华润电力档案管理制度

PAGE华润电力档案管理制度一、总则（一）目的为加强华润电力档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在公司生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于华润电力各部门、各基层单位及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司各项工作活动的真实情况，归档的文件材料必须是原件或具有凭证作用的有效复印件，严禁伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集公司在各项工作中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整，反映公司发展的全过程。4.及时性原则各部门应及时将办理完毕的文件材料移交档案管理部门归档，确保档案的时效性，便于及时为公司各项工作提供服务。（四）管理职责1.综合管理部门职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。负责公司各类档案的集中统一管理，接收、整理、保管、鉴定、统计和提供利用公司档案。指导、监督各部门的档案工作，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。参与公司重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的完整收集和有效整理。2.各部门职责负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，明确专人负责档案管理，并按照公司档案管理制度的要求，定期将应归档的文件材料移交综合管理部门。协助综合管理部门做好档案的收集、整理、鉴定、统计和利用等工作，积极配合档案管理部门开展档案业务培训和宣传工作。对本部门保管的档案进行定期清查，确保档案的安全和完整，发现问题及时向综合管理部门报告。二、档案的分类与编号（一）档案分类华润电力档案分为以下十大类：1.行政管理类包括公司行政事务管理活动中形成的文件材料，如公司文件、会议文件、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理、证照管理等。2.党群工作类涵盖公司党组织建设、宣传教育、纪检监察、工会工作、共青团工作等方面形成的文件材料。3.生产技术类主要涉及公司生产运营、技术管理、设备维护、安全生产等活动中产生的文件材料，如生产计划、技术标准、操作规程、设备档案、运行记录、检修报告等。4.经营管理类包含公司经营决策、市场营销、财务管理、物资采购、合同管理等方面的文件材料，如市场调研报告、财务报表、采购合同、销售合同等。5.基本建设类记录公司基本建设项目从立项、设计、施工到竣工验收全过程形成的文件材料，如项目建议书、可行性研究报告、初步设计文件、施工图纸、工程变更记录、竣工验收报告等。6.科研项目类针对公司科研项目开展过程中产生的文件材料，包括科研项目立项申请书、研究方案、实验数据、研究报告、成果鉴定文件等。7.设备仪器类有关公司设备仪器的购置、安装、调试、使用、维护、报废等环节形成的文件材料，如设备采购合同、设备说明书、设备运行记录、设备维修档案、仪器校准证书等。8.会计档案类按照国家有关会计档案管理的规定，收集、整理、保管公司财务会计核算活动中形成的各类档案，如会计凭证、会计账簿、财务报告、审计报告、税务资料等。9.声像档案类以照片、录音、录像等声像形式记录公司重要活动、工程建设、生产运营等情况的档案材料，如会议照片、工程建设影像资料、生产现场视频等。10.电子档案类存储在电子介质上的公司各类文件材料，包括办公自动化系统产生的电子文件、电子邮件、电子报表、数据库文件等，以及通过扫描、数字化转换等方式形成的电子档案。（二）编号规则1.档案编号采用“全宗号分类号年度保管期限件号”的结构形式。2.全宗号：华润电力的全宗号由上级档案行政管理部门统一赋予，用于标识公司档案全宗。3.分类号：根据档案分类方案，对每一类档案赋予相应的分类代码，如行政管理类为“XZ”，党群工作类为“DQ”等。4.年度：采用公元纪年，以四位数字表示，如“2023”。5.保管期限：分为永久、长期（30年）、短期（10年），分别用“Y”“C”“D”表示。6.件号：以自然顺序流水编号，用于标识同一类档案中的每一份文件。例如，一份行政管理类的文件，形成于2023年，保管期限为长期，其编号为：全宗号XZ2023C001。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司各部门在履行职能过程中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像文件等。2.公司与外部单位签订的各类合同、协议、项目合作文件等。3.公司员工在工作中形成的个人业务档案，如培训记录、考核材料、技术成果等。4.公司举办的各类会议、活动、培训等形成的文件材料，包括会议通知、议程、纪要、活动方案、培训教材等。5.公司基本建设项目、科研项目、设备仪器购置等工作中产生的文件材料。6.公司财务会计核算活动中形成的各类会计凭证、账簿、报表等。7.反映公司历史沿革、发展变化、重要事件等方面的文件材料。（二）收集要求1.各部门应建立健全文件材料收集制度，明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。电子文件应确保其真实性、完整性和可读性，存储格式应符合公司档案管理系统的要求。3.对于重要会议、活动、项目等形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后及时收集整理，确保文件材料的准确性和时效性。4.公司员工应及时将工作中形成的个人业务档案移交所在部门，由部门统一整理后移交综合管理部门归档。（三）整理方法1.纸质档案整理分类：按照档案分类方案，将收集到的纸质文件材料进行分类。装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整和裱糊，去除金属物，采用线装或胶装的方式进行装订，确保文件整齐、牢固。编页：对装订后的文件材料编写页码，单面书写的文件材料页码编写在右下角，双面书写的文件材料页码编写在正面右下角和背面左下角。编目：填写卷内文件目录，包括顺序号、文号、责任者、题名（文件标题）、日期、页号、备注等项目，卷内文件目录应打印或用钢笔、碳素笔填写，字迹工整清晰。装盒：将整理好的文件材料装入档案盒，在档案盒封面填写全宗号、年度、保管期限、分类号、盒号等信息，并在盒脊填写全宗号、年度、保管期限、分类号、起止件号、盒号等信息。