企业档案治理制度范本

PAGE企业档案治理制度范本一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的档案管理工作。（三）定义1.档案：指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括文件、合同、报表、图纸、照片、音像等。2.档案管理：指对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作的总称。（四）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集公司在各项活动中形成的各类档案，确保档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行保密管理。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立综合管理部门作为档案管理部门，负责公司档案管理工作的统筹规划、组织实施和监督检查。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.对档案进行鉴定，定期清理过期档案，提出销毁意见。3.负责档案的保管，确保档案的安全，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。4.建立档案检索系统，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。5.按照规定向有关部门和人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪工作。6.参与公司重大活动和项目的档案收集、整理工作，确保档案的完整准确。7.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，定期向档案管理部门移交。2.协助档案管理部门做好本部门档案的查阅、借阅等利用工作。3.对本部门档案的完整性、准确性负责，发现问题及时向档案管理部门报告。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销过程中形成的各类文件，如营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司内部管理制度、规定、办法等文件。3.公司各类会议文件、记录、纪要等。4.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等。5.公司各类业务报表、统计数据、财务资料等。6.公司工程建设项目的规划、设计、施工、验收等文件。7.公司产品研发、生产、销售等过程中形成的文件。8.公司人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等。9.公司的宣传资料、广告策划、新闻报道等。10.公司的荣誉证书、获奖文件等。11.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案收集齐全，定期移交档案管理部门。2.对于重要文件和紧急文件，应在形成后立即移交档案管理部门。3.档案收集过程中要注意保持文件的原始性和完整性，不得随意涂改、损坏。（三）整理原则1.遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于检索和统计。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人事档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐牢固。5.上架：将整理好的档案上架存放，便于查找和管理。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、防虫药品、灭火器、温湿度计等。2.定期对保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（三）档案存放1.按照档案分类编号顺序，将档案存放于档案柜或档案架上，做到排列有序，便于查找。2.将重要档案和常用档案存放在便于取用的位置。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期检查和更新。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应永久保管。3.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。5.具体档案保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定。（五）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时处理。3.清查结束后，应编制档案清查报告，报公司领导审阅。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和公司档案保管期限规定为依据。2.从公司实际出发，全面分析档案的现实利用价值和历史价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，判断其保存价值。2.综合分析：结合公司发展规划、业务需求等因素，综合分析档案的价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁审批表》。2.《档案销毁审批表》经部门负责人、档案管理部门负责人、公司领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人应在《档案销毁清册》上签字确认。5.《档案销毁审批表》和《档案销毁清册》应永久保存。六、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司员工因个人事务查阅与本人相关的档案。3.外部单位因工作需要查阅公司档案，须经公司领导批准。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。2.借阅：因工作需要长期使用档案的，可办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]个工作日。（三）利用手续1.内部查阅：利用者填写《档案查阅申请表》，经部门负责人签字后，到档案管理部门查阅。2.内部借阅：利用者填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经部门负责人、档案管理部门负责人签字后，办理借阅手续。3.外部查阅：外部单位查阅公司档案，须提交查阅申请函，注明查阅内容、目的等，经公司领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。4.外部借阅：外部单位借阅公司档案，须提交借阅申请函，注明借阅期限、用途等，经公司领导批准后，签订保密协议，办理借阅手续。（四）利用登记1.档案管理部门对档案利用情况进行登记，记录利用者姓名、部门、利用时间、档案名称、查阅或借阅期限等信息。2.利用登记应及时、准确、完整，便于查询和统计。（五）归还与续借1.借阅档案到期后，利用者应按时归还档案，如需续借，应重新办理续借手续。2.档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，追究责任。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将本部门形成的电子文件收集齐全，按照档案整理原则进行分类、编号、编目等整理工作。2.电子文件应采用通用格式存储，确保长期可读性。3.对电子文件的元数据进行收集和整理，元数据应包括文件的题名、日期、作者、格式等信息。（二）电子档案的存储与备份1.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，存储设备应具备冗余备份功能。2.定期对电子档案进行备份，备份介质应异地存放，确保数据安全。3.建立电子档案存储目录，便于查找和管理。（三）电子档案的利用1.电子档案利用方式与纸质档案相同，利用者可通过网络查询、下载等方式获取电子档案。2.档案管理部门应确保电子档案利用系统的安全稳定运行，防止电子档案被非法篡改或泄露。（四）电子档案的维护1.定期对电子档案进行检查，确保电子档案的完整性和可读性。2.对电子档案存储设备进行维护和更新，防止设备故障导致数据丢失。3.根据公司业务发展和档案管理要求，及时调整电子档案管理系统。八、保密管理（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要信息的档案。2.公司与外部单位签订的保密协议中涉及的档案。（二）保密措施1.对保密档案实行专人专柜保管，严格限制查阅和借阅范围。2.查阅和借阅保密档案时，利用者应签订保密承诺书，不得泄露档案内容。3.档案管理人员应对保密档案的利用情况进行跟踪，发现问题及时处理。