居民健康档案保存制度

PAGE居民健康档案保存制度一、总则（一）目的居民健康档案是医疗卫生机构为居民提供医疗卫生服务过程中的规范记录，是居民健康管理的重要载体。本制度旨在确保居民健康档案的妥善保存，保证档案信息的完整性、准确性和安全性，为居民的健康管理、疾病诊疗、公共卫生服务等提供可靠依据，促进医疗卫生服务的连续性和可及性。（二）适用范围本制度适用于本机构内涉及居民健康档案保存、管理、利用等相关工作的所有部门和人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规以及医疗卫生行业标准中关于档案管理的规定，确保居民健康档案保存工作合法合规。2.安全保密原则：采取有效措施保障居民健康档案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丢失，保护居民的隐私和权益。3.科学规范原则：按照科学的方法和规范的流程进行居民健康档案的保存、整理、分类、检索等工作，提高档案管理的效率和质量。4.便捷利用原则：在确保安全保密的前提下，优化档案保存和管理方式，方便医疗卫生人员及相关部门合理利用居民健康档案，为居民健康服务提供支持。二、健康档案的收集与整理（一）收集要求1.医疗卫生机构各科室在为居民提供医疗卫生服务过程中，应按照规定及时、准确、完整地记录居民的健康信息，形成居民健康档案的基础资料。2.档案资料应包括居民的基本信息、健康体检记录、疾病诊疗记录、预防接种记录、妇幼保健记录、老年人健康管理记录、慢性病管理记录、传染病管理记录等各类与居民健康相关的信息。3.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整，使用规范的医学术语和计量单位，确保信息的真实性和可靠性。（二）整理流程1.收集后的居民健康档案资料应及时进行整理，按照档案管理的要求进行分类、排序。2.首先对每份档案进行核对，检查资料是否齐全，信息是否准确无误。对于不完整或不准确的信息，应及时与相关科室或人员核实补充。3.按照居民健康档案的类别，如个人基本信息、健康体检、疾病诊疗等，将档案资料进行分类整理。同一类别的资料应按照时间顺序或重要程度进行排序，便于后续的查阅和管理。4.为每份居民健康档案编制唯一的标识编码，编码应具有科学性、系统性和可扩展性，便于档案的识别、检索和管理。三、健康档案的保存方式（一）纸质档案保存1.设立专门的纸质档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，确保档案存放环境安全。2.档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。不同类别的档案应分开存放，并设置明显的标识。3.按照档案的类别和年度进行分类存放，每个档案柜应建立相应的档案存放索引，注明档案的类别、年度、起止编号等信息，方便快速查找所需档案。4.定期对纸质档案进行检查和清点，发现档案有破损、霉变等情况应及时进行修复或更换，并做好记录。（二）电子档案保存1.建立居民健康档案电子管理系统，确保电子档案的录入、存储、检索、利用等功能的正常运行。电子管理系统应具备数据备份、数据恢复、数据加密等安全功能，保障电子档案信息的安全。2.电子档案应按照规定的格式和标准进行存储，存储介质应选用可靠的存储设备，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行数据备份。备份数据应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。3.对电子档案的访问应进行严格的权限管理，只有经过授权的人员才能访问和操作电子档案。系统应记录所有的访问操作日志，包括访问时间、操作人员、操作内容等信息，以便进行审计和追溯。4.定期对电子档案管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。同时，要对电子档案数据进行定期清理，删除过期或无用的数据，保证系统存储空间的合理利用。四、健康档案的保存期限（一）纸质档案保存期限1.居民健康档案的纸质档案应长期保存。2.对于涉及重大公共卫生事件、突发传染病疫情等特殊情况的居民健康档案，应按照相关规定延长保存期限，以便在需要时进行追溯和查询。（二）电子档案保存期限1.居民健康档案的电子档案保存期限与纸质档案相同，应长期保存。