物业台账档案管理制度

PAGE物业台账档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司物业台账档案管理，确保物业相关信息的完整性、准确性和安全性，提高物业管理服务水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司所管理的各类物业项目，包括住宅小区、商业写字楼、工业园区等。（三）管理原则1.真实性原则：台账档案应如实记录物业项目的各项信息，确保数据真实可靠。2.完整性原则：涵盖物业从接管到运营全过程的各类资料，保证档案资料的全面性。3.准确性原则：信息记录应准确无误，避免错误或模糊不清的数据。4.安全性原则：采取有效措施保障台账档案的安全，防止信息泄露、丢失或损坏。5.规范性原则：按照统一的标准和规范进行台账档案的建立、整理、存储和使用。二、台账档案管理职责（一）管理部门及职责1.综合管理部负责制定和完善物业台账档案管理制度，并监督执行。统筹协调各物业项目台账档案管理工作，定期组织检查和评估。负责物业项目重要档案资料的集中存储和保管，建立电子和纸质档案库。指导和培训各物业项目相关人员的台账档案管理工作。2.各物业项目管理处负责本项目物业台账档案的日常收集、整理、归档和保管工作。按照制度要求及时更新和维护台账档案信息，确保数据的时效性。根据工作需要，向综合管理部提交重要档案资料备份，并配合综合管理部的检查和评估工作。负责为业主、租户及相关部门提供档案资料查询服务。（二）人员职责1.档案管理员负责物业台账档案的具体收集、整理、分类、编号、装订、上架等工作。严格执行档案借阅、归还登记制度，确保档案资料的安全流转。定期对档案进行清查盘点，及时发现并报告档案损坏、丢失等异常情况。协助其他部门查阅和利用档案资料，提供必要的支持和服务。2.各部门负责人负责本部门产生的物业相关文件资料的收集、整理，并移交档案管理员归档。指导和监督本部门员工正确使用和保管涉及物业的各类资料，确保资料的完整性。根据工作需要，向档案管理员提出档案查阅需求，并对查阅结果进行审核和利用。三、台账档案分类及内容（一）物业接管验收档案1.物业项目基本资料项目立项批复、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建筑工程施工许可证、商品房预售许可证等相关文件。物业项目规划设计图纸，包括总平面图、建筑平面图、立面图、剖面图、给排水系统图、供电系统图、消防系统图等。物业项目环境设计资料，如绿化规划图、景观设计图等。2.接管验收资料物业接管验收报告及记录，包括房屋建筑、共用设施设备等的验收情况。工程质量保修书，明确建设单位对物业项目的保修责任和期限。房屋及配套设施设备的产权资料，如房屋所有权证、土地使用证等（如有）。（二）业主及住户档案1.业主信息档案业主基本资料，包括姓名、性别、身份证号码、联系电话、家庭住址等。购房合同、租赁合同（如有）及相关协议。业主缴费记录，如物业费、水电费、专项维修资金等的缴纳情况。业主变更信息记录，如业主转让、继承、更名等情况的相关资料。2.住户档案住户入住登记表，记录入住时间、房间号、家庭成员等信息。住户装修申请表及装修协议，包括装修方案、施工单位资质等资料。住户投诉及处理记录，跟踪和反馈住户对物业管理服务的意见和建议。（三）物业维修档案1.维修计划与记录年度、季度及月度物业维修计划，明确维修项目、维修时间、责任人等。日常维修工单，记录维修事项的发生时间、地点、故障描述、维修过程及结果等。维修费用统计报表，详细记录各项维修费用的支出情况。2.设备设施维修档案各类设备设施台账，包括设备名称型号、规格参数、安装位置、启用时间等。设备设施维修保养记录，如定期巡检记录、维修保养报告、更换零部件记录等。设备设施更新改造资料，包括改造方案审批文件、施工记录、验收报告及相关费用结算资料。（四）物业收费档案1.收费标准文件物业服务收费备案表及相关批复文件，明确收费项目、收费标准及计费方式。与业主签订的物业服务合同，约定双方权利义务及收费条款。2.收费记录与报表物业费、水电费、停车费等各项费用的收费台账，记录每户业主的缴费明细。月度、季度及年度收费统计报表，分析收费情况，统计欠费户数及金额。欠费催缴记录，包括催缴时间、方式、结果等信息，跟踪欠费业主的缴费情况。（五）安全管理档案1.安全制度与应急预案物业管理区域安全管理制度，明确安全管理职责、工作流程及考核标准。各类安全应急预案，如火灾应急预案、治安应急预案、防汛应急预案等，包括应急组织机构、应急响应程序、应急处置措施等内容。2.安全检查与隐患排查记录日常安全检查记录，包括检查时间、检查人员、检查部位及发现的问题等。安全隐患排查台账，详细记录隐患排查情况、整改措施、整改责任人及整改期限，跟踪隐患整改落实情况。安全事故记录，包括事故发生时间、地点、经过、原因分析、处理结果等资料，建立事故档案，总结经验教训。（六）环境卫生管理档案1.环境卫生管理制度明确环境卫生管理标准、工作流程及考核办法，确保物业管理区域环境整洁卫生。2.清洁消毒记录公共区域日常清洁记录，包括清扫时间、地点、清洁内容及清洁人员等信息。特殊区域（如电梯轿厢、垃圾中转站等）的消毒记录，记录消毒时间、消毒剂名称、浓度及消毒人员等。卫生检查与考核记录，定期对环境卫生状况进行检查评估，记录检查结果及整改情况。