远安档案管理制度

PAGE远安档案管理制度一、总则（一）目的为加强远安档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于远安公司/组织内各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织的工作活动和历史面貌，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则：全面收集、整理公司/组织在各个阶段形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责公司/组织档案的统筹管理工作。其职责包括：1.制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立档案信息管理系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。5.开展档案的查阅、借阅服务，为公司/组织各部门及员工提供档案利用支持。6.负责档案库房的管理，确保档案存放环境符合要求，保障档案的安全。（二）各部门兼职档案员各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。其职责包括：1.按照档案管理部门的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案，并进行初步整理。2.对本部门档案的完整性、准确性负责，确保档案资料齐全、真实、有效。3.定期将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。4.协助档案管理部门开展档案的查阅、借阅等工作，提供必要的档案利用信息。三、档案的分类与编号（一）档案分类根据远安公司/组织的工作性质和档案内容，将档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司/组织的各类行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理等方面的档案。2.业务管理类：涵盖公司/组织在各项业务活动中形成的文件、合同协议、项目资料、业务报表等档案。3.财务审计类：主要有财务凭证、账簿、报表、审计报告等与财务相关的档案。4.基本建设类：包含公司/组织基本建设项目的立项审批、设计图纸、施工资料、竣工验收等方面的档案。5.设备仪器类：涉及公司/组织各类设备仪器的购置、安装、调试、维护、报废等过程中产生的档案。6.声像电子类：包括照片、录音、录像、电子文档等以声像或电子形式存在的档案。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号采用“大类代码+流水号”的方式，具体编号规则如下：1.行政管理类：代码为“XZ”，流水号从0001开始依次编排。2.业务管理类：代码为“YW”，流水号从0001开始依次编排。3.财务审计类：代码为“CW”，流水号从0001开始依次编排。4.基本建设类：代码为“JS”，流水号从0001开始依次编排。5.设备仪器类：代码为“SB”，流水号从0001开始依次编排。6.声像电子类：代码为“SX”，流水号从0001开始依次编排。例如，行政管理类的第10份档案编号为“XZ0010”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织内部各部门在日常工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.公司/组织与外部单位签订的合同协议、合作文件、往来信函等。3.公司/组织召开的各类会议的文件、记录、纪要等。4.公司/组织开展的各类项目的立项报告、可行性研究报告、实施方案、总结报告等。5.公司/组织员工的人事档案、培训记录、考核材料等。6.公司/组织的财务报表、凭证、账簿、审计报告等。7.公司/组织基本建设项目的相关文件、图纸、资料等。8.公司/组织设备仪器的购置合同、说明书、维修记录等。9.公司/组织的照片、录音、录像、电子文档等声像电子类资料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门产生的档案资料，确保档案的完整性和及时性。2.对于重要文件和资料，应实行“双套制”收集，即同时保存纸质和电子两种版本。3.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整、格式规范，严禁使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写工具。4.对于破损、褪色的档案资料，应及时进行修复或复制，确保档案的质量。（三）整理方法1.分类：按照档案分类标准，将收集到的档案资料进行分类。2.编号：对每一份档案资料进行编号，编号应准确、唯一。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便于查找和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存。5.装盒：将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息。五、档案的保管（一）档案库房管理1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点，并配备必要的消防器材和安全设施。2.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。3.档案库房应安装温湿度调节设备和监控设备，确保库房内温度保持在14℃24℃，相对湿度保持在45%60%。4.档案库房应设置专门的档案架和档案柜，档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。5.档案库房应建立严格的出入库登记制度，非档案管理人员未经允许不得进入库房。（二）档案保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管：凡是在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是在较短时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（三）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门的人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的保管期限、内容价值、现实利用情况等因素，对档案进行全面审查和评估。3.对于失去保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后，予以销毁。销毁档案时，应填写《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，并由监销人员签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部员工因工作需要查阅档案的，可直接向档案管理部门提出申请。2.外部单位因工作需要查阅档案的，须持有单位介绍信，并经公司/组织相关部门负责人批准后，方可查阅。3.涉及公司/组织机密的档案，查阅权限应严格按照公司/组织的保密规定执行，未经批准，任何人不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息，并签字确认。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人负责查阅服务。3.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅过程中应遵守档案管理部门的规定，不得擅自涂改、抽取、损坏档案。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）借阅权限1.公司/组织内部员工因工作需要借阅档案的，可向档案管理部门提出申请，并经所在部门负责人批准后，方可借阅。2.外部单位因工作需要借阅档案的，须持有单位介绍信，并经公司/组织相关部门负责人批准，同时签订《档案借阅协议》后，方可借阅。3.涉及公司/组织机密的档案，借阅权限应严格按照公司/组织的保密规定执行，未经批准，任何人不得借阅。（四）借阅程序1.借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，并签字确认。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，予以批准，并办理借阅手续。3.借阅人应按照约定的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前向档案管理部门提出申请，并经批准后方可延期。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。七、档案的信息化管理（一）档案信息化建设目标建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）档案数字化1.对公司/组织现有的纸质档案进行数字化扫描，将扫描后的电子文件进行整理、存储和备份。2.数字化扫描应保证图像清晰、完整，符合档案管理的要求。扫描分辨率应不低于300dpi，图像格式应为通用的PDF格式。3.对数字化后的档案进行著录标引，建立档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。（三）档案信息管理系统1.选择适合公司/组织档案管理需求的档案信息管理系统，系统应具备档案录入、检索、借阅、