完善房屋排查档案制度

PAGE完善房屋排查档案制度一、总则（一）目的为加强房屋安全管理，规范房屋排查档案工作，保障人民群众生命财产安全，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所负责区域内各类房屋的排查档案管理工作，包括住宅、商业用房、工业厂房等。（三）基本原则1.真实性原则：房屋排查档案应如实记录房屋的实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖房屋从基本信息到排查过程及结果的各个方面，保证档案资料完整无缺。3.准确性原则：排查数据、结论等应准确无误，为房屋安全管理提供准确依据。4.及时性原则：及时整理、归档房屋排查信息，确保档案资料与排查工作同步更新。二、房屋排查档案的内容（一）房屋基本信息档案1.房屋产权信息产权人姓名、联系方式、身份证号码等。房屋产权证书编号、发证机关等。2.房屋坐落信息详细地址，包括所在街道、门牌号、小区名称、楼号、单元号、房号等。房屋地理位置示意图，标注房屋在区域内的位置。3.房屋基本状况房屋类型，如住宅（普通住宅、别墅等）、商业用房（写字楼、商铺等）、工业厂房等。建筑结构，如砖混结构、框架结构、钢结构等。层数、建筑面积、建成年代等。（二）房屋排查记录档案1.排查计划排查时间安排，明确各阶段排查工作的起止时间。排查人员分工，包括负责人、排查人员名单及职责。2.排查过程记录每次排查的日期、天气情况。排查人员对房屋外观、结构、设施设备等方面的检查记录，可采用文字描述与现场照片、视频相结合的方式。例如，记录房屋外立面是否有裂缝、脱落现象，内部墙体有无倾斜、变形，水电设施是否正常等。对房屋存在的安全隐患进行详细记录，注明隐患部位、程度、可能产生的影响等。3.排查结果房屋安全等级评定，分为A级（结构安全，无危险点）、B级（结构基本安全，有轻微损坏，不影响正常使用）、C级（部分承重结构承载力不能满足正常使用要求，局部出现险情，构成局部危房）、D级（承重结构承载力已不能满足正常使用要求，房屋整体出现险情，构成整幢危房）。针对排查出的安全隐患提出整改建议，明确整改措施、整改期限等。（三）房屋整改档案1.整改实施情况如果房屋被评定为存在安全隐患并需要整改，记录整改工作的开展情况，包括整改责任人、整改施工单位、整改开始时间和预计完成时间等。整改过程中的关键节点记录，如基础加固施工进度、主体结构修复情况等，并附上相应的照片或视频资料。2.整改验收情况整改完成后，记录验收时间、验收人员名单。验收报告内容，包括对整改项目的检查情况、是否达到整改要求、房屋安全状况复查结果等。验收合格的，出具验收合格证明；验收不合格的，明确整改不到位的问题，要求继续整改直至合格。（四）房屋排查档案的动态更新记录1.定期复查记录按照规定的时间间隔对已排查的房屋进行复查，记录复查时间、复查人员、复查情况。对比上次排查结果，记录房屋安全状况的变化情况，如有新的安全隐患出现，详细记录隐患情况及处理措施。2.房屋信息变更记录当房屋产权发生变更、房屋结构改造、用途改变等情况时，及时记录变更的原因、时间、变更内容等信息，并更新房屋基本信息档案。同时，根据变更情况重新评估房屋安全状况，调整排查记录和整改建议等相关档案内容。三、房屋排查档案的管理流程（一）档案收集1.排查人员在每次房屋排查工作结束后，应及时将各自负责区域内房屋的排查记录、照片、视频等资料整理好，提交给档案管理人员。2.对于房屋整改过程中的相关资料，如整改方案、施工记录、验收报告等，由整改责任人或施工单位及时收集并移交档案管理人员。（二）档案整理1.档案管理人员按照房屋基本信息、排查记录、整改档案、动态更新记录等类别对收集到的资料进行分类。2.对每一类资料进行编号，确保编号的唯一性和系统性，便于查找和管理。例如，房屋基本信息档案编号可采用“房基区域代码流水号”的形式，排查记录档案编号可采用“排查年份月份流水号”等。3.对每份资料进行核对，确保资料内容完整、准确，签字、盖章等手续齐全。对于不符合要求的资料，及时返回相关人员进行补充或修正。（三）档案存储1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。纸质档案应按照类别和编号顺序装订成册，存放在专门的档案柜中，并做好防潮、防火、防虫等措施。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，按照档案类别和编号建立文件夹结构，确保电子档案的命名规范、易于查找。同时，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。