医院安全生产档案制度

PAGE医院安全生产档案制度一、总则（一）目的为加强医院安全生产管理，规范安全生产档案工作，有效防范和遏制各类生产安全事故，保障医院医疗工作的顺利开展，维护患者、医护人员及医院的财产安全，依据国家相关法律法规和行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门及下属单位在安全生产活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映医院安全生产工作的实际情况，确保档案信息的可靠性。2.完整性原则：全面收集、整理与安全生产相关的各类文件、记录、资料，保证档案的完整性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范对档案进行分类、编号、装订、存储等管理，确保档案管理工作的规范化。4.保密性原则：对涉及医院机密、患者隐私等敏感信息的安全生产档案，严格遵守保密规定，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）医院安全生产管理委员会1.负责统筹领导医院安全生产档案管理工作，制定档案管理的总体方针和政策。2.定期审议安全生产档案管理工作情况，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）医院办公室1.作为医院档案管理的归口部门，负责指导、监督和检查各科室安全生产档案的收集、整理、归档工作。2.负责建立医院安全生产档案总目录，对档案进行集中统一管理，并提供档案查阅、借阅等服务。3.定期对安全生产档案进行整理、鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。（三）各科室、部门1.负责本科室、部门安全生产档案的收集、整理、保管和移交工作，指定专人负责档案管理工作。2.按照医院档案管理要求，及时将本科室、部门在安全生产活动中形成的各类文件、记录、资料进行分类整理，定期移交医院办公室归档。3.严格遵守档案管理制度，确保本科室、部门档案的安全和完整，积极配合医院办公室开展档案管理工作。三、档案分类与编号（一）档案分类1.安全生产法律法规及标准类：收集国家、地方有关安全生产的法律法规、规章、规范性文件以及行业标准、规范等资料。2.安全生产管理制度类：医院制定的安全生产责任制、安全生产操作规程、安全生产检查制度、安全教育培训制度、事故应急预案等各项管理制度文件。3.安全生产管理文件类：医院安全生产管理委员会会议纪要、安全生产工作部署、通知、通报等文件。4.安全生产检查与隐患排查类：安全生产检查计划、检查表、隐患排查记录、整改通知书、整改报告等资料。5.安全教育培训类：员工安全教育培训计划、培训教材、培训记录、考核试卷等。6.设备设施管理类：医疗设备、消防设施、电气设备等各类设备设施的台账、维护保养记录、检测报告、报废记录等。7.危险化学品管理类：危险化学品采购、储存、使用、运输等环节的相关文件、记录、安全技术说明书等。8.职业健康管理类：职业健康监护档案、职业病危害因素检测报告、防护用品配备与使用记录等。9.事故管理类：生产安全事故报告、调查处理文件、事故现场照片、事故分析报告等。10.其他类：与医院安全生产相关的其他文件、资料，如安全生产宣传活动资料、外来单位安全管理文件等。（二）编号规则1.采用七位数字编号，第一位数字代表档案类别，后六位数字为流水号。2.具体编号对应如下：1安全生产法律法规及标准类2安全生产管理制度类3安全生产管理文件类4安全生产检查与隐患排查类5安全教育培训类6设备设施管理类7危险化学品管理类8职业健康管理类9事故管理类0其他类3.例如，编号为2000001的档案表示安全生产管理制度类中的第一份文件。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各科室、部门应明确档案收集责任人，按照档案管理要求，及时收集本科室、部门在安全生产活动中形成的各类文件、记录、资料。2.收集的档案应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应确保其内容真实、完整，并按照规定格式进行存储，同时保留相关的元数据信息。（二）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.每份档案应编制目录，目录内容包括文件名称、文号、日期、页码等信息。3.对于纸张大小不一致的档案，应进行折叠或裱糊，使其规格统一。4.档案应采用A4纸打印或复印的文件材料作为首页，并在首页左上角加盖档案章，档案章应注明档案名称、年度、保管期限、件号、页号等信息。五、档案归档与保管（一）归档程序1.各科室、部门整理好的档案，应定期移交医院办公室。移交时，填写档案移交清单，双方签字确认。2.医院办公室收到档案后，按照编号规则进行编号，并将档案归入相应的类别中。3.对归档的档案进行核对，确保档案的完整性和准确性。如发现问题，及时与移交科室、部门沟通解决。（二）保管期限1.安全生产法律法规及标准类、安全生产管理制度类、安全生产管理文件类档案应长期保存。2.安全生产检查与隐患排查类、安全教育培训类、设备设施管理类、危险化学品管理类、职业健康管理类档案保管期限为10年。3.事故管理类档案应永久保存。4.其他类档案保管期限根据实际情况确定，一般不少于5年。（三）保管方式1.医院办公室应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案应按照类别和编号顺序排列存放，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查，发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.医院内部人员因工作需要查阅安全生产档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在科室、部门负责人签字同意后，到医院办公室办理查阅手续。2.医院办公室应根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、污损档案。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还医院办公室，并在档案查阅登记表上签字确认。（二）借阅规定1.外单位人员因特殊原因需要借阅医院安全生产档案的，应提前向医院办公室提出申请，说明借阅目的、借阅期限等信息，并提交单位介绍信及本人有效身份证件。2.医院办公室对借阅申请进行审核，报医院安全生产管理委员会批准后，方可办理借阅手续。3.借阅期限一般不超过7个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上批注、涂改、污损，不得擅自复印、拍照档案内容。如发现档案丢失或损坏，应及时报告医院办公室，并承担相应的赔偿责任。5.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，医院办公室对归还的档案进行检查，如无问题，在档案借阅登记表上注明归还情况。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.医院办公室应定期对保管期满的安全生产档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由医院办公室负责人、相关业务科室代表及档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行逐一审查，确定档案的存毁。3.对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，填写档案销毁申请表，报医院安全生产管理委员会批准。（二）销毁程序1.经批准销毁的档案，应编制档案销毁清单，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.档案销毁清单应经档案鉴定小组组长及医院办公室负责人签字确认。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应指定专人负责监督，并在档案销毁登记表上记录销毁情况。4.档案销毁后，档案销毁清单及档案销毁登记表应作为档案管理资料永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立医院安全生产档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、借阅、统计等功能，提高档案管理工作的效率和质量。（二）数据录入与维护1.医院办公室应安排专人负责安全生产档案信息化管理系统的数据录入工作，确保录入数据的准确性和完整性。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护，及时更新档案信息，删除已销毁的档案记录。