科大讯飞档案部门制度

PAGE科大讯飞档案部门制度一、总则（一）目的为加强科大讯飞档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于科大讯飞公司总部及各分支机构、子公司的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由档案部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司各项工作的历史面貌，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集公司在各项活动中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）档案部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的安全与完整。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.积极开展档案的开发利用工作，为公司各项工作提供档案信息支持。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理工作的日常事务，并接受公司档案部门的业务指导和监督。3.在各项工作活动中，及时形成、积累和整理应归档的文件材料，按照规定的时间和要求移交档案部门。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种载体的材料。2.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等文件。3.公司员工的个人档案（包括人事档案、培训档案、考核档案等）。4.公司获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。5.其他需要归档保存的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的档案应保持文件材料的原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要文件和资料，应同时收集电子版本和纸质版本，并确保两者内容一致。（三）归档时间1.文书档案应在次年上半年归档完毕。2.科技档案应在项目结束后三个月内归档。3.会计档案应按照国家有关会计档案管理的规定进行归档。4.其他专门档案应根据其形成特点和实际情况确定归档时间。（四）归档程序1.各部门档案管理人员对收集到的档案进行初步整理，按照档案分类方案进行分类、编号、编目等工作。2.填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交档案部门。3.档案部门对移交的档案进行审核，对不符合要求的档案，退回原部门重新整理。4.审核无误后，档案部门接收档案，并办理交接手续。四、档案的整理与分类（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）分类方法1.文书档案采用年度保管期限机构（问题）分类法。年度：按照文件形成的年度进行分类。保管期限：分为永久保管、长期保管（15年）、短期保管（5年）。机构（问题）：按照公司内部机构或问题进行分类。2.科技档案采用项目专业分类法。项目：按照公司的科研项目、工程项目等进行分类。专业：在每个项目下，按照专业领域进行细分，如科研项目可分为研究报告、实验数据、技术文档等。3.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类。4.声像档案按照载体形式（照片、录音带、录像带等）和内容进行分类。5.实物档案按照类别（荣誉证书、奖牌、奖杯等）进行分类。（三）编号规则1.文书档案编号格式为：年度+保管期限代码+流水号。年度：四位数字表示，如“2023”。保管期限代码：永久为“Y”，长期为“C”，短期为“D”。流水号：按照档案整理顺序依次编号。2.科技档案编号格式为：项目编号+专业代码+流水号。:项目编号：按照公司项目管理规定进行编号。专业代码：根据专业领域设定相应代码。流水号：按照该专业领域内档案整理顺序依次编号。3.会计档案编号格式为：类别代码+年度+流水号。类别代码：会计凭证为“PZ”，会计账簿为“ZB”，财务报告为“BG”等。年度：四位数字表示。流水号：按照该类别档案整理顺序依次编号。4.声像档案编号格式为：年度+载体代码+流水号。年度：四位数字表示。载体代码：照片为“ZP”，录音带为“LY”，录像带为“LX”等。流水号：按照该载体形式档案整理顺序依次编号。5.实物档案编号格式为：类别代码+年度+流水号。类别代码：荣誉证书为“RZ”，奖牌为“JP”，奖杯为“JB”等。年度：四位数字表示。流水号：按照该类别实物档案整理顺序依次编号。（四）编目要求1.编制档案目录，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、文号、题名、日期、责任者、页数、备注等项目。2.目录应打印或书写清晰、工整，一式两份，一份随档案装订成册，一份单独保存。3.电子档案应建立相应的电子目录，便于计算机检索。五、档案的保管（一）库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等条件良好的地点。