（七）绿化管理档案1.绿化管理制度规定绿化养护标准、工作流程及考核指标，保障物业区域绿化景观效果。2.绿化养护记录植物养护台账，记录各类植物的品种、数量、种植位置、养护措施及生长状况等。施肥、浇水、修剪、病虫害防治等绿化养护作业记录，详细记录作业时间、内容、使用的肥料及药剂等信息。绿化设施维护记录，如灌溉系统、照明设施等的维护情况，确保绿化设施正常运行。四、台账档案的建立与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责收集本部门产生的物业相关文件资料，并定期移交档案管理员。2.档案管理员应主动跟踪物业项目各项工作进展，及时收集各类原始资料，确保档案资料的完整性。3.对于业主、租户提交的各类文件资料，如装修申请、投诉建议等，应及时进行登记和收集。（二）档案整理1.档案管理员按照档案分类标准，对收集到的资料进行分类整理。2.每份档案资料应进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.对文件资料进行装订，去除金属物，确保装订牢固、整齐美观。4.编制档案目录，目录应清晰反映档案的分类、编号、名称、日期等信息，便于快速检索。（三）档案归档1.整理好的档案资料应及时归档到相应的档案柜或电子档案库中。2.纸质档案应按照类别、时间顺序排列存放，便于查阅和盘点。3.电子档案应按照统一的命名规则进行存储，建立清晰的文件夹结构，确保电子档案的有序管理。五、台账档案的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备必要的档案柜、货架等存储设备，确保档案存放安全、整齐。档案库房应保持干燥、通风、温度适宜，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.电子档案建立电子档案服务器，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行数据备份，确保数据的可靠性和安全性。定期对电子档案进行清理和维护，删除过期或无用的数据，保证电子档案存储空间的合理利用。（二）保管期限1.物业接管验收档案：长期保存，直至物业项目终止后[X]年。2.业主及住户档案：自业主入住或租户租赁结束后[X]年。3.物业维修档案：设备设施使用寿命周期内保存，重要设备设施维修档案应长期保存。4.物业收费档案：自收费记录形成后[X]年。5.安全管理档案：长期保存，安全事故档案应永久保存。6.环境卫生管理档案：自记录形成后[X]年。7.绿化管理档案：自记录形成后[X]年。（三）档案保管要求1.档案管理员应定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、内容等是否与档案目录一致，发现问题及时处理。2.对破损、褪色、字迹模糊的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.严格限制无关人员进入档案库房，档案管理人员离开库房时应确保门窗关闭、设备断电。4.定期对档案存储设备进行检查和维护，确保设备正常运行，防止因设备故障导致档案损坏或丢失。六、台账档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.内部查阅本公司员工因工作需要查阅物业台账档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容及查阅时间。申请表经所在部门负责人签字批准后，交档案管理员办理查阅手续。档案管理员应根据申请表提供的查阅范围，在指定地点为查阅人员提供档案资料，并进行现场监督，确保查阅过程规范、有序。2.外部查阅政府部门、司法机关等因工作需要查阅物业台账档案，应出具正式的查阅函，并按照相关法律法规办理查阅手续。查阅函应明确查阅内容、查阅目的及查阅期限等要求。档案管理员应在综合管理部负责人的监督下，按照查阅函的要求提供档案资料，并做好查阅记录。（二）借阅规定1.内部借阅本公司员工因工作需要借阅物业台账档案，需填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限及归还时间。申请表经所在部门负责人及综合管理部负责人签字批准后，方可办理借阅手续。借阅人员应在规定期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。档案管理员应对借阅档案进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息，确保档案借阅的可追溯性。2.外部借阅原则上不对外借阅物业台账档案，特殊情况确需借阅的，需经公司总经理批准，并与借阅方签订保密协议。保密协议应明确借阅方的保密责任、档案使用范围及归还要求等内容。在借阅过程中，档案管理员应严格监督借阅方的档案使用情况，确保档案安全。七、台账档案的销毁（一）销毁条件1.超过保管期限且确无保存价值的档案资料。2.因自然灾害、意外事故等原因导致档案损坏无法修复且无备份的。（二）销毁程序1.档案管理员定期对达到销毁条件的档案进行清理，编制《档案销毁清单》，详细列出档案的名称编号、数量、保管期限等信息。