档案管理制度款式

PAGE档案管理制度款式一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集、整理公司/组织在各个阶段形成的档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和信息。4.保密性原则对涉及公司/组织机密、商业秘密等重要信息的档案，严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率，为公司/组织的各项工作提供有力支持。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理中心，负责统筹管理公司/组织的各类档案。档案管理中心应配备专业的档案管理人员，确保档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管公司/组织各类档案，对档案进行分类、编号、编目等工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。3.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁处理。4.负责档案的安全管理，采取必要的防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理工作效率和服务水平。6.组织开展档案业务培训，提高公司/组织员工的档案意识和档案管理水平。7.积极开发利用档案信息资源，为公司/组织的决策、管理、业务活动等提供档案信息支持和服务。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案类包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、规定等，股东会、董事会、监事会会议记录及决议，公司/组织年度工作计划、总结，各类行政公文、通知、报告等。2.人事档案类员工入职、离职、调动等手续文件，员工基本信息登记表，工资档案，绩效考核档案，培训档案，奖惩档案，劳动合同及协议等。3.财务档案类会计凭证、账簿、报表，财务预算、决算报告，审计报告，税务资料，资金管理档案等。4.业务档案类根据公司/组织的业务特点，分为市场营销业务档案、生产管理业务档案、质量管理业务档案、技术研发业务档案、客户服务业务档案等。具体业务档案分类可参考公司/组织相关业务流程和管理要求进行细化。5.合同档案类各类合同文本，包括采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同、技术合同等，合同审批表、合同变更记录、合同执行情况跟踪记录等。6.项目档案类公司/组织承担的各类项目文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、项目计划、项目进度报告、项目验收报告等，项目过程中形成的各类技术文档、图纸、资料等。7.声像档案类公司/组织活动照片、录像带、录音带、光盘等，反映公司/组织发展历程、重大事件、重要活动等具有保存价值的声像资料。8.电子档案类以电子数据形式存在的各类文件、资料、报表等，包括办公自动化系统生成的文件、电子邮件、数据库文件等。（二）档案编号1.编号原则档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则，便于档案的分类管理和查询检索。2.编号方法采用“年度类别流水号”的编号方式。例如，“2023XZ001”表示2023年度行政档案类的第1份档案。年度：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。类别：用两个大写字母表示档案的类别，如“XZ”表示行政档案类，“RS”表示人事档案类，“CW”表示财务档案类等，具体类别代码按照上述档案分类确定。流水号：用三位数字表示同一类别档案的顺序号，从“001”开始依次编号。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.收集范围各部门应按照本制度规定的档案分类，及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案，确保档案的齐全完整。档案收集范围包括但不限于纸质文件、电子文件、声像资料等。2.收集要求各部门应明确专人负责档案收集工作，定期对本部门的文件资料进行清理和收集，确保档案及时归档。收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、撕毁或丢失。对于破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。电子文件应按照规定的格式和存储要求进行收集，确保电子文件的可读性和可利用性。电子文件的元数据应齐全、准确，与电子文件一并归档保存。声像资料应注明拍摄（录制）时间、地点、人物、内容等信息，并进行整理和编辑，确保声像资料的清晰、完整和可识别。（二）档案整理1.整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法纸质档案整理：按照档案分类方案，对收集到的纸质文件进行分类、排序、编目等工作。编目应包括档号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，确保目录清晰、准确。电子档案整理：对电子文件进行分类存储，建立电子文件目录数据库，按照档案编号规则对电子文件进行命名和编号。电子文件应按照规定的格式进行存储，确保电子文件的长期保存和利用。声像档案整理：对声像资料进行分类整理，编制声像档案目录，注明声像资料的题名、日期、拍摄（录制）者、内容简介等信息。声像资料应进行数字化处理，存储在电子存储设备中，并与纸质目录一并归档保存。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理中心应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等，保证档案保管环境符合要求。3.档案管理中心应设置档案查阅室、整理室等工作场所，为档案的查阅、整理和利用提供便利条件。查阅室应配备必要的办公设备和查阅工具，如电脑桌椅、复印机、扫描仪、档案目录索引等。（二）档案保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，核对档案数量、保管状况等，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制；对丢失的档案，应查明原因并及时采取补救措施。