浙江会计档案管理制度

PAGE浙江会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强浙江地区会计档案管理，规范会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等工作，提高会计档案管理水平，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等法律法规，结合本地区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于浙江省行政区域内的国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织（以下统称单位）的会计档案管理。（三）定义本制度所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理职责1.单位应当加强对会计档案管理工作的领导，建立健全会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。2.单位的档案管理机构负责会计档案工作的指导、监督和检查，会同会计管理机构对已到保管期限的会计档案进行鉴定，编制会计档案销毁清册，组织会计档案销毁工作。3.单位的会计管理机构负责会计档案的整理、立卷、归档、保管等工作，并按照规定向单位档案管理机构移交会计档案。二、会计档案的收集（一）会计凭证1.单位应按照国家统一的会计制度规定，及时收集、整理原始凭证和记账凭证。原始凭证应包括发票、收据、报销单、借款单等，记账凭证应根据审核无误的原始凭证编制。2.会计凭证应按照编号顺序装订成册，加具封面、封底，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫号码、凭证张数等内容，并由装订人员在装订线封签处签名或盖章。3.对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，并在封面上注明记账凭证日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”及原始凭证名称和编号。（二）会计账簿1.单位应根据国家统一的会计制度规定，设置总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。2.会计账簿应按照连续编号的页码顺序登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”“此页空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。3.年度终了，各种账簿在结转下年建立新账后，一般应将旧账集中统一管理。会计账簿暂由本单位财务会计部门保管一年，期满之后，由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。（三）财务会计报告1.单位应按照国家统一的会计制度规定，定期编制财务会计报告，包括月度、季度、半年度和年度财务会计报告。2.财务会计报告应包括会计报表、会计报表附注和财务情况说明书等。会计报表应包括资产负债表、利润表、现金流量表等主表以及相关附表。3.财务会计报告应按照规定的格式和内容编制，由单位负责人和主管会计工作的负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章；设置总会计师的单位，还须由总会计师签名并盖章。4.单位应及时将财务会计报告报送有关部门和单位，并按照规定进行归档保管。（四）其他会计资料1.其他会计资料包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。2.单位应按照规定及时收集、整理其他会计资料，并按照会计档案管理的要求进行归档保管。三、会计档案的整理（一）分类标准1.会计档案应按照形成时间、类别等进行分类。一般可分为会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料四大类，并在每大类下进一步细分小类。2.会计凭证可按照年度、月份进行分类，每本凭证为一个保管单位；会计账簿可按照总账、明细账、日记账等分别分类，每本账簿为一个保管单位；财务会计报告可按照年度、季度、半年度、月度进行分类，每份报告为一个保管单位；其他会计资料可按照资料类型分别分类，每份资料为一个保管单位。（二）编号方法1.会计档案应进行编号，以便于查找和管理。编号可采用全宗号、目录号、案卷号三级编号方法。2.全宗号：由单位档案管理部门统一编制，用于标识单位的档案全宗。3.目录号：根据会计档案的分类情况，为每一类会计档案编制目录号。目录号应按照顺序排列，不得重复。4.案卷号：在每一类会计档案中，为每一个保管单位编制案卷号。案卷号应按照顺序排列，不得重复。（三）装订要求1.会计凭证应按照编号顺序装订成册，不得缺号、漏号。装订时应使用棉线在左上角装订，装订应牢固、整齐，不得有压字、掉页等现象。2.会计账簿应按照页码顺序装订成册，并在账簿的封面注明账簿名称、年度、月份等内容。装订时应使用棉线在账簿的左侧装订，装订应牢固、整齐，不得有压字、掉页等现象。3.财务会计报告应按照规定的格式和内容编制，并在报告的封面注明报告名称、年度、季度、半年度、月度等内容。装订时应使用棉线在报告的左侧装订，装订应牢固、整齐，不得有压字、掉页等现象。4.其他会计资料应按照资料类型分别装订成册，并在资料的封面注明资料名称、年度、月份等内容。装订时应使用棉线在资料的左侧装订，装订应牢固、整齐，不得有压字、掉页等现象。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。2.会计凭证、会计账簿、财务会计报告等主要会计档案的保管期限为30年；银行存款余额调节表、银行对账单等其他会计资料的保管期限为10年。3.会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。（二）保管地点1.单位应设置专门的会计档案保管库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保会计档案的安全保管。2.会计档案保管库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.会计档案保管库房应设置专人负责管理，严格限制无关人员进入库房。管理人员应定期对会计档案进行检查、核对，确保会计档案的安全、完整。（三）保管要求1.会计档案应分类存放，整齐有序，便于查找和利用。2.会计档案应妥善保管，不得随意堆放、折叠、涂抹、损坏。对于破损、褪色的会计档案，应及时进行修复或复制。3.会计档案应定期进行清查盘点，做到账实相符。清查盘点工作应每年进行一次，由单位档案管理机构会同会计管理机构共同组织实施。4.单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案，按照国家档案管理的有关规定处置。五、会计档案的利用（一）查阅权限1.单位内部人员查阅会计档案，应经会计管理机构负责人批准，并在档案管理人员的陪同下进行查阅。查阅人员不得擅自将会计档案带出档案保管库房。2.单位外部人员查阅会计档案，应持有单位介绍信，并经单位负责人批准。查阅人员应在档案管理人员的陪同下进行查阅，并按照规定办理查阅登记手续。查阅人员不得擅自将会计档案带出单位。（二）查阅手续1.查阅会计档案时，查阅人员应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅内容、查阅人员姓名等信息。2.查阅人员应在档案管理人员指定的地点进行查阅，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏。如需复印或复制会计档案，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印或复制手续。3.查阅结束后，查阅人员应将查阅的会计档案归还档案管理人员，并在查阅登记表上签字确认。（三）复制限制1.单位内部人员因工作需要复制会计档案时，应经会计管理机构负责人批准，并按照规定办理复制手续。复制的会计档案应与原件一致，并在复制件上注明“经核对与原件一致”字样，由档案管理人员和复制人员签字确认。2.单位外部人员因工作需要复制会计档案时，应持有单位介绍信，并经单位负责人批准。复制的会计档案应与原件一致，并在复制件上注明“经核对与原件一致”字样，由档案管理人员和复制人员签字确认。复制的会计档案应按照规定进行登记，并加盖单位公章。六、会计档案的鉴定销毁（一）鉴定机构1.单位应成立会计档案鉴定工作小组，由单位档案管理机构、会计管理机构及相关业务部门的人员组成。鉴定工作小组负责对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并提出销毁意见。2.鉴定工作小组应定期对会计档案进行鉴定，确保会计档案的保管期限符合规定要求。（二）鉴定标准1.鉴定工作小组应根据会计档案的保管期限、重要性、完整性等因素，对已到保管期限的会计档案进行鉴定。对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。2.对于保管期满且确无保存价值的会计档案，鉴定工作小组应提出销毁意见，并编制会计档案销毁清册。会计档案销毁清册应包括会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁日期等内容。（三）销毁程序1.单位负责人应在会计档案销毁清册上签署意见。经单位负责人签署意见后，会计档案方可销毁。2.销毁会计档案时，应由单位档案管理机构、会计管理机构共同派员监销。监销人在销毁会计档案