工行档案保密制度规定

PAGE工行档案保密制度规定一、总则（一）目的为加强中国工商银行（以下简称“本行”）档案管理，确保档案信息的安全与保密，维护本行的合法权益，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度适用于本行各部门、各分支机构以及全体员工。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保档案管理与保密工作合法合规。2.安全保密原则：采取有效措施，防止档案信息的泄露、篡改、丢失，保障档案信息安全。3.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，实行分级分类管理，明确不同级别档案的保密要求和管理措施。4.便捷高效原则：在确保安全保密的前提下，优化档案管理流程，提高档案利用效率，为业务发展提供支持。二、档案的分类与分级（一）档案分类1.文书档案：包括本行在各项工作中形成的各类文件、报告、请示、批复、通知等。2.业务档案：涵盖各类业务活动中产生的合同、协议、凭证、报表、客户资料等。3.科技档案：涉及本行信息系统建设、软件开发、技术改造等方面的图纸、文档、数据等。4.财务档案：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务相关资料。5.人事档案：记录员工个人基本信息、工作经历、考核评价、薪酬福利等内容。（二）档案分级1.绝密级档案：涉及本行核心商业秘密、重大决策信息、国家机密等，一旦泄露将对本行造成极其严重的损害。2.机密级档案：包含重要业务数据、关键技术资料、内部管理策略等，泄露后可能给本行带来较大损失。3.秘密级档案：一般业务信息、普通客户资料等，虽不构成重大危害，但仍需妥善保管，防止不当扩散。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门、各分支机构应指定专人负责档案的收集工作，确保档案资料及时、完整、准确地收集。2.对于在业务活动中形成的各类文件、资料，经办人员应在规定时间内将其移交至档案管理部门。3.档案管理人员应定期对档案收集情况进行检查和督促，对未按时移交或移交资料不完整的部门进行催办。（二）整理规范1.档案管理人员应对收集到的档案资料进行分类、编号、编目等整理工作。2.文书档案应按照年度、保管期限、机构等进行分类整理；业务档案应根据业务类型和流程进行分类；科技档案应按照项目、阶段等进行整理；财务档案应按照会计年度和档案类别进行整理；人事档案应按照员工类别和档案内容进行整理。3.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，便于档案的查找和管理。编目应准确反映档案的内容和特征，包括题名、日期、责任者、文号、保管期限等。四、档案的保管（一）保管场所1.本行应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度、湿度应符合国家规定标准。3.档案库房内应划分不同的区域，分别存放不同类别、级别的档案，并有明显的标识。（二）保管方式1.档案应采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应分类存放于档案柜中，确保排列有序，便于查找。2.电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的完整性和可用性。电子档案应存储于安全的服务器或存储设备中，并设置严格的访问权限。3.对于重要的档案资料，应采用异地备份的方式，以防止因自然灾害、突发事件等原因导致档案信息丢失。（三）保管期限1.各类档案的保管期限应根据国家法律法规、行业标准以及本行实际情况确定。2.文书档案的保管期限一般分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）；业务档案、科技档案、财务档案、人事档案等应根据其重要性和业务需求确定具体的保管期限。3.档案管理人员应定期对档案进行清查，对超过保管期限的档案进行鉴定和销毁。五、档案的借阅与使用（一）借阅申请1.本行员工因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息。2.《档案借阅申请表》应经部门负责人审批签字后，方可提交至档案管理部门。（二）借阅审批1.档案管理部门应对借阅申请进行审核，根据档案的级别和借阅用途，确定是否批准借阅。2.对于绝密级档案，原则上不予借阅，确因工作需要必须借阅的，应经本行主管领导批准，并严格履行登记手续。3.对于机密级档案，由档案管理部门负责人审批；对于秘密级档案，由档案管理人员进行审批。（三）借阅登记1.档案管理部门应建立《档案借阅登记簿》，对每一次借阅情况进行详细记录，包括借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间、档案名称、数量等信息。2.借阅人应在《档案借阅登记簿》上签字确认，领取档案资料。（四）使用要求1.借阅人应妥善保管所借阅的档案资料，不得擅自转借、复印、涂改、销毁档案内容。2.借阅人如需在档案上进行标记、批注等操作，应事先征得档案管理部门同意，并在归还档案时确保档案原貌。3.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（五）归还与核销1.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，检查档案是否有损坏、涂改等情况。2.经核对无误后，档案管理人员在《档案借阅登记簿》上注明归还时间，并将档案资料入库保管。3.档案管理部门应定期对借阅档案进行清理核销，确保借阅记录与实际情况相符。六、档案的保密措施（一）人员管理1.本行应加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高其保密意识和业务水平。2.档案管理人员应签订保密协议，明确其保密责任和义务。3.对涉及档案管理的工作人员，应定期进行背景审查和岗位轮换，防止因长期接触档案而产生泄密风险。（二）环境安全1.档案库房应安装门禁系统、监控系统等安全设施，限制无关人员进入。2.档案管理人员应定期对安全设施进行检查和维护，确保其正常运行。3.在档案整理、借阅等工作场所，应采取必要的保密措施，防止档案信息在操作过程中泄露。（三）技术防护1.本行应采用先进的信息技术手段，对电子档案进行加密存储和传输，防止数据被窃取或篡改。2.对档案管理系统应设置严格的用户权限管理，不同人员只能访问其工作所需的档案信息。3.定期对档案管理系统进行安全漏洞扫描和修复，及时更新系统软件和安全补丁。（四）保密监督1.本行应建立档案保密监督检查机制，定期对档案管理工作进行检查，及时发现和纠正存在的问题。2.对违反档案保密制度规定的行为，应依法依规进行严肃处理，并追究相关人员的责任。3.鼓励员工对档案保密工作进行监督，对发现的泄密隐患或行为及时报告。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织1.本行应成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括相关业务部门人员、档案管理人员等。2.档案鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.档案鉴定工作应依据国家法律法规、行业标准以及本行档案保管期限规定进行。2.对于仍具有查考利用价值的档案，应继续予以保管；对于已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组应填写《档案销毁鉴定表》，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限、鉴定理由等信息。2.《档案销毁鉴定表》经档案管理部门负责人审核、本行主管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如粉碎、焚烧等，并确保销毁过程可追溯。4.档案管理部门应安排专人负责销毁现场的监督，销毁完成后，监督人员应在《档案销毁记录》上签字确