水务集团档案管理制度

PAGE水务集团档案管理制度一、总则（一）目的为加强水务集团档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在集团生产、经营、管理和发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于水务集团总部及所属各子公司、分公司、项目部等所有部门和员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指水务集团在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则集团档案工作实行集中统一管理，由集团档案管理部门负责统筹规划、组织协调和监督指导全集团的档案管理工作。各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作，并接受集团档案管理部门的业务指导。2.真实准确原则档案应如实反映水务集团各项工作活动的实际情况，确保档案内容真实可靠、数据准确无误。3.完整系统原则档案的收集应全面覆盖集团各项工作活动，保证档案的完整性；同时，应对档案进行科学分类、整理和编目，使其具有系统性，便于查找和利用。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全。严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止失密、泄密事件发生。5.便于利用原则档案管理应充分考虑利用需求，优化档案管理流程，提高档案检索效率，为集团各项工作提供及时、有效的档案信息服务。二、档案管理机构及职责（一）集团档案管理部门1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善集团档案管理制度，并组织实施。2.负责集团档案工作的统筹规划和组织协调，指导、监督和检查各部门的档案管理工作。3.集中统一管理集团重要档案，包括党群工作、行政管理、生产技术、经营管理、基本建设等各类档案。4.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作，建立健全档案管理信息系统，提高档案管理的信息化水平。5.组织开展档案业务培训和学术交流活动，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。6.参与集团重大项目和重要活动的档案管理工作，确保档案的完整与规范。（二）各部门档案管理职责1.各部门应明确一名负责人分管档案工作，并指定专人作为兼职档案员，负责本部门档案的日常管理工作。2.负责收集、整理本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整，并按照集团档案管理部门的要求及时移交。3.对本部门保管的档案进行定期检查和清理，确保档案的安全和完整。发现档案损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。4.积极配合集团档案管理部门开展档案利用工作，为集团各项工作提供档案支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类包括党组织建设、党员管理、宣传工作、纪检监察、工会工作、共青团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类包括集团行政事务管理、人力资源管理、财务管理、审计法务、后勤保障等方面形成的文件材料。3.生产技术类包括水源开发、供水工程建设、水质监测、污水处理、管网维护等方面形成的文件材料，如项目规划、设计图纸、施工记录、运行数据、技术报告等。4.经营管理类包括市场营销、客户服务管理、物资采购、合同管理、企业战略规划等方面形成的文件材料。5.基本建设类包括新建、改建、扩建水务工程项目的可行性研究报告、项目建议书、设计文件、招投标文件、施工过程文件、竣工验收文件等。（二）收集要求1.各部门应建立健全文件材料收集制度，明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.对承办的各类会议、活动、项目等，承办部门应在结束后及时将相关文件材料收集整理，移交本部门档案员。3.集团内部各部门之间形成的文件材料，由主办部门负责收集整理后移交档案管理部门；联合办理的文件材料，由牵头部门负责收集整理，相关部门协助提供。4.集团员工在工作中形成的个人业务档案，如技术成果、获奖证书、培训记录等，应及时交本部门档案员统一管理。（三）整理原则与方法1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法按照档案的类别和年度、保管期限等进行分类整理。具体步骤如下：分类：将收集到的文件材料按照党群工作、行政管理、生产技术、经营管理、基本建设等类别进行划分。组卷：将同一类别的文件材料按照一定的逻辑关系进行组卷，如按照问题、时间、重要程度等进行排列。编号：为每一卷档案编制唯一的案卷编号，以便于管理和查找。编目：填写卷内文件目录，包括文件题名、日期、文号、责任者等信息；编制案卷封面，注明案卷标题、编号、保管期限等内容；编写备考表，记录卷内文件的整理情况和变动情况。四、档案的鉴定与保管期限（一）鉴定工作组织集团成立档案鉴定小组，由档案管理部门牵头，各相关部门负责人和业务骨干参加。鉴定小组负责对集团档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和存毁。（二）鉴定标准根据国家有关档案保管期限的规定和水务集团的实际情况，制定档案鉴定标准。一般情况下，档案保管期限分为永久、长期（30年）和短期（10年）三种。1.永久保管的档案凡是反映集团主要职能活动和历史面貌的，对集团发展有长远利用价值的档案，如集团重大决策文件、重要会议记录、重要合同协议、财务审计报告、基本建设项目的关键文件等，应列为永久保管。2.长期保管的档案在较长时间内对集团工作有查考利用价值的档案，如一般性会议文件、年度工作计划与总结、业务工作中的重要文件等，列为长期保管。3.短期保管的档案在较短时间内对集团工作有参考价值的档案，如一般性的通知、简报、临时性的工作文件等，列为短期保管。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对已满保管期限的档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准确定档案的保管期限和存毁。3.对拟销毁的档案，应编制销毁清册，经集团分管领导批准后，由档案管理部门和相关部门共同派员监销，并在销毁清册上签字确认。五、档案的保管（一）保管场所集团应设立专门的档案库房，配备必要的数据存储设备和办公设备，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好，温度、湿度适宜。档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，配备消防器材和监控设备。（二）保管要求1.按照档案的类别、保管期限和编号顺序，对档案进行上架排列，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，采用安全可靠的数据存储介质，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。3.建立档案保管台账，详细记录档案的收进、移出、保管期限变更、鉴定销毁等情况，做到账物相符。4.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，发现问题及时处理，并做好记录。六、档案编研与统计（一）编研工作1.档案管理部门应根据集团工作需要和档案利用情况，有计划地开展档案编研工作，编写各种档案参考资料，如大事记、组织沿革、专题汇编等，为集团领导决策和各项工作提供参考依据。2.对重要档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，方便档案的检索和利用。同时，加强对电子档案的元数据管理，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。（二）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析。2.档案管理部门应定期向上级主管部门和集团领导报送档案统计报表，及时反映档案管理工作的基本情况和发展趋势。七、档案利用（一）利用范围集团内部员工因工作需要，可以查阅、借阅本部门及相关部门保管的档案。涉及集团重大决策、重要商业秘密等档案的利用，需经集团分管领导批准。外部单位因工作需要查阅集团档案的，应按照国家有关规定办理相关手续，经集团档案管理部门审核，报集团分管领导批准后方可查阅。（二）利用方式1.查阅：员工可到档案库房查阅档案原件，档案管理人员应提供必要的协助和指导。查阅档案时，应在查阅登记薄上详细记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污