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、防盗门窗等。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序进行。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.上架档案应保持包装完好，标识清晰，不得随意堆放或倒置。3.对于珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（三）库房管理1.建立库房管理制度，明确库房管理人员的职责和工作流程。2.库房管理人员应定期对库房进行检查，做好温湿度记录、设备运行记录等，发现问题及时处理。3.严格控制库房人员进出，非库房管理人员未经批准不得进入库房。4.做好库房的清洁卫生工作，保持库房整洁。（四）档案保管期限1.档案保管期限根据国家有关规定和公司实际情况确定，分为永久保管、长期保管（15年）、短期保管（5年）。2.对于重要的、具有历史价值和长期利用价值的档案，应永久保管。3.对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，可根据其重要程度确定保管期限为长期或短期。（五）档案鉴定与销毁1.档案部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否已失去保存价值。2.成立档案鉴定小组，由档案部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作。3.鉴定小组根据档案鉴定标准，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。4.对已失去保存价值的档案，填写档案销毁清单，经公司领导批准后，按照规定程序进行销毁。5.档案销毁应指定专人负责，在销毁现场进行监销，并在销毁清单上签字确认。6.销毁后的档案清单应永久保存。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则严格按照国家有关法律法规和公司档案管理制度的规定，提供档案利用服务。2.服务为本原则以满足公司各项工作需求为出发点，积极主动地为利用者提供优质、高效的档案利用服务。3.保密安全原则在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司员工因个人权益维护、职称评定、学历认证等需要查阅本人档案。3.外单位因工作需要查阅公司档案，须经公司相关领导批准，并办理查阅手续。（三）利用方式1.查阅利用者可到档案部门查阅档案原件，档案部门应提供必要的查阅场所和设备，并安排专人协助查阅。2.借阅对于确需借出档案的，利用者应填写档案借阅申请表，经部门负责人和档案部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，经档案部门负责人批准后，由档案部门工作人员进行复制。复制件应加盖档案部门印章，并注明与原件核对无误。（四）利用手续1.利用者应填写档案利用申请表，注明利用目的、利用范围、利用方式等内容。2.部门负责人对利用申请表进行审核，签署意见。3.档案部门负责人根据利用申请表和部门负责人意见，进行审批。4.利用者凭批准后的申请表到档案部门办理查阅、借阅或复制手续。5.查阅档案时，利用者应在档案查阅登记簿上登记，注明查阅日期、档案名称、查阅人等信息。6.借阅档案时，利用者应出具借条，注明借阅档案名称、数量、借阅期限等内容，并签字确认。7.复制档案时，利用者应按照规定支付复制费用。（五）利用监督1.档案部门应对档案利用情况进行跟踪检查，确保利用者按时归还档案，遵守保密规定。2.如发现利用者在档案利用过程中存在违规行为，档案部门应及时制止，并报告公司相关领导。3.对于违反档案管理制度，造成档案损坏、丢失或泄露的利用者，应依法依规追究其责任。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与归档1.公司各部门在工作中形成的具有保存价值的电子文件，应按照规定进行收集和整理，并及时移交档案部门归档。2.电子文件的收集范围与纸质档案一致，应确保电子文件的完整性和真实性。收集的电子文件应采用通用格式存储，如PDF、DOC、XLS等。3.电子文件的归档应与纸质档案同步进行，归档时应按照档案分类方案进行分类、编号、编目等工作，并建立相应的电子目录。4.电子文件应存储在安全可靠的存储介质上，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行备份，防止数据丢失。（二）电子档案的整理与分类1.电子档案的整理与分类应与纸质档案保持一致，遵循相同的分类原则和方法。2.电子档案应按照分类编号顺序进行存储，建立清晰的文件夹结构，便于查找和管理。3.电子档案的文件名应规范统一，按照档案编号和题名进行命名，确保文件名的唯一性和可读性。（三）电子档案的保管1.电子档案应存储在专门的电子档案库房或服务器上，配备必要的安全防护设备，如防火墙、杀毒软件等，防止电子档案被非法入侵和病毒感染。2.定期对电子档案进行检查和维护，确保存储介质的正常运行和数据的完整性。3.电子档案的保管期限与纸质档案相同，应按照规定进行鉴定和销毁。