档案室收发文制度

PAGE档案室收发文制度一、总则（一）目的为加强公司档案室收发文管理，确保文件的及时、准确传递与妥善保存，提高工作效率，保障公司各项工作的正常运转，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在收文、发文过程中的管理活动。（三）基本原则1.准确及时原则：确保文件收发的准确性，及时处理各类文件，避免延误。2.规范有序原则：严格按照规定的流程和标准进行操作，保证文件管理的规范性和有序性。3.安全保密原则：加强文件的安全保护，防止文件泄露、丢失或损坏，确保公司机密信息安全。二、收文管理（一）收文渠道1.机要通信：通过机要通信渠道接收的文件，由专人负责签收，并及时送交档案室。2.邮政快递：由收发人员统一签收邮政快递文件，核对邮件信息后，将文件送交档案室。3.电子公文系统：通过公司电子公文系统接收的文件，由系统管理员定期下载，交档案室登记处理。4.其他渠道：对于通过其他渠道接收的文件，如传真、电子邮件等，相关人员应及时打印或保存，并送交档案室。（二）签收登记1.档案室收到文件后，应由专人进行签收。签收人员要仔细核对文件的数量、名称、来源等信息，确保文件完整无误。2.对收到的文件进行详细登记，登记内容包括文件编号、收文日期、发文单位、文件标题、文号、密级、份数、附件等。登记应准确、清晰，便于查询和管理。（三）文件分发1.根据文件的内容和性质，由档案室工作人员进行初步分类，确定文件的分发范围。2.将文件分发给相关部门或人员，并填写文件分发登记表，注明分发时间、部门、人员等信息。3.对于紧急文件，应优先处理，确保在规定时间内送达相关部门或人员手中。（四）文件传阅1.需要传阅的文件，由档案室工作人员按照规定的传阅范围和顺序进行传阅。传阅人员应在文件传阅单上签字，注明传阅日期。2.传阅过程中，传阅人员要及时阅读文件，不得积压或延误。如有意见或建议，应在传阅单上注明，并及时反馈给相关部门或领导。3.传阅完毕后，文件应及时返回档案室，由档案室工作人员进行整理和归档。（五）文件办理1.承办部门或人员收到文件后，应按照文件要求及时办理。办理过程中要严格遵守相关法律法规和公司规定，确保办理结果符合要求。2.对于需要回复的文件，承办部门或人员应在规定时间内将回复文件送交档案室，由档案室统一发文。3.在文件办理过程中，如遇问题或需要协调的事项，承办部门或人员应及时与相关部门或人员沟通，确保文件办理顺利进行。（六）文件催办1.档案室负责对文件的办理情况进行跟踪催办。对于重要文件或紧急文件，应定期向承办部门或人员了解办理进度，及时提醒其按时完成办理任务。2.承办部门或人员应将文件办理情况及时反馈给档案室，如因特殊原因无法按时完成办理任务，应提前向档案室说明情况，并提交延期办理申请。（七）文件归档1.文件办理完毕后，承办部门或人员应将文件及相关材料整理齐全，送交档案室进行归档。2.档案室按照档案管理的要求，对归档文件进行分类、编号、装订、编目等工作，确保档案的完整性和规范性。3.归档文件应妥善保管，便于查阅和利用。同时，要建立档案检索系统，提高档案查询效率。三、发文管理（一）发文拟稿1.各部门需要发文时，应指定专人负责拟稿。拟稿人要认真领会发文意图，确保文件内容准确、清晰、规范。2.拟稿人应按照公司统一的公文格式要求进行撰写，注明文件标题、主送单位、抄送单位、正文、附件、发文日期、拟稿人等信息。3.拟稿完成后，拟稿人应将文件初稿送交本部门负责人审核。审核内容包括文件内容的准确性、完整性、合规性等。（二）审核签发1.部门负责人对拟稿文件进行审核后，签署审核意见，并将文件送交公司领导签发。2.公司领导根据文件内容和工作需要，对文件进行签发。签发后的文件即为定稿，具有正式效力。3.对于重要文件或涉及公司重大事项的文件，应经过公司领导集体研究讨论后再行签发。（三）编号登记1.档案室对签发后的文件进行编号登记，编号应按照公司统一的编号规则进行编制，确保文件编号的唯一性和系统性。2.登记内容包括文件编号、发文日期、发文单位、文件标题、文号、密级、主送单位、抄送单位、份数、附件等。登记完成后，将文件送交文印室排版印刷。（四）排版印刷1.文印室按照档案室提供的文件电子稿进行排版印刷。排版印刷应符合公司公文格式要求，确保文件质量。2.印刷过程中要严格控制文件数量，避免浪费。印刷完成后，文印室应将文件及印刷清单送交档案室核对。（五）用印盖章1.档案室对核对无误的文件进行用印盖章。用印盖章应严格按照规定的程序进行，确保印章使用的合法性和严肃性。2.用印盖章后，档案室应在文件上注明盖章日期，并将文件进行封装。（六）发文分发1.档案室按照文件的分发范围，将封装好的文件分发给相关部门或人员，并填写发文登记表，注明分发时间、部门、人员等信息。2.对于需要邮寄的文件，档案室应及时办理邮寄手续，确保文件安全、准确送达收件人手中。（七）文件存档1.发文完成后，档案室应将文件的定稿、印刷清单、用印记录等相关材料整理归档，以备查阅。2.归档文件应按照档案管理的要求进行分类、编号、装订、编目等工作，确保档案的完整性和规范性。四、文件保密管理（一）保密制度1.公司建立健全文件保密制度，明确文件保密责任，加强对文件保密工作的管理。