建立卫生管理档案制度

PAGE建立卫生管理档案制度一、总则（一）目的为加强公司/组织的卫生管理工作，规范卫生管理档案的建立、使用和保存，确保公司/组织的卫生状况符合相关法律法规和行业标准要求，保障员工的身体健康和工作环境的安全卫生，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门、场所及人员的卫生管理档案工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家和地方有关卫生管理的法律法规、行业标准，确保档案内容合法合规。2.真实准确原则：档案记录应真实反映公司/组织卫生管理工作的实际情况，数据准确可靠。3.全面系统原则：涵盖公司/组织卫生管理的各个方面，形成完整、系统的档案体系。4.便于查询原则：档案的整理和分类应便于快速查询和使用，提高工作效率。二、卫生管理档案的内容（一）环境卫生档案1.公司/组织整体布局图：清晰标注各部门、区域的位置及功能，包括办公区、生产区、生活区、公共区域等。2.环境卫生检查记录：详细记录每日、每周、每月的环境卫生检查情况，包括检查时间、检查人员、检查区域、发现的问题及整改措施和结果。3.清洁消毒记录：记录各类场所、设备、物品的清洁消毒时间、方式、使用的消毒剂名称及浓度等信息。4.垃圾处理记录：包括垃圾产生量、分类情况、清运时间及清运单位等内容。5.病媒生物防治记录：如鼠、蚊、蝇、蟑螂等病媒生物的监测情况、防治措施及效果评估。（二）食品卫生档案1.食品经营许可证及相关资质证明文件：确保公司/组织从事食品经营活动具备合法资质。2.食品采购记录：记录食品的采购日期、供应商名称、食品名称、规格、数量、索证索票情况等。3.食品储存记录：包括食品的储存条件、库存数量、出入库时间等信息，确保食品储存安全。4.食品加工制作记录：详细记录食品加工过程中的原料处理、加工工艺、操作人员、加工时间等内容，保证食品加工符合卫生要求。5.食品留样记录：对每餐次的食品进行留样，记录留样食品名称、留样量、留样时间、留样人员等信息，以备查验。6.食品从业人员健康证明及培训记录：收集员工的健康证明，并记录食品从业人员参加卫生知识培训的时间、内容、考核情况等。（三）饮用水卫生档案1.饮用水水源情况：包括水源类型、水质检测报告等信息，确保饮用水水源安全。2.饮用水处理设施运行记录：记录饮用水处理设备的运行参数、维护保养情况、消毒记录等。3.饮用水水质检测报告：定期对饮用水进行水质检测，保存检测报告，确保饮用水水质符合卫生标准。4.饮水机等供水设备清洁消毒记录：对公司/组织内使用的饮水机等供水设备进行清洁消毒，记录消毒时间、方式、消毒剂名称及浓度等。（四）职业卫生档案1.职业病危害因素检测与评价报告：定期委托有资质的机构对工作场所的职业病危害因素进行检测与评价，保存相关报告。2.职业病防护设施清单及运行记录：记录公司/组织内配备的职业病防护设施的名称、型号、数量、位置及运行维护情况。3.个人防护用品配备与发放记录：详细记录为员工配备的个人防护用品的种类、数量、发放时间、使用期限等信息。4.职业健康监护档案：为员工建立职业健康监护档案，记录员工的基本信息、职业史、职业病危害接触史、职业健康检查结果等内容。5.职业卫生培训记录：对接触职业病危害因素的员工进行职业卫生培训，记录培训时间、内容、参加人员等信息。（五）医疗卫生档案1.医务室或卫生室相关资质证明文件：如医疗机构执业许可证等。2.医疗设备清单及维护记录：记录医务室或卫生室配备的医疗设备的名称型号、数量、购置时间、维护保养情况等。3.药品采购记录：包括药品的采购日期、供应商名称、药品名称、规格、数量、索证索票情况等。4.医疗废物处理记录：详细记录医疗废物的产生量、分类情况、收集时间、交接时间、处理单位等信息，确保医疗废物得到规范处理。5.员工就医记录：记录员工在公司/组织内医务室或卫生室的就诊情况，包括就诊时间、症状、诊断结果、治疗措施等。三、卫生管理档案的建立与归档（一）责任部门与人员1.各部门负责本部门卫生管理档案资料的收集、整理和初步归档工作，并指定专人负责此项工作。2.公司/组织的卫生管理部门负责对各部门提交的档案资料进行审核、汇总和统一归档管理。（二）档案建立流程1.资料收集：各部门按照档案内容要求，及时收集本部门相关的卫生管理资料，确保资料的完整性和真实性。2.