2.电子档案的存储介质应定期进行更新和维护，确保数据的可读性和完整性。在存储介质更新时，应做好数据迁移和备份工作，保证电子档案数据的连续性和安全性。五、健康档案的借阅与利用（一）借阅规定1.本机构内部医疗卫生人员因工作需要借阅居民健康档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅档案的类别和编号等信息，经所在科室负责人审核同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应对借阅申请表进行审核，核实借阅人员的身份和借阅权限，对符合借阅规定的申请予以批准，并登记借阅档案的相关信息，包括借阅时间、借阅人、档案编号等。3.借阅人员应按照规定的时间归还所借阅的档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。档案归还时，档案管理部门应检查档案的完整性和保密性，如发现档案有损坏、丢失或信息泄露等情况，应及时查明原因并追究相关人员的责任。4.严禁将居民健康档案外借给其他机构或个人，确因工作需要提供档案复印件的，应按照规定办理审批手续，并注明复印件的用途和使用期限。（二）利用范围1.居民健康档案主要用于本机构内医疗卫生人员为居民提供连续、综合的医疗卫生服务，包括疾病诊断、治疗方案制定、健康管理、预防保健等工作。2.公共卫生机构可根据工作需要，利用居民健康档案开展公共卫生服务项目的统计分析、质量评估、效果评价等工作，为制定公共卫生政策和措施提供依据。3.其他政府部门或社会组织在履行职责过程中，如需查阅居民健康档案相关信息的，应按照规定办理审批手续，并严格遵守档案管理的保密规定。六、健康档案的安全与保密（一）安全管理1.加强档案库房的安全管理，安装必要的安全监控设备，设置门禁系统，限制无关人员进入档案库房。2.定期对档案库房进行安全检查，检查消防设施、电气设备、防盗门窗等是否完好有效，及时消除安全隐患。3.对档案管理人员进行安全教育培训，提高其安全意识和应急处理能力，确保在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时能够迅速采取有效的应对措施，保护档案的安全。（二）保密措施1.对居民健康档案信息实行严格的保密制度，档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.在档案的收集、整理、存储、借阅、利用等过程中，应采取必要的保密措施，防止居民健康档案信息泄露。如对档案资料进行加密存储、限制访问权限、对涉及居民隐私的信息进行遮盖等。3.严禁在非工作场所谈论居民健康档案信息，不得在互联网等公共网络平台上传播居民健康档案信息。4.对违反保密规定的行为，应依法依规追究相关人员的责任。七、健康档案的质量控制（一）定期检查1.档案管理部门应定期对居民健康档案的保存情况进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、规范性以及存储环境的安全性等。2.每月至少进行一次全面的档案检查，对发现的问题及时进行记录和整改。检查结果应形成书面报告，上报机构负责人。（二）质量评估1.每年组织一次居民健康档案质量评估工作，邀请相关专家和业务骨干组成评估小组，对档案的质量进行综合评估。2.评估内容包括档案的建立率、合格率、使用率等指标，以及档案信息的准确性、完整性、规范性等方面。3.根据评估结果，总结存在的问题，分析原因，制定改进措施，不断提高居民健康档案的质量。八、健康档案的信息化建设（一）系统功能完善1.不断完善居民健康档案电子管理系统的功能，优化系统操作流程，提高系统的易用性和便捷性。2.增加系统的数据分析和挖掘功能，能够对居民健康档案数据进行深度分析，为医疗卫生服务决策提供支持。3.实现居民健康档案与其他医疗卫生信息系统的互联互通，如医院信息系统、基层医疗卫生机构管理信息系统等，促进信息共享和业务协同。（二）数据安全保障1.加强居民健康档案电子管理系统的数据安全保障措施，采用先进的加密算法对数据进行加密处理，防止数据在传输和存储过程中被窃取或篡改。2.建立数据备份与恢复机制，定期对电子档案数据进行备份，并进行异地存储。同时，制定数据恢复应急预案，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复数据。3.加强对