2.所有涉及公司机密信息的文件，应按照公司保密规定进行标识和管理，严格控制文件的知悉范围。（二）保密措施1.档案室应设置专门的保密区域，配备必要的保密设备，如保险柜、密码锁、监控设备等，确保文件的安全存放。2.文件管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露文件内容。在文件处理过程中，要采取必要的保密措施，如加密存储、限制访问权限等。3.对于涉及公司机密信息的文件，在传递、使用、销毁等环节要严格按照规定的程序进行操作，防止文件泄露。（三）保密教育1.公司定期组织员工进行保密教育，提高员工的保密意识和保密技能。2.在新员工入职培训中，应将文件保密知识作为重要内容进行培训，确保员工了解公司保密制度和文件保密要求。五、文件信息化管理（一）电子文件管理系统1.公司建立电子文件管理系统平台，实现文件的电子化收文、发文、传阅、办理、归档等功能。2.电子文件管理系统应具备文件存储、检索、备份、安全防护等功能，确保电子文件的安全、可靠管理。（二）电子文件处理1.收文时，通过电子公文系统接收的文件，应及时进行电子登记和分类处理，并上传至电子文件管理系统。2.发文时，拟稿人应在电子文件管理系统中进行拟稿、审核、签发等操作，生成电子文件定稿后进行编号登记，并按照规定进行排版印刷和分发。3.在文件传阅、办理过程中，相关人员应通过电子文件管理系统进行操作，实现文件的在线传阅和办理，提高工作效率。（三）电子文件存储与备份1.电子文件应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。2.备份数据应存储在不同的物理位置，以确保数据的安全性和可靠性。同时，要定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的可用性。（四）电子文件安全管理1.加强电子文件管理系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和操作。2.定期对电子文件管理系统进行安全检查和维护，及时更新系统补丁，防范网络安全风险。3.对涉及公司机密信息的电子文件，要采取加密存储、访问控制等安全措施，确保文件信息安全。六、文件借阅与查阅管理（一）借阅申请1.因工作需要借阅文件的人员，应填写文件借阅申请表，注明借阅文件的名称、编号、借阅时间、借阅用途等信息。2.借阅申请表经所在部门负责人审核同意后，交档案室审批。档案室根据文件的密级和保管期限等情况，决定是否批准借阅申请。（二）借阅审批1.对于一般文件的借阅申请，档案室应在收到申请后的[X]个工作日内进行审批。对于重要文件或涉及公司机密信息的文件，审批时间可适当延长，但最长不超过[X]个工作日。2.档案室审批通过后，应在借阅申请表上签署审批意见，并通知借阅人办理借阅手续。3.借阅人应按照审批意见的要求，在规定时间内归还借阅文件。如需延期归还，应提前向档案室提出申请，并说明延期原因。（三）借阅登记1.借阅人办理借阅手续时，档案室工作人员应按照借阅申请表的内容进行详细登记，注明借阅人姓名、部门、借阅文件名称、编号、借阅时间、归还时间等信息。2.借阅登记应建立专门的台账，便于查询和管理。同时，要定期对借阅台账进行核对，确保借阅文件的及时归还。（四）查阅文件1.因工作需要查阅文件的人员，可到档案室查阅相关文件。查阅人员应遵守档案室的管理制度和查阅规定，不得擅自将文件带出档案室。2.档案室工作人员应协助查阅人员查找所需文件，并提供必要的查阅条件。查阅人员查阅文件时，应保持文件的整洁和完好，不得在文件上涂改、标记或损坏。3.查阅完毕后，查阅人员应将文件及时归还档案室工作人员，并在查阅登记表上签字确认。（五）归还与注销1.借阅人应在规定的归还时间内将借阅文件归还档案室。档案室工作人员在收到归还文件后，应认真核对文件的完整性和准确性，如发现文件有损坏或丢失情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。2.借阅文件归还后，档案室工作人员应在借阅登记台账上进行注销登记，注明文件已归还的时间和状态。七、文件销毁管理（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的文件。2.经鉴定确认不再需要保存的文件。3.因工作失误或其他原因形成的重复、多余文件。（二）销毁审批1.文件销毁前，应由档案室提出销毁申请，填写文件销毁申请表，注明销毁文件的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.文件销毁申请表经档案室负责人审核同意后，交公司领导审批。公司领导根据文件的性质和重要程度等情况，决定是否批准销毁申请。（三）销毁方式1.对于一般文件，可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁。销毁过程应在档案室或指定的安全地点进行，确保销毁彻底，防止文件信息泄露。2.对于涉及公司机密信息的文件，应采用专门的保密销毁设备进行销毁，如碎纸机、光盘粉碎机等。销毁过程中要进行全程监控，并做好记录。（四）销毁记录1.