资料整理：对收集到的资料进行分类、编号、装订等整理工作，使其便于查阅和保存。3.审核归档：卫生管理部门对各部门提交的整理后的档案资料进行审核，审核无误后进行统一归档，建立电子和纸质档案。（三）档案编号与分类1.档案编号：采用统一的编号规则，按照档案类别、年份、顺序号进行编号，确保档案编号的唯一性和系统性。例如，环境卫生档案编号为HWY20XX00X，其中HWY表示环境卫生档案类别，20XX表示年份，00X表示顺序号。2.档案分类：根据档案内容的性质和用途，分为环境卫生、食品卫生、饮用水卫生、职业卫生、医疗卫生等五大类，每大类下再根据具体内容细分若干小类。（四）档案存储1.纸质档案：设立专门的档案柜，按照档案类别和编号顺序存放，确保档案存放整齐、有序，便于查找。2.电子档案：建立电子档案数据库，对纸质档案进行扫描录入，同时对电子档案进行分类存储，设置相应的权限管理机制，确保电子档案的安全和保密。四、卫生管理档案的使用与查阅（一）使用目的卫生管理档案主要用于公司/组织内部的卫生管理工作决策、监督检查、问题追溯、持续改进等方面，同时也可作为应对外部检查、审核等工作的重要依据。（二）查阅权限1.公司/组织内部人员：因工作需要查阅卫生管理档案的，需填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到卫生管理部门查阅。查阅人员应严格遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、转借、复印档案资料。2.外部单位或人员：因政府监管、合作交流等原因需要查阅公司/组织卫生管理档案的，需提供有效证明文件，并经公司/组织负责人批准后，由卫生管理部门安排专人陪同查阅。查阅过程中，外部人员不得擅自摘抄、复制档案内容，如需复制，需另行办理相关手续。（三）查阅登记无论是内部人员还是外部人员查阅档案，均需进行查阅登记，记录查阅时间、查阅人员姓名、所在部门、查阅内容、查阅目的等信息。五、卫生管理档案的更新与维护（一）定期更新1.各部门应根据卫生管理工作的实际情况，定期对本部门的卫生管理档案进行更新，确保档案内容的时效性和准确性。2.卫生管理部门应每年度对公司/组织整体的卫生管理档案进行全面梳理和更新，对档案中的数据、信息进行核对和补充，保证档案的完整性和系统性。（二）动态维护1.在日常卫生管理工作中，如发现档案内容存在错误、遗漏或需要补充新的信息时，相关部门应及时进行修改和完善，并将更新后的档案资料提交卫生管理部门进行审核和归档。2.对于因法律法规、行业标准变化或公司/组织卫生管理工作调整而需要对档案内容进行修订的，卫生管理部门应及时组织相关部门进行修订，并确保修订后的档案符合新的要求。（三）档案销毁1.对于超过保存期限或已失去保存价值的卫生管理档案，由卫生管理部门提出销毁申请，经公司/组织负责人批准后，按照相关规定进行销毁。2.档案销毁应建立销毁记录，记录销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式、监销人员等信息，确保档案销毁过程可追溯。六、卫生管理档案的保密与安全（一）保密措施1.卫生管理档案涉及公司/组织的商业秘密、员工个人隐私等信息，必须严格保密。2.卫生管理部门应与档案管理人员签订保密协议，明确保密责任和义务，并对档案管理人员进行定期的保密教育和培训。3.档案管理人员应妥善保管档案资料，严格控制档案的查阅范围，对查阅档案的人员进行监督，防止档案信息泄露。（二）安全保障1.加强档案存储场所的安全防范措施，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设备，确保档案的安全保存。2.定期对档案存储设备和设施进行检查和维护，确保其正常运行，防止因设备故障导致档案损坏或丢失。3.建立档案安全应急预案，对可能出现的自然灾害、火灾、盗窃等突发事件制定应对措施，确保在紧急情况下能够迅速保护档案安全。七、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织的卫生管理部门定期对各部门的卫生管理档案建立、使用和维护情况进行监督检查，确保档案工作符合本制度要求。2.监督检查内容包括档案资料的完整性、准确性及时性、档案的存储与保管情况、查阅登记与使用规范等方面。（二）考核机制1.将卫