（四）档案查阅1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅房屋排查档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理人员处查阅。2.档案管理人员应在查阅现场监督查阅过程，确保档案资料不被损坏、涂改、丢失等。查阅人员如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅房屋排查档案的，必须持有合法有效的证明文件，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理人员陪同查阅，并严格按照查阅规定进行操作。（五）档案借阅1.因工作需要借阅房屋排查档案的，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅用途、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.档案管理人员应对借阅档案进行登记，注明借阅人姓名、部门、借阅时间、预计归还时间等信息。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。借阅期满后，应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，及时追究借阅人员的责任。（六）档案销毁1.对于已失去保存价值或因其他原因需要销毁的房屋排查档案，由档案管理人员提出销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等。2.《档案销毁申请表》经档案管理部门负责人审核、公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，并做好销毁记录，包括销毁时间、地点、销毁人员等信息。销毁记录应与《档案销毁申请表》一同保存。四、房屋排查档案管理的人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.全面负责房屋排查档案管理工作，制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。2.监督档案管理人员的工作，定期检查档案管理情况，确保档案管理工作规范、有序。3.协调解决档案管理工作中出现的问题，如档案资料的收集、整理、存储、查阅、借阅、销毁等环节的矛盾和困难。4.审核档案查阅、借阅、销毁等申请，对重要档案管理事项进行决策。（二）档案管理人员职责1.负责房屋排查档案的日常收集、整理、存储、保管等工作，确保档案资料的完整和安全。2.按照档案管理流程，对档案进行分类、编号、装订等操作，建立清晰的档案管理体系。3.为档案查阅、借阅人员提供服务，办理查阅、借阅手续，监督查阅、借阅过程，确保档案资料的合理使用。4.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、内容等是否一致，发现问题及时报告并处理。5.根据档案管理规定，做好档案销毁工作，确保销毁过程符合要求，并保存好销毁记录。（三）房屋排查人员职责1.在房屋排查工作中，认真做好排查记录，及时、准确地记录房屋的实际情况和安全隐患，确保排查资料的真实性和完整性。2.按照规定的时间和要求，将排查记录等资料整理后提交给档案管理人员，不得拖延或隐瞒重要信息。3.配合档案管理人员对排查档案进行核对、补充等工作，如有需要，提供相关说明或证据。（四）整改责任人职责1.负责组织房屋整改工作，按照整改建议制定详细的整改方案，并组织实施。2.在整改过程中，及时收集整改相关资料，如施工图纸、材料清单、质量检验报告等，并移交档案管理人员。3.确保整改工作按时完成，达到整改要求，并配合做好整改验收工作，提供整改验收所需的资料和说明。五、房屋排查档案制度的监督与考核（一）监督机制1.建立内部监督机制，由公司/组织内部的审计、纪检等部门定期对房屋排查档案管理工作进行检查，重点检查档案资料的完整性、准确性、规范性，以及档案管理流程的执行情况等。2.接受外部监督，如上级主管部门的检查、社会公众的监督等。对于外部监督提出的意见和建议，认真对待并及时整改。（二）考核办法1.制定房屋排查档案管理工作考核指标体系，包括档案资料的质量、档案管理流程的执行情况、档案管理工作的效率等方面。2.对档案管理部门负责人、档案管理人员、房屋排查人员、整改责任人等相关人员的档案管理工作