3.根据档案的保管期限，对档案进行定期鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁处理。档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门牵头，相关业务部门参加，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。4.严格遵守档案借阅制度，确保档案的安全。档案管理人员不得擅自将档案带出档案库房，严禁无关人员进入档案库房。5.做好档案库房的安全管理工作，落实安全防范措施，如安装监控设备、防火防盗报警装置等，确保档案库房的安全。六、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的档案。2.因工作需要，外部单位或个人需查阅、借阅公司/组织档案的，应按照规定办理相关手续。3.档案利用应严格遵守国家有关法律法规和公司/组织的保密规定，不得利用档案从事损害公司/组织利益的活动。（二）利用手续1.内部查阅员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、档号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理中心办理查阅手续。档案管理人员根据《档案查阅申请表》，提供相应的档案供员工查阅，并在档案查阅登记薄上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。查阅档案应在档案查阅室内进行，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。2.内部借阅员工因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、档号、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理中心负责人审批。档案管理中心负责人根据档案的保密级别和利用需求，审批《档案借阅申请表》。对于涉及重要机密或敏感信息的档案，应严格控制借阅范围和借阅期限，并报公司/组织相关领导批准。档案管理人员根据审批后的《档案借阅申请表》，办理档案借阅手续，向借阅人提供档案，并在档案借阅登记薄上记录借阅时间、借阅人、档案名称、档号、借阅期限等信息。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。借阅期限届满，应按时归还档案。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.外部查阅、借阅外部单位或个人因工作需要查阅、借阅公司/组织档案的，应提前向公司/组织提出书面申请，注明查阅、借阅档案的名称、档号、查阅目的、查阅时间等信息，并提交相关证明材料。公司/组织相关部门对外部单位或个人的申请进行审核，审核通过后报公司/组织领导审批。档案管理中心根据公司/组织领导的审批意见，办理档案查阅、借阅手续。外部单位或个人查阅档案应在档案管理中心指定的查阅室进行，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。外部单位或个人借阅档案，应按照公司/组织规定缴纳一定的押金，并签订保密协议。借阅期限届满，应按时归还档案，档案管理人员检查档案无损坏、丢失等情况后，退还押金。七、档案的保密与安全（一）保密制度1.档案管理人员应严格遵守国家有关保密法律法规和公司/组织的保密制度，保守档案机密，确保档案信息不泄露。2.对涉及公司/组织机密、商业秘密等重要信息的档案，应进行单独保管，并采取加密存储、限制访问等措施，防止信息泄露。3.档案管理人员不得向无关人员透露档案内容，不得擅自将档案带出工作场所。在档案查阅、借阅过程中，应监督查阅、借阅人员的行为，防止档案信息泄露。4.公司/组织员工应增强保密意识，在工作中妥善保管涉及公司/组织机密的文件资料，不得随意传播和泄露。对于因工作需要接触到机密档案的员工，应签订保密协议，明确保密责任和义务。（二）安全制度1.建立健全档案安全管理制度，加强档案安全管理工作，确保档案的实体安全和信息安全。2.档案库房应配备必要的安全设施，如防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设备，并定期进行检查和维护，确保设备正常运行。3.加强档案管理人员的安全意识教育，提高安全防范能力。档案管理人员应熟悉档案安全操作规程，掌握基本的安全应急处理方法。4.定期对档案进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。如发生档案安全事故，应立即采取应急措施，并及时向上级报告。5.做好档案信息安全管理工作，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止档案信息被篡改、丢失或泄露。加强对电子档案管理系统的安全防护，定期进行系统漏洞扫描和病毒查杀，确保系统安全稳定运行。八、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉国家有关档案工作的法律法规和方针政策。2.档案管理人员应具有较强的责任心和保密意识，工作认真负责，严谨细致，能够保守档案机密。3.档案管理人员应具备良好的沟通协调能力和团队合作精神，能够与公司/组织各部门密切配合，共同做好档案管理工作。（二）档案管理人员具体职责1.负责档案的收集、整理、保管、利用等日常管理工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.按照档案分类编号规则，对档案进行分类、编号、编目等工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。3.定期对档案进行检查和清点，核对档案数量、保管状况等，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制；对丢失的档案，应查明原因并及时采取补救措施。4.根据档案的保管期限，对档案进行定期鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁处理。5.负责档案库房的安全管理工作，落实安全防范措施，确保档案库房的安全。做好档案信息安全管理工作，防止档案信息泄露。6.办理档案查阅、借阅手续，为公司/组织内部员工和外