乡镇建立电子档案制度

PAGE乡镇建立电子档案制度一、总则（一）目的为加强乡镇电子档案管理，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，提高乡镇工作效率和服务水平，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本乡镇实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本乡镇各部门、各站所及所属事业单位在工作中形成的电子档案管理活动。（三）基本原则1.统一管理原则乡镇设立专门的电子档案管理机构或指定专人负责电子档案的统一管理，确保电子档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则确保电子档案内容真实、准确反映乡镇工作实际情况，保证电子档案的完整性，不遗漏重要信息。3.安全保密原则采取有效的安全保密措施，防止电子档案信息泄露、篡改、丢失，确保电子档案信息安全。4.便于利用原则优化电子档案管理流程，提高电子档案检索、查询和利用效率，方便乡镇工作人员和社会公众依法依规查阅利用电子档案。（四）定义1.电子档案指乡镇各部门、各站所及所属事业单位在履行职责过程中形成的，具有保存价值的电子文件、数据、图表、图像等不同形式的信息记录。2.元数据描述电子档案内容、背景、结构及其管理过程的数据，用于支持电子档案的长期保存和有效利用。3.电子档案管理系统用于创建、接收、存储、传输、保管、利用和销毁电子档案的信息系统。二、电子档案管理机构及职责（一）管理机构乡镇成立电子档案管理领导小组，由乡镇主要领导担任组长，分管领导担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组下设办公室，挂靠在乡镇党政办公室，负责电子档案管理日常工作的组织协调。（二）职责分工1.领导小组职责贯彻执行国家有关电子档案管理的法律法规和方针政策，审定本乡镇电子档案管理工作规划和规章制度。研究决定电子档案管理工作中的重大事项，协调解决电子档案管理工作中的问题。监督检查电子档案管理工作落实情况，对工作成绩突出的部门和个人进行表彰奖励，对违反电子档案管理规定的行为进行纠正和处理。2.办公室职责负责制定和完善电子档案管理制度、工作流程和技术标准，并组织实施。组织开展电子档案管理业务培训，提高乡镇工作人员电子档案管理意识和技能。指导、监督各部门、各站所及所属事业单位的电子档案收集、整理、归档、保管和利用工作。负责电子档案管理系统的建设、维护和管理，保障系统安全稳定运行。定期对电子档案进行备份，确保电子档案数据安全。负责向县级档案行政管理部门报送电子档案管理工作情况。3.各部门、各站所及所属事业单位职责负责本部门、本站所及所属事业单位电子文件的形成、积累和整理工作，确保电子文件的真实、完整、准确。按照电子档案管理要求，定期将本部门、本站所及所属事业单位的电子文件移交至乡镇电子档案管理机构进行集中归档。配合乡镇电子档案管理机构做好电子档案的整理、鉴定、销毁等工作。负责本部门、本站所及所属事业单位电子档案的查阅、利用工作，并做好登记和统计。三、电子档案的收集与整理（一）收集范围1.反映乡镇行政管理、经济发展、社会事务、文化建设等各项工作活动的电子文件。2.乡镇制定的政策法规、规划计划、统计报表、会议记录、工作简报等电子文件。3.乡镇与上级部门、其他乡镇及社会组织之间往来的电子公文、函件、数据等。4.乡镇在项目建设、招商引资、民生工程等重点工作中形成的电子文件，包括项目申报材料、审批文件、招投标文件、合同协议、验收报告等。5.乡镇工作人员在履行职责过程中形成的具有保存价值的电子文件，如调研报告、工作总结、工作日记等。（二）收集要求1.各部门、各站所及所属事业单位应明确专人负责电子文件的收集工作，确保电子文件及时、完整收集。2.电子文件应采用通用格式进行存储，如PDF、DOC、XLS、PPT、JPEG、PNG等，确保文件在不同设备和软件上能够正常读取和使用。3.电子文件应按照文件形成的时间顺序或逻辑关系进行分类存储，便于查找和管理。4.对于重要的电子文件，应同时收集其相关的元数据，如文件标题、作者、日期、来源、密级等，确保电子文件的真实性和完整性。（三）整理原则1.遵循电子文件的形成规律和特点，保持电子文件之间的有机联系。2.区分电子文件的不同保管期限和密级，便于管理和利用。3.便于电子档案的检索、查询和统计，提高电子档案利用效率。（四）整理方法1.分类按照电子文件的内容、来源、时间等因素进行分类，可分为党群工作、行政事务、经济发展、社会事务、文化建设等大类，每大类下再根据具体情况细分若干小类。2.文件命名电子文件命名应遵循简洁明了、准确规范的原则，一般采用“年度+机构名称+文件主题+文件格式”的方式进行命名，如“2023年党政办公室关于乡镇工作计划的DOC文件”。3.编号为便于电子档案的管理和查询，应对每份电子档案进行编号，编号应具有唯一性。编号可采用“年份+流水号”的方式，如“2023001”表示2023年的第一份电子档案。4.著录对电子档案进行著录，著录内容应包括电子档案编号、题名、日期、来源、保管期限、密级、格式等，形成电子档案目录数据库。四、电子档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门、各站所及所属事业单位应在每年年底前，将本年度形成的电子文件整理归档后移交至乡镇电子档案管理机构。2.对于重大活动、重点项目等形成的电子文件，应在活动结束或项目完成后及时归档。（二）归档程序1.各部门、各站所及所属事业单位将整理好的电子文件按照要求进行分类、编号、著录后，填写电子档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份随电子档案移交至乡镇电子档案管理机构。2.乡镇电子档案管理机构对接收的电子档案进行核对，检查电子档案的完整性、准确性和规范性，核对无误后在移交清单上签字确认。