客户信誉档案管理制度

PAGE客户信誉档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司客户管理，全面、动态地掌握客户信誉状况，有效防范经营风险，保障公司业务的稳健发展，特制定本客户信誉档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司与所有客户发生业务往来的相关活动，包括但不限于销售、采购、服务等环节。（三）基本原则1.真实性原则：信誉档案信息应如实记录，确保数据真实可靠，客观反映客户实际情况。2.全面性原则：涵盖客户基本信息、交易记录、信用评价、奖惩情况等多方面内容，全面展现客户信誉全貌。3.动态性原则：根据客户业务往来情况和信誉变化，及时更新档案信息，保持档案的时效性。4.保密性原则：严格保护客户信誉档案信息安全，未经授权不得泄露。二、客户信誉档案的建立（一）档案信息收集1.基本信息客户名称、法定代表人、地址、联系方式等。营业执照注册号、税务登记号、组织机构代码等相关证照信息。经营范围、经营规模、行业地位等企业概况。2.交易记录与公司发生的各类业务交易明细，包括交易时间、交易金额、交易产品或服务内容、付款方式及时间等。合同执行情况，如是否按时履行合同义务、有无违约行为等。3.信用评价定期收集客户信用评级报告，由专业信用评估机构出具或公司内部根据客户信誉表现进行评估。客户在银行信贷、商业信用等方面的信用记录。4.奖惩情况客户获得的荣誉、奖励等正面信息。客户受到的行政处罚、司法判决、行业通报批评等负面信息。（二）信息来源渠道1.业务部门：业务人员在日常业务往来中收集客户相关信息，并及时反馈至档案管理部门。2.财务部门：提供客户付款记录、财务状况等信息。3.外部机构：如信用评估机构、政府部门、行业协会等。4.客户自身：客户主动提供的相关资料及信息。（三）档案建立流程1.档案管理部门负责接收各渠道收集的客户信息。2.对收集到的信息进行审核、整理，确保信息准确、完整。3.将审核后的信息录入客户信誉档案管理系统，建立电子档案，并同时打印纸质档案进行存档。4.为每个客户档案分配唯一编号，以便于查询和管理。三、客户信誉档案的分类与分级（一）分类1.按客户类型分类企业客户档案：记录各类企业客户的信誉信息。个体客户档案：针对个体经营者客户建立的档案。2.按业务类型分类销售业务客户档案：与销售相关的客户信誉记录。采购业务客户档案：涉及采购环节的客户信誉情况。服务业务客户档案：针对服务类业务客户的信誉档案。（二）分级根据客户信用评价结果，将客户信誉分为以下四级：1.AAA级：信用卓越，具有极高的信誉度和偿债能力，在与公司的交易中极少出现风险。2.AA级：信用优良，信誉状况良好，偿债能力较强，基本能按时履行合同义务。3.A级：信用较好，有一定的信誉基础，但存在一定风险，需关注其信用变化。4.B级及以下：信用一般或较差，存在较大风险，可能出现逾期付款、违约等情况。四、客户信誉档案的维护与更新（一）定期维护1.档案管理部门每月对客户信誉档案进行一次常规检查，确保信息的准确性和完整性。2.每季度对客户信誉状况进行综合评估，根据评估结果调整客户信用等级。（二）实时更新1.业务部门在业务发生过程中，如发现客户信誉状况发生变化，应及时通知档案管理部门。2.档案管理部门收到信息后，应在[X]个工作日内完成档案信息的更新，并重新评估客户信用等级。3.对于客户的重大信誉事件，如重大违约、法律纠纷等，应立即更新档案信息，并采取相应的风险应对措施。（三）信息变更管理1.客户基本信息发生变更时，客户应及时向公司提交变更申请及相关证明材料。2.档案管理部门对变更信息进行审核，审核通过后进行档案信息更新。3.涉及客户信用等级调整的变更信息，应重新进行信用评估。五、客户信誉档案的查询与使用（一）查询权限1.业务部门人员因业务需要，可查询客户信誉档案中与业务相关的部分信息，但不得擅自更改档案内容。2.财务部门人员在进行账款催收、财务分析等工作时，可查询客户付款记录及信用等级等相关信息。3.档案管理部门人员有权查询和管理所有客户信誉档案信息，但需严格遵守保密规定。4.公司高层管理人员根据工作需要，经授权可查询客户信誉档案的详细信息。（二）使用规定1.各部门查询客户信誉档案信息时，应填写查询申请表，注明查询目的、查询内容等。2.查询申请表经部门负责人审批后，提交档案管理部门进行查询。3.查询人员应妥善保管查询到的信息，不得泄露给无关人员。4.因工作需要使用客户信誉档案信息的部门，应在使用后及时归还档案管理部门，并确保信息未被篡改或丢失。六、客户信誉风险预警与应对（一）风险预警指标1.信用等级下降：客户信用等级从较高等级降至较低等级。2.逾期付款：客户出现超过合同约定付款期限未付款的情况。3.重大违约：客户违反合同主要条款，给公司造成较大损失。4.法律纠纷：客户涉及重大法律诉讼或仲裁案件，可能影响其履行合同能力。5.经营状况恶化：客户出现财务困境、市场份额下降、经营业绩下滑等情况。（二）预警机制1.档案管理部门定期对客户信誉档案进行分析，当发现预警指标出现时，及时发出风险预警通知。2.风险预警通知应明确客户名称、预警事项、可能影响及建议采取的措施等内容。3.预警通知发送至相关业务部门、财务部门及公司高层管理人员。（三）应对措施1.业务调整：对于信用风险较高的客户，业务部门可调整业务合作方式，如减少订单量、提高预付款比例等。2.账款催收：财务部门加强对逾期账款的催收力度，制定详细的催收计划，必要时采取法律手段。3.合同审查：在与风险客户签订新合同前，对合同条款进行严格审查，增加风险防范条款。4.密切关注：各相关部门密切关注客户动态，及时掌握客户信誉变化情况，调整应对策略。七、客户信誉档案的保密与安全管理（一）保密措施1.对客户信誉档案信息进行分类管理，明确不同级别信息的保密要求。2.档案管理人员应签订保密协议，承诺对档案信息严格保密。3.限制档案信息的访问权限，只有经过授权的人员才能查询和使用相关信息。4.存储客户信誉档案信息的计算机系统应设置安全防护措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.定期对客户信誉档案进行备份，备份数据存储在安全的位置，防止数据丢失。2.建立档案信息安全审计机制，对档案信息的访问、修改等操作进行记录和审计。3.加强对档案管理场所的安全防范，防止档案资料被盗、被篡改。4.对因工作需要借阅档