企业年金档案管理制度

PAGE企业年金档案管理制度一、总则（一）目的为加强企业年金档案管理，确保企业年金业务活动中形成的各类档案真实、完整、有效和安全，充分发挥档案在企业年金管理中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司企业年金业务活动中形成的各类档案管理，包括但不限于企业年金方案制定、缴费管理、账户管理、待遇支付、投资运营等环节产生的文件、记录、报表、合同等资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则企业年金档案由专门的档案管理部门或指定专人负责集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容应真实反映企业年金业务活动的实际情况，数据准确、逻辑清晰，严禁伪造、篡改档案信息。3.安全保密原则加强档案的安全保护措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏。对涉及企业商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理。4.便于利用原则档案管理应便于查询、检索和利用，提高档案服务企业年金管理决策和业务操作的效率。（四）管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善企业年金档案管理制度，并组织实施。集中统一管理企业年金档案，建立档案管理台账，对档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节进行全程监控。定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。负责档案信息化建设，实现档案信息的数字化存储和管理，提高档案管理的信息化水平。对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理队伍的业务素质。2.业务部门职责负责本部门在企业年金业务活动中形成档案的收集、整理和初步审核，并及时移交档案管理部门。配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的业务支持和信息反馈。按照档案管理要求，规范业务操作流程，确保档案形成的质量和规范性。3.档案管理人员职责严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。负责档案的日常收集、整理、归档、保管和利用工作，确保档案的安全和完整。对档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立档案检索体系，方便档案查询和利用。定期对档案进行检查、清点，发现问题及时报告并采取相应措施。保守档案机密，不得擅自提供、抄录、公布档案信息。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.企业年金方案及相关批复文件。2.企业年金缴费记录，包括企业缴费、个人缴费明细等。3.企业年金账户管理资料，如开户、变更、销户记录，账户余额明细等。4.待遇支付相关资料，如待遇计算表、支付凭证、受益人信息等。5.投资运营档案，包括投资策略、投资组合、交易记录、收益分配等。6.合同协议类档案，如企业年金基金管理合同、受托管理合同、账户管理合同、托管合同、投资管理合同等。7.审计报告、财务报表、统计报表等相关资料。8.与企业年金业务相关的会议纪要、工作请示与批复、重要文件等。9.其他与企业年金业务有关的文件、记录、资料。（二）收集要求1.业务部门应在业务活动结束后及时收集相关档案资料，并按照档案管理要求进行分类整理。2.收集的档案资料应齐全、完整，内容真实、准确，签字盖章手续完备。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类按照企业年金业务流程和档案内容，将档案分为企业年金方案类、缴费管理类、账户管理类、待遇支付类、投资运营类、合同协议类、其他类等类别。2.编号为每一份档案编制唯一的档案编号，编号应体现档案类别、年份、顺序号等信息，便于识别和管理。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，以便快速查找和了解档案基本信息。4.装订对纸质档案进行分类装订，保持档案的整齐和牢固。装订时应注意保护档案内容，避免损坏或丢失。三、档案的归档与保管（一）归档流程1.业务部门整理好的档案资料，经本部门负责人审核签字后，定期移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，确认无误后办理归档手续，并在档案管理台账上登记。3.对不符合归档要求的档案，档案管理部门应及时退回业务部门进行补充或修正，直至符合要求为止。（二）保管期限1.企业年金方案及相关批复文件、合同协议类档案等重要档案，保管期限为永久。2.缴费管理类、账户管理类、待遇支付类、投资运营类等业务档案，保管期限为[X]年。3.其他类档案，根据实际情况确定保管期限，但一般不少于[X]年。（三）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。按照档案类别和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。定期对纸质档案进行检查、清点，发现问题及时处理。2.电子档案保管建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。定期对电子档案进行维护和检查，保证电子档案的可读性和完整性。（四）档案保密1.对涉及企业商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理，限制查阅和使用范围。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案信息。3.查阅、借阅档案时，应履行审批手续，确保档案信息的安全。四、档案的利用（一）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅企业年金档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员因工作需要查阅企业年金档案的，应持有单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经公司相关部门负责人审核，报公司分管领导批准后，方可查阅。3.档案一般不外借，确因工作需要借阅的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容、时间、归还日期等信息，经所在部门负责人审批，报公司分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.查阅、借阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅、借阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案内容，不得在档案上圈划、批注、污损。（二）复制与摘录1.查阅人员如需复制档案内容，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理复制手续。2.档案管理人员应按照审批要求进行复制，并对复制件进行核对、登记，加盖档案管理部门印章后提供给查阅人员。3.如需摘录档案内容，查阅人员应填写《档案摘录申请表》，注明摘录内容、用途等信息，经所在部门负责人审批后，由档案管理人员按照要求进行摘录，并对摘录件进行核对、登记，加盖档案管理部门印章后提供给查阅人员。（三）档案利用登记档案管理部门应建立档案利用登记台账，对档案的查阅、借阅、复制、摘录等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用内容、审批情况等信息，以便对档案利用情况进行跟踪和统计分析。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、财务人员、法律专业人员等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（三）鉴定方法1.对保管期满的档案，鉴定小组应逐卷、逐件进行审查，根据档案的重要性、保存价值等因素，确定档案的存毁。2.对仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限；对已无保存价值的档案，应提出销毁意见。3.鉴定过程中，应充分听取业务部门和相关人员的意见，确保鉴定结果的科学性和合理性。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，编制《档案销毁清册》，详细列出拟销毁档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经公司分管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程中，应安排专人监销，监销人员应在销毁完毕后在《档案销毁清