3.乡镇电子档案管理机构将接收的电子档案按照规定的存储方式进行存储，并更新电子档案目录数据库。（三）保管要求1.存储设备应选用质量可靠、性能稳定的存储设备，如磁盘阵列、磁带库、光盘库等，对电子档案进行集中存储。存储设备应定期进行检查和维护，确保存储设备的正常运行。同时，应建立存储设备使用记录，记录存储设备的使用情况、维护情况等。2.存储环境电子档案存储环境应保持清洁、干燥、通风，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在40%60%之间。应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防磁等设施，确保电子档案存储安全。3.备份策略应制定完善的电子档案备份策略，定期对电子档案进行备份。备份方式可采用全量备份、增量备份等方式，备份数据应存储在与原存储设备不同的物理位置。备份数据应定期进行检查和恢复测试，确保备份数据的可用性。4.安全防护应建立健全电子档案安全防护体系，采取身份认证、访问控制、数据加密、防火墙等技术手段，防止电子档案信息泄露、篡改、丢失。应定期对电子档案管理系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。同时，应加强对电子档案管理人员的安全保密教育，提高安全保密意识。五、电子档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则电子档案的利用应严格遵守国家法律法规和乡镇相关规定，确保电子档案利用合法合规。2.权限管理原则根据电子档案的密级和利用需求，设定不同的利用权限，对电子档案的查阅、借阅、复制等操作进行严格管理。3.登记备案原则对电子档案的利用情况进行详细登记备案，记录利用时间、利用人、利用内容、利用目的等信息，确保电子档案利用可追溯。（二）利用方式1.查阅乡镇工作人员因工作需要查阅电子档案的，应填写电子档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到乡镇电子档案管理机构查阅。查阅时，应在电子档案管理机构指定的场所进行，不得擅自将电子档案带出。2.借阅因特殊原因需要借阅电子档案的，应填写电子档案借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和乡镇电子档案管理机构负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人应按时归还电子档案，不得转借他人。3.复制根据利用需求，经审批后可对电子档案进行复制。复制电子档案应使用电子档案管理机构提供的设备和软件，确保复制内容与原件一致。复制的电子档案应注明复制时间、复制人等信息，并按照规定进行保管。（三）利用登记乡镇电子档案管理机构应建立电子档案利用登记台账，对每一次电子档案的利用情况进行详细记录。利用登记台账应包括利用时间、利用人、利用内容、利用目的、审批人、归还时间等信息。利用登记台账应定期进行整理和归档，保存期限与电子档案相同。六、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则对电子档案进行全面审查，综合考虑电子档案的内容、来源、形成时间、保管期限等因素，确保鉴定结果准确可靠。2.价值评估原则根据电子档案的历史价值、现实价值和潜在价值，对电子档案进行价值评估，确定其是否具有保存意义。3.审慎决定原则在鉴定过程中，应充分征求相关部门和人员的意见，审慎决定电子档案的存毁，确保电子档案鉴定工作的公正性和严肃性。（二）鉴定组织乡镇成立电子档案鉴定小组，由乡镇电子档案管理机构负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。鉴定小组负责对电子档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.审查电子档案的真实性、完整性和准确性，确保电子档案内容真实反映乡镇工作实际情况。2.评估电子档案的价值，根据电子档案的历史价值、现实价值和潜在价值，确定其保管期限。3.检查电子档案的存储状态，确保电子档案存储设备正常运行，数据可读可用。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的电子档案，编制电子档案销毁清单，一式两份，一份由乡镇电子档案管理机构留存，一份报乡镇分管领导审批。2.乡镇分管领导审批同意后，由乡镇电子档案管理机构组织实施电子档案销毁工作。销毁电子档案时，应采用物理或化学方法进行彻底销毁，确保电子档案信息无法恢复。3.电子档案销毁工作完成后，销毁人员应在电子档案销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。七、监督与检查（一）监督检查主体乡镇电子档案管理领导小组负责对本乡镇电子档案管理工作进行监督检查。乡镇电子档案管理机构负责具体组织实施监督检查工作。（二）监督检查内容1.电子档案管理制度的执行情况，包括电子档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等环节。2.电子档案管理机构及人员的职责履行情况，是否按照规定做好电子档案管理工作。3.电子档案管理系统的运行情况，是否安全稳定，是否满足电子档案管理工作需要。4.电子档案的质量情况，是否真实、完整、准确，是否符合相关标准和规范。（三）监督检查方式1.定期检查乡镇电子档案管理机构每年定期对各部门、各站所及所属事业单位的电子档案管理工作进行检查，检查内容包括电子档案管理制度执行情况、电子档案整理归档情况、电子档案存储保管情况等。2.不定期抽查乡镇电子档案管理机构不定期对各部门、各站所及所属事业单位的电子档案管理工作进行抽查，重点检查电子档案管理中的薄弱环节和存在的问题。3.专项检查针对电子档案管理中的重