档案安全管理制度单位

PAGE档案安全管理制度单位[单位名称]档案安全管理制度一、总则（一）目的为加强本单位档案安全管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规以及行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用、销毁等过程中的档案安全管理活动。（三）基本原则1.预防为主原则采取有效的安全防护措施，防止档案安全事故的发生，将安全隐患消除在萌芽状态。2.全程管理原则对档案从形成到销毁的全过程进行安全管理，确保各个环节的安全。3.责任到人原则明确各部门和人员在档案安全管理中的职责，做到责任落实，奖惩分明。二、档案安全管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案安全管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门的档案安全管理工作，定期进行检查和评估。3.负责档案库房的日常管理，确保档案存放环境符合安全要求。4.组织开展档案安全培训和宣传教育活动，提高员工的档案安全意识。5.负责档案安全事故的应急处置工作，及时向上级报告事故情况，并采取措施减少损失。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的安全。2.按照档案管理部门的要求，做好档案的日常安全管理工作，如防火、防盗、防潮、防虫等。3.配合档案管理部门开展档案安全检查和评估工作，及时整改存在的问题。4.对本部门员工进行档案安全宣传教育，提高员工的档案安全意识。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案安全管理制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的整理、编目、上架等工作，确保档案的有序存放。3.做好档案库房的日常巡查工作，及时发现和处理安全隐患。4.协助档案利用部门做好档案的查阅、借阅等服务工作，确保档案的合理利用。5.负责档案信息的安全保密工作，不得泄露档案内容。三、档案收集与整理安全（一）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的具有保存价值的文件材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的文件材料应真实、完整，符合档案形成的规律和特点。3.对收集的电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行有效的备份。（二）整理要求1.档案管理人员应按照档案分类方案和编号规则，对收集的档案进行科学分类、编号和编目。2.整理档案时，应保持文件材料的原貌，不得随意涂改、剪裁、拼接等。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的质量。四、档案保管安全（一）库房建设与管理1.档案库房应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件良好的位置。2.库房应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置、温湿度调节设备等。3.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。4.档案架（柜）应排列整齐，便于档案的存放和查找，不得存放与档案无关的物品。（二）档案存储方式1.纸质档案应采用标准档案盒或档案夹进行装订和存放，不得散放。2.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份。备份介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。3.对重要的档案应采用多种存储方式进行备份，如磁带、光盘、硬盘等。（三）温湿度控制1.档案库房的温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.应安装温湿度监测设备，实时监测库房的温湿度情况，并做好记录。3.根据温湿度变化情况，及时采取相应的调节措施，如通风、除湿、加湿等。（四）防火、防盗、防潮、防虫、防鼠1.档案库房应配备足够数量的消防器材，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.库房应安装防盗报警装置，并与公安机关联网，确保24小时监控。3.采取有效的防潮措施，如地面铺设防潮材料、档案架（柜）底部放置防潮垫等。4.定期对档案进行防虫、防鼠检查，发现问题及时采取措施，如投放防虫、防鼠药物等。五、档案利用安全（一）查阅、借阅规定1.本单位员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经本单位档案管理部门负责人批准后，方可查阅。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出库房。4.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案。（二）利用过程中的安全保护1.档案管理人员应在借阅人员查阅、借阅档案时进行现场监督，确保档案的安全。2.查阅、借阅档案时，应使用符合安全要求的设备，如复印机、扫描仪等，不得在设备上安装未经授权的软件。3.对涉及国家机密、商业秘密等重要档案的利用，应严格按照相关保密规定进行管理，防止信息泄露。六、档案数字化安全（一）数字化流程规范1.档案数字化应按照国家相关标准和规范进行，确保数字化档案质量可靠。2.数字化前应对档案进行整理和编目，建立准确的档案目录数据库。3.数字化过程中应采用安全可靠的技术手段，如加密存储、数据备份等，确保数字化档案的安全。4.数字化完成后，应对数字化档案进行质量检查，确保图像清晰、文字准确、数据完整。（二）数据安全管理1.数字化档案数据应存储在安全可靠的服务器上，并进行备份。备份数据应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。2.对数字化档案数据应进行严格的权限管理，只有经过授权的人员才能访问和操作。3.定期对数字化档案数据进行安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患。七、档案安全检查与评估（一）定期检查1.档案管理部门应定期对档案安全管理情况进行检查，每月至少进行一次全面检查，每季度进行一次专项检查。2.检查内容包括档案库房的安全设施、温湿度控制、档案存储情况、档案利用情况等。3.对检查中发现的问题，应及时记录，并下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）不定期抽查1.档案管理部门应不定期对各部门的档案安全管理情况进行抽查，重点检查档案的收集、整理、保管、利用等环节的安全情况。2.对抽查中发现的问题，应及时提出整改意见，要求相关部门立即整改。（三）安全评估1.档案管理部门应每年组织一次档案安全评估工作，对档案安全管理制度的执行情况、安全设施的运行情况、档案安全事故的发生情况等进行全面评估。2.根据评估结果，总结经验教训，及时调整和完善档案安全管理制度和措施，提高档案安全管理水平。八？档案安全应急处置（一）应急预案制定1.档案管理部门应制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急处置程序、应急保障措施等。2.应急预案应定期进行修订和演练，确保其科学性、实用性和可操作性。（二）应急处置措施1.发生档案安全事故时，应立即启动应急预案，组织人员进行应急处置。2.及时向上级报告事故情况，包括事故发生的时间、地点、原因、损失情况等。3.采取有效的措施，如灭火、抢救档案、保护现场等，减少事故损失。4.对事故原因进行调查和分析，总结经验教训，提出改进措施，防止类似事故再次发生。九、档案安全培训与宣传教育（一）培训计划1.档案管理部门应制定档案安全培训计划，定期组织员工参加档案安全培训。2.培训内容包括档案安全法律法规、档案安全管理制度、档案安全操作技能等。（二）培训方式1.采用集中培训、专题讲座、现场演示等多种方式进行培训，提高培训效果。2.鼓励员工自主学习档案安全知识，参加相关的培训