2.电子档案整理分类：按照档案分类方案，对电子文件进行分类存储。命名：电子文件的命名应遵循简洁明了、准确规范的原则，一般采用“年度+分类号+题名+版本号”的格式，如“2023XZ公司年度工作总结V1.0”。元数据录入：对电子文件的元数据进行录入，包括文件编号、题名、责任者、日期、密级、格式、大小以及与其他文件的关联关系等信息，确保电子文件的可识别性和可追溯性。存储：将电子文件存储在公司指定的存储设备或档案管理系统中，并定期进行备份，确保电子文件的安全存储。3.声像档案整理分类：按照档案分类方案，对声像档案进行分类整理，可分为照片档案、录音档案、录像档案等。编号：为声像档案编制唯一的编号，并建立相应的目录，记录声像档案的题名、拍摄（录制）时间、地点、人物、内容摘要等信息。整理：对照片档案进行冲印、裱贴，并在照片背面注明题名、拍摄时间、地点、人物、背景等信息；对录音、录像档案进行转录、编辑，确保声音和图像清晰、完整，并标注相关信息。存储：将整理好的声像档案存储在磁性载体或光学载体上，并妥善保管，防止损坏和丢失。四、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、温湿度调控设备、消防设备、防虫药品投放设备等，满足档案保管的基本要求。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的侵害。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，核对档案数量、保管状况等，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.按照档案保管期限的要求，对到期档案进行鉴定和处置，对失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。4.电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，并采用异地存储的方式，确保电子档案数据的安全性和可靠性。5.声像档案应定期进行检查，对磁性载体和光学载体上的档案信息进行转录和更新，防止数据丢失。（三）档案保密1.严格遵守国家有关档案保密的法律法规和公司保密制度，对涉及公司商业秘密、技术秘密、人事秘密等重要档案信息进行严格保密。2.档案管理人员应严格履行保密职责，不得擅自泄露档案内容，未经批准，不得允许无关人员进入档案库房。3.查阅、借阅档案应严格按照规定的程序进行登记和审批，对涉及保密内容的档案，应采取相应的保密措施，确保档案信息不被泄露。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地、发展地分析档案价值的原则，根据公司的发展需要和档案的实际情况，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员和相关业务专家。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，直接判断其保存价值。2.分析比较法将档案与公司的历史发展、业务活动、工作重点等进行分析比较，判断档案在不同时期的重要程度和利用价值。3.效益评估法从档案对公司生产、经营、管理等工作的实际效益出发，评估档案的保存价值，重点考虑档案对公司决策、业务开展、经验借鉴等方面的作用。（四）销毁程序1.经过鉴定，确认为失去保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，注明档案的题名、年度、保管期限、数量等信息。2.《档案销毁清册》经公司分管领导审批后，由档案管理人员负责组织实施销毁工作。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应指定专人监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁完毕后，将《档案销毁清册》永久保存，作为档案鉴定与销毁工作的记录。六、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门在工作中需要查阅、借阅档案用于决策参考、业务办理、项目论证等。2.公司员工因个人工作需要查阅、借阅与其工作相关的档案资料。3.外部单位因工作需要，按照规定程序查阅、借阅公司档案，但必须经过公司相关部门的批准，并办理相应的手续。（二）利用方式1.查阅档案管理人员根据利用者的申请，提供档案原件或复印件供其查阅。查阅档案应在档案阅览室进行，利用者不得擅自将档案带出阅览室。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，利用者应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人审核，报综合管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，到期后应及时归还档案。（三）利用登记档案管理人员应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，记录利用者姓名、部门、利用时间、档案名称、数量、用途、归还时间等信息，以便对档案利用情况进行统计和跟踪管理。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的华润电力档案信息化管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，为公司各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）系统功能模块1.档案录入模块实现各类档案的数字化录入，包括纸质档案的扫描录入、电子文件的上传、声像档案的数字化处理等，并对录入的档案信息进行元数据标注和分类存储。2.档案检索模块提供多种检索方式，如按全宗号、分类号、年度、题名、责任者等进行检索，方便利用者快速准确地查找所需档案信息。3.档案借阅模块实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，对借阅档案的情况进行实时跟踪和统计分析。4.档案权限管理模块设置不同的用户角色和权限，对档案的访问和操作进行严格控制，确保档案信息的安全保密。5.档案统计分析模块对档案的数量、种类、利用情况等进行统计分析，生成各类报表和图表，为公司档案管理决策提供数据支持。6.系统维护模块负责档案信息化管理系统的日常维护和管理，包括数据备份、系统升级、故障排除等，确保系统的稳定运行。（三）数据安全管理1