干部人事档案调阅制度

PAGE干部人事档案调阅制度一、总则（一）目的为规范干部人事档案调阅工作，确保干部人事档案的安全与完整，充分发挥档案在干部选拔任用、培养教育、管理监督等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门因工作需要调阅干部人事档案的情况。（三）基本原则1.严格审批原则。调阅干部人事档案必须经过严格的审批程序，未经批准不得擅自调阅。2.安全保密原则。调阅过程中要确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。3.限时归还原则。调阅人员应在规定时间内归还档案，不得逾期。二、调阅审批程序（一）申请1.各部门因工作需要调阅干部人事档案时，应填写《干部人事档案调阅申请表》，详细说明调阅理由、调阅档案的范围、调阅时间等内容。2.《干部人事档案调阅申请表》应由申请部门负责人签字并加盖部门公章。（二）审批1.《干部人事档案调阅申请表》提交至公司/组织的干部人事档案管理部门。2.干部人事档案管理部门对申请进行审核，重点审查调阅理由是否充分、调阅范围是否合理、调阅时间是否符合要求等。3.审核通过后，报公司/组织分管领导审批。分管领导根据实际情况签署审批意见。（三）备案干部人事档案管理部门对经审批同意的调阅申请进行备案，记录调阅申请人、调阅时间、调阅档案名称等信息。三、调阅人员要求（一）资格审查1.调阅干部人事档案的人员必须是公司/组织内部正式员工，且因工作需要确需调阅档案。2.调阅人员应具备良好的政治素质和职业道德，无违法违纪记录。（二）培训教育1.干部人事档案管理部门应对调阅人员进行档案管理知识和保密规定的培训教育，使其熟悉调阅流程和要求。2.培训教育内容包括档案的重要性、调阅程序、保密制度、档案整理与保护等方面。（三）承诺与监督1.调阅人员在调阅档案前，应签署《干部人事档案调阅承诺书》，承诺遵守调阅制度，保护档案安全与保密。2.干部人事档案管理部门应对调阅人员的调阅行为进行监督，发现问题及时纠正。四、调阅档案的范围与方式（一）调阅范围1.干部的基本信息，包括姓名、性别、出生日期（身份证号码）、民族、籍贯、出生地、政治面貌、参加工作时间、入党时间、学历学位、专业技术职务（职称）、熟悉专业有何专长、主要工作经历、干部身份、工资级别、奖惩情况等。2.干部的任免材料，包括任免通知、考察材料、任职资格审查表等。3.干部的考核材料，包括年度考核、任期考核、专项考核等材料。4.干部的培训材料，包括培训计划、培训总结、培训成绩等材料。5.干部的工资、待遇材料，包括工资变动审批表、奖金发放表、福利待遇证明等材料。6.干部的出国（境）材料，包括出国（境）审批表、护照复印件、境外活动情况报告等材料。7.干部的历史审查材料，包括政治历史审查、违纪违法审查等材料。8.其他需要调阅的材料。（二）调阅方式1.现场调阅。调阅人员可到干部人事档案管理部门指定的场所进行现场调阅档案。2.电子档案调阅。对于已建立电子档案系统的，经批准后可通过电子档案系统进行调阅，但应严格遵守电子档案管理规定。五、调阅档案的流程与操作规范（一）调阅登记1.调阅人员凭经审批的《干部人事档案调阅申请表》到干部人事档案管理部门办理调阅登记手续。2.干部人事档案管理部门工作人员根据调阅申请表，详细登记调阅人员姓名、调阅时间、调阅档案名称、调阅理由等信息。（二）档案提取1.工作人员根据调阅登记信息，从档案库房中提取相应的干部人事档案，并与调阅人员进行核对。2.提取档案时应注意轻拿轻放，避免损坏档案。（三）调阅场所管理1.调阅人员应在干部人事档案管理部门指定的调阅场所进行档案查阅，不得擅自将档案带出指定场所。2.调阅场所应保持安静、整洁，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损档案内容。（四）档案查阅1.调阅人员只能查阅经批准的档案内容，不得查阅与调阅理由无关的档案信息。2.查阅档案时应逐页进行，不得擅自抽取、撤换档案材料。（五）档案归还1.调阅人员在规定时间内完成调阅后，应及时将档案归还干部人事档案管理部门。2.归还档案时，调阅人员应与干部人事档案管理部门工作人员共同核对档案材料是否齐全、完整，有无损坏等情况。3.核对无误后，工作人员在调阅登记本上记录档案归还时间，并将档案归还原位。六、档案安全与保密措施（一）档案保管环境1.干部人事档案管理部门应配备专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫鼠、防盗、防光、防尘等安全设施。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案整理与保护1.干部人事档案管理部门应按照档案管理规定，定期对档案进行整理、装订、编目等工作，确保档案的整齐有序。2.对破损、褪色的档案材料应及时进行修复或复制，保证档案的完整性。（三）保密制度1.调阅干部人事档案的工作人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.未经批准，任何人不得擅自对外公布档案信息。3.在调阅过程中，如发现档案信息有泄露风险，应立即采取措施进行处理，并及时报告相关领导。七、监督与检查（一）内部监督1.干部人事档案管理部门应定期对调阅档案的情况进行自查，检查调阅审批程序是否规范、调阅人员是否遵守规定、档案安全与保密措施是否落实等。2.对自查中发现的问题应及时进行整改，并记录整改情况。（二）外部监督1.公司/组织的纪检监察部门应对干部人事档案调阅制度的执行情况进行监督检查，对违反制度的行为进行严肃处理。2.接受上级主管部门或相关部门的监督检查，积极配合做好各项工作。八、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自调阅干部人事档案。2.调阅人员泄露档案内容。3.擅自抽取、撤换、涂改档案材料。4.逾期不归还档案。5.其他违反干部人事档案调阅制度的行为。（二）处理措施1.对于违规调阅干部人事档案的人员，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、记大过、降职、撤职等处分。2.因违规调阅档案给公司/组织造成损失的，应依法依规追究相关人员的赔偿责任。