学校档案收集归档制度

PAGE学校档案收集归档制度一、总则（一）目的为了加强学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为学校各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级、各班级以及全体教职员工和学生在工作、学习和生活中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案实行集中统一管理，由学校档案管理部门负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实准确原则档案内容必须真实、准确地反映学校各项工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整系统原则档案应全面、系统地记录学校的发展历程和各项工作成果，保持档案的完整性和系统性。4.安全保密原则加强档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，确保档案的安全，防止档案的泄露、丢失和损坏。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置学校设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责学校档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理的规章制度和工作流程。2.负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.指导学校各部门、各年级、各班级的档案管理工作，对兼职档案管理人员进行培训和业务指导。4.定期对档案进行清理和鉴定，销毁过期、无用的档案，确保档案的质量和数量合理。5.积极开发档案信息资源，为学校的教学、科研、管理等工作提供档案信息服务。6.做好档案管理设施设备的维护和管理工作，保证档案管理工作的正常开展。三、档案收集（一）收集范围1.党群工作类档案包括学校党组织的各类文件、会议记录、党员名册、入党材料、党组织活动记录等。2.行政管理类档案包括学校行政机构设置、人事任免、工作计划、总结、规章制度、会议纪要、请示报告、统计报表等。3.教学管理类档案包括教学计划、教学大纲、课程表、教案、教材、教学课件、学生成绩册、教学质量评估材料、教学改革方案等。4.学生管理类档案包括学生学籍档案、学生奖惩材料、学生综合素质评价材料、学生社会实践活动记录等。5.科研管理类档案包括科研项目申报书、立项批复、研究报告、科研成果鉴定材料、科研奖励证书等。6.财务管理类档案包括财务预算、决算报表、会计凭证、账簿、财务审计报告等。7.后勤管理类档案包括校园建设规划、房产档案、物资采购合同、设备维修记录、校园安全管理材料等。8.外事工作类档案包括外事活动计划、协议、合同、外宾来访记录、师生出国（境）材料等。（二）收集要求1.各部门、各年级、各班级应指定专人负责档案的收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门、本年级、本班级形成的各类档案，并定期移交学校档案管理部门。2.档案收集应做到及时、完整、准确，不得遗漏重要文件和资料。对收集到的档案应进行初步整理，确保档案的质量。3.对于一些重要的、具有长期保存价值的档案，应一式多份，分别保存于不同的载体上，如纸质档案、电子档案等，以防止档案的损坏和丢失。（三）收集时间1.每年年初，各部门、各年级、各班级应制定本年度的档案收集计划，并按照计划及时收集档案。2.对于一些临时性的工作或活动形成的档案，应在工作结束或活动完成后及时收集归档。3.学校档案管理部门应定期对各部门、各年级、各班级的档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理的效率和质量。（二）整理方法1.分类按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为党群工作类、行政管理类、教学管理类、学生管理类、科研管理类、财务管理类、后勤管理类、外事工作类等八大类。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的检索和管理。3.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案的整齐和牢固。4.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应清晰、准确地反映档案的内容和结构。5.装盒将整理好的档案装入档案盒，在档案盒上标明档案的类别、编号、年度、保管期限等信息。（三）整理要求1.档案整理应做到分类科学、编号规范、装订整齐、编目准确、装盒有序，确保档案的质量和美观。2.档案管理人员应严格按照档案整理的方法和要求进行操作，不得擅自简化或省略整理环节。3.对于一些特殊类型的档案，如照片档案、音像档案、实物档案等，应按照相应的整理方法进行整理，确保档案的完整性和系统性。五、档案保管（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。（二）保管设备1.档案架用于存放纸质档案，档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。2.档案盒用于存放纸质档案，档案盒应符合国家标准，具有一定的强度和密封性。3.温湿度控制设备用于调节档案库房的温度和湿度，确保档案库房的温湿度符合国家标准。4.防火设备如灭火器、消防栓等，用于预防火灾的发生。5.防虫设备如防虫药、防虫网等，用于防止虫害对档案的破坏。6.防盗设备如防盗门、防盗窗、监控设备等，用于防止档案的被盗。7.防光设备如窗帘、遮光布等，用于防止光线对档案的损害。8.防尘设备如吸尘器、空气净化器等，用于防止灰尘对档案的污染。（三）保管期限划分1.永久保管凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种。凡是在一定时期内对学校工作有查考利用价值的档案，应定期保管。（四）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量和质量准确无误。2.对档案库房的温湿度、防火、防虫、防盗等情况进行定期检查和维护，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。4.对电子档案应定期进行备份，存储于不同的载体上，并异地存放，防止电子档案的丢失和损坏。5.严格遵守档案库房的管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。六、档案鉴定（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由学校分管领导担任组长，档案管理部门负责人、各相关部门负责人为成员，负责档案鉴定工作的组织和领导。（二）鉴定标准1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合学校的实际情况，确定档案的保管期限。2.对档案的价值进行综合评估，考虑档案的内容、来源、形式、时间等因素，判断档案是否具有保存价值。3.对于一些重复、无用的档案，应予以剔除销毁。（三）鉴定方法1.直接鉴定法档案管理人员对档案进行逐件审查，根据鉴定标准确定档案的保管期限和价值。2.集体鉴定法对于一些重要的、涉及面广的档案，可以组织相关部门负责人和档案管理人员进行集体鉴定，共同确定档案的保管期限和价值。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对档案进行清理，将拟鉴定的档案清单提交档案鉴定工作领导小组。2.档案鉴定工作领导小组组织相关人员对档案进行鉴定，提出鉴定意见。3.档案管理部门根据鉴定意见，对档案进行分类整理，确定档案的保管期限和处置方式。4.对拟销毁的档案，编制销毁清册，报学校分管领导批准后进行销毁。七、档案统计（一）统计内容1.档案的数量统计包括各类档案的总数、新增档案数、销毁档案数等。2.档案的利用情况统计包括档案的查阅人次、查阅卷次、复印份数等。3.档案管理工作情况统计包括档案管理人员的数量、培训情况、档案库房的面积、设备设施的使用情况等。（二）统计方法1.建立档案统计台账档案管理人员应定期对档案的数量、利用情况、管理工作情况等进行记录，建立档案统计台账。2.定期统计报表档案管理部门应定期向上级主管部门和学校领导报送档案统计报表，并对统计数据进行分析和总结。（三）统计要求1.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。2.档案管理人员应严格按照统计方法和要求进行操作，确保统计工作的规范化和科学化。3.对统计数据应进行妥善保管，以备查阅和审计。八、档案利用（一）利用范围1.学校内部利用学校各部门、各年级、各班级以及全体教职员工和学生因工作、学习和研究需要，可以查阅、借阅学校档案。2.社会利用外单位因工作需要，经学校档案管理部门批准，可以查阅、借阅学校档案。涉及国家机密的档案，应按照国家有关保密规定进行管理，不得对外提供利用。（二）利用方式1.查阅档案利用者可以到档案管理部门查阅档案原件或复印件。2.借阅档案利用者因工作需要，可以借阅档案原件，但应办理借阅手续，并在规定的时间内归还。3.复制档案利用者可以根据需要复制档案，但应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。（三）利用要求1.档案利用者应遵守档案管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等