加强档案信息保密制度

PAGE加强档案信息保密制度一、总则（一）目的为加强公司档案信息保密管理，确保公司各类档案信息的安全与机密性，防止档案信息泄露、丢失或被非法利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在档案信息管理过程中的保密工作。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保档案信息保密工作合法合规。2.预防为主原则：强化档案信息保密意识，建立健全保密管理制度和措施，预防档案信息安全事故的发生。3.全面覆盖原则：涵盖公司所有涉及档案信息的环节和人员，确保保密工作无死角。4.责任明确原则：明确各部门、各岗位在档案信息保密工作中的职责，做到责任到人。二、档案信息分类与密级划分（一）档案信息分类1.行政档案：包括公司各类行政文件、会议纪要、工作计划与总结等。2.人事档案：员工个人基本信息、薪资待遇、考核评价、培训记录等。3.财务档案：财务报表、账目明细、审计报告、税务资料等。4.业务档案：公司业务活动中的合同协议、项目文档、市场调研报告等。5.技术档案：研发资料、技术图纸、工艺文件、专利信息等。（二）密级划分1.绝密级：涉及公司核心商业机密、重大战略决策、关键技术秘密等，一旦泄露将对公司造成极其严重损失的档案信息。2.机密级：包含重要业务数据、客户信息、财务关键数据等，泄露后会给公司带来较大经济损失或竞争劣势的档案信息。3.秘密级：一般性的公司内部信息，如普通行政文件、日常业务记录等，泄露后可能对公司造成一定影响的档案信息。三、档案信息收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案信息的收集工作，确保档案信息的完整性和准确性。2.在业务活动过程中，产生的各类档案信息应及时收集，不得拖延或遗漏。3.对于外来文件、资料等，涉及公司相关业务的，应及时进行登记并纳入档案管理。（二）整理规范1.收集后的档案信息应按照分类标准进行整理，确保同一类档案信息集中存放。2.对档案信息进行编号、编目，建立清晰的索引体系，便于查找和管理。3.对档案信息进行装订、装盒等物理整理，确保档案的整齐和安全。四、档案信息存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：应存放在专门的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.电子档案：应存储在安全的服务器或存储设备上，进行定期备份，并采用加密技术确保数据安全。（二）保管措施1.档案库房应设置专人管理，严格限制无关人员进入。2.定期对档案进行清查、盘点，确保档案数量准确、状态良好。3.对电子档案的存储环境进行监控，确保服务器等设备正常运行，防止数据丢失或损坏。4.根据档案的密级和保管期限，采取相应的保管措施，如对绝密级档案实行专人专管、专柜存放等。五、档案信息查阅与借阅（一）查阅权限1.绝密级档案信息，未经公司高层领导批准，任何人不得查阅。2.机密级档案信息，需经部门负责人审批后，方可查阅。3.秘密级档案信息，一般员工经所在部门主管同意后即可查阅。（二）查阅流程1.查阅人填写《档案信息查阅申请表》，注明查阅档案的名称、目的、范围等。2.按照查阅权限，提交相应的审批人进行审批。3.审批通过后，由档案管理人员陪同查阅，并对查阅过程进行监督。4.查阅人不得擅自摘抄、复制、拍照档案信息，如需留存相关资料，应另行申请并经批准。（三）借阅规定1.档案原则上不对外借阅，确因工作需要借阅的，需按照借阅流程办理。2.借阅人填写《档案信息借阅申请表》，详细说明借阅档案的用途、归还时间等。3.经相关领导审批后，档案管理人员办理借阅手续，借阅人需签字确认。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。5.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在借阅档案上涂改、污损。6.借阅期满，借阅人应按时归还档案，并由档案管理人员进行核对，确保档案完好无损。六、档案信息传输与共享（一）传输安全1.内部档案信息传输应通过公司内部网络进行，严禁通过外部公共网络传输涉及公司机密的档案信息。2.如需通过移动存储设备传输档案信息，应进行加密处理，并确保存储设备的安全性。3.在传输电子档案时，应采用安全可靠的传输协议，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。（二）共享管理1.档案信息共享应遵循最小化原则，仅向工作需要的人员提供必要的档案信息。2.共享档案信息时，需明确共享范围、共享期限等，并经相关领导审批。3.对共享的档案信息进行跟踪管理，确保共享信息的安全和有效使用。七、档案信息保密监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案信息保密监督小组，定期对公司各部门的档案信息保密工作进行检查和监督。2.各部门应指定专人负责本部门的档案信息保密自查工作，及时发现和纠正存在的问题。（二）检查内容1.档案信息的收集、整理、存储、保管等环节是否符合保密制度要求。2.档案信息查阅、借阅、传输、共享等流程是否规范，审批手续是否齐全。3.员工对档案信息保密制度的知晓程度和执行情况。（三）问题处理1.对于检查中发现的档案信息保密问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。2.对违反档案信息保密制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。3.对因档案信息保密工作不力，导致公司遭受损失的，应依法追究相关人员的责任。八、档案信息保密培训与教育（一）培训计划1.人力资源部门应制定年度档案信息保密培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间等。2.培训计划应涵盖档案信息保密法律法规、公司保密制度、保密技能等方面。（二）培训实施1.定期组织全体员工参加档案信息保密培训，培训方式可采用集中授课、在线学习、案例分析等多种形式。2.对新入职员工，应在入职培训中安排档案信息保密专题培训，使其尽快了解公司保密制度。3.根据不同岗位的特点，开展针对性的保密培训，提高员工的保密意识和技能。（三）教育宣传1.通过公司内部刊物、宣传栏、邮件等渠道，宣传档案信息保密知识和重要性，营造良好的保密氛围。2.定期发布档案信息保密工作动态，通报公司保密工作情况，增强员工的保密责任感。九、档案信息保密责任与奖惩（一）责任界定1.公司各部门负责人为本部门档案信息保密工作的第一责任人，负责组织实施本部门的保密工作。2.档案管理人员负责档案信息的具体管理和保密工作，确保档案信息的安全。3.涉及档案信息的员工应严格遵守公司保密制度，履行保密义务。（二）奖励措施1.对在档案信息保密工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励，包括荣誉证书、奖金等。2.对及时发现并制止档案信息泄露事件，为公司挽回重大损失的员工，给予特别奖励。（三）惩罚规定1.对违反档案信息保密制度的员工，视情节轻重给予相应的纪律处分，如警告、记过、记大过、降级、撤职等。2.