质和服务水平。8.积极推进档案信息化建设，利用现代信息技术手段，提高档案管理工作的效率和质量。三、档案收集与归档（一）收集范围1.社区党组织工作中形成的文件、资料、会议记录等。2.社区居委会工作中产生的各类文件、报表、决议、协议等。3.社区各项业务工作开展过程中形成的档案，如社区建设、社会保障、环境卫生、文化教育、治安保卫等方面的文件、资料、记录等。4.社区人事档案，包括工作人员的履历、考核、奖惩、培训等材料。5.社区财务档案，如财务报表、会计凭证、审计报告等。6.社区开展各类活动形成的声像档案，如照片、录像、录音等。7.其他与社区工作相关的有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门和工作人员应及时将本部门形成的档案材料收集齐全，整理规范后移交档案管理部门。2.档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应按照规定格式和要求进行存储，并确保其可读性和可利用性。（三）归档程序及时间1.各部门在完成某项工作或一个工作阶段后，应及时对形成的档案材料进行整理，编制档案目录，向档案管理部门移交。2.档案管理部门收到移交的档案材料后，应进行认真核对，对不符合要求的档案材料，及时退回原部门补充完善。3.每年[具体时间]前，各部门应将上一年度形成的档案材料全部移交档案管理部门，档案管理部门进行统一归档。四、档案分类与编号（一）分类方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）分类法进行分类。即先按年度将档案分为若干类别，再在每个年度内按保管期限（永久、长期、短期）进行划分，最后在每个保管期限内按机构（问题）进行细分。2.业务档案根据社区各项业务工作的特点，分别设立相应的分类类目，如社区建设档案可分为基础设施建设、环境整治、社区规划等类别；社会保障档案可分为低保、医保、就业等类别。3.人事档案按照干部档案管理的有关规定，分为履历材料、自传材料、考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资待遇材料、出国（境）材料、退休材料等十大类。4.财务档案按照会计档案管理的要求，分为会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、其他会计资料等类别。5.声像档案按照载体形式和内容主题进行分类，如照片档案可分为工作照片、活动照片、人物照片等类别；录像档案可分为会议录像、活动录像、专题片录像等类别。（二）编号规则1.文书档案编号采用“年度+保管期限代码+流水号”的形式。年度用四位阿拉伯数字表示，保管期限代码分别为“Y”（永久）、“C”（长期）、“D”（短期），流水号为三位数。例如，2023年形成的永久保管的文书档案，编号为2023Y001。2.业务档案编号根据业务档案的分类类目，采用“分类代码+年度+流水号”的形式。分类代码用大写字母表示，年度用四位阿拉伯数字表示，流水号为三位数。例如社区建设档案中的基础设施建设类，2023年形成的第5份档案，编号为SJJS2023005。3.人事档案编号按照干部档案管理规定的编号方法执行，确保一人一档，编号唯一。4.财务档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的形式。年度用四位阿拉伯数字表示，类别代码用大写字母表示，流水号为三位数。例如2023年形成的会计凭证类第10份档案，编号为2023K010。5.声像档案编号按照“载体形式代码+年度+流水号”的形式。载体形式代码用大写字母表示，如“Z”（照片）、“L”（录像）等，年度用四位阿拉伯数字表示，流水号为三位数。例如2023年拍摄的第8张照片，编号为Z2023008。五、档案整理与装订（一）整理要求1.遵循档案形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.对档案材料进行分类、排列、编目等工作，确保档案的系统性和完整性。3.去除档案材料上的金属物，如订书钉、回形针等，对破损或褪色的档案材料进行修复或复制。（二）装订方法1.文书档案采用左侧装订的方式，使用缝纫机或线绳进行装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字。2.业务档案根据档案材料的厚度和数量，可采用左侧装订或三孔一线装订的方式，确保装订牢固、整齐。3.人事档案按照干部档案管理规定的装订要求进行装订，一般采用左侧装订，使用专用档案夹或档案盒进行保管。4.财务档案会计凭证应按照编号顺序，定期装订成册，加具封面、封底，在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数、附件张数等内容，并由会计主管人员和装订人员在封面上签章。会计账簿、财务报表等档案材料应妥善整理，按照一定顺序排列，装入档案盒保管。5.声像档案照片应粘贴在专用的照片档案册上，每张照片下方应注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息；录像带、光盘等应装入专用的盒套或光盘袋中，在盒套或光盘袋上注明编号、内容主题、录制时间等信息，并与文字说明材料一同保管。六、档案保管与保护（一）保管场所1.档案管理室应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间作为保管场所。2.档案管理室内应配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架（密集架）、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管方式1.按照档案的分类和编号顺序，将档案整齐排列在档案柜或档案架上，便于查找和管理。2.对于珍贵、易损的档案，应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放、定期检查等。3.电子档案应采用磁带、光盘、硬盘等多种载体进行备份，并分别存储在不同的地点，确保数据的安全性。同时，应定期对电子档案进行维护和更新，防止数据丢失或损坏。（三）保护措施1.定期对档案进行检查，查看档案是否有破损、褪色、霉变等情况，发现问题及时采取措施进行处理。2.做好档案管理室的温湿度控制工作，将温度保持在[适宜温度范围]，湿度保持在[适宜湿度范围]，防止档案因温湿度不适而受损。3.采取有效的防虫、防鼠措施，定期投放防虫药品，检查档案管理室是否有鼠害迹象，确保档案不受虫害和鼠害侵蚀。4.加强档案管理室的安全保卫工作，安装防盗门窗、监控设备等，严格限制无关人员进入档案管理室，确保档案的安全。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责对档案进行鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据国家有关档案保管期限规定，结合社区工作实际，确定档案的保管期限。2.对保管期满的档案，从档案的内容、价值、利用情况等方面进行全面评估，判断其是否仍具有保存价值。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出档案清单，提交档案鉴定工作小组进行鉴定。2.档案鉴定工作小组对档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁意见。3.对拟销毁的档案，编制销毁清册，注明档案的名称、编号、年度、保管期限、数量等信息。销毁清册一式两份，一份留存档案管理部门，一份报社区负责人审批。4.经社区负责人批准后，由档案管理部门指定专人负责监销，确保档案销毁工作的真实性和彻底性。监销人员应在销毁清册上签字，并注明销毁日期。（四）销毁记录对档案销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等信息，记录保存期限与档案保管期限相同。八、档案查阅与利用（一）查阅范围社区工作人员因工作需要，可查阅与本人工作相关的档案资料。外单位人员查阅社区档案，需经社区负责人批准，并办理相关查阅手续。涉及国家机密、个人隐私等重要档案，严格按照国家有关规定进行查阅。（二）查阅手续1.社区工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案，需持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅范围等信息，经社区负责人批准后，到档案管理部门查阅。3.查阅档案时应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案材料。如需复印档案材料，应经档案管理部门同意，并登记复印内容、数量等信