会计电算化实训操作手册

会计电算化实训操作手册一、手册说明本操作手册旨在指导会计电算化实训人员掌握财务软件核心操作流程，提升会计信息化实操能力。手册以主流财务软件（如用友ERP-U8、金蝶KIS等）操作逻辑为基础，涵盖系统初始化、账务处理、报表编制、固定资产与薪资管理、期末处理等核心模块，适用于会计专业学生及初涉会计电算化的实务工作者。二、系统初始化操作（一）账套管理1.账套建立启动财务软件“系统管理”模块，以系统管理员（admin）身份登录（默认无密码）。点击【账套】-【建立】，依次设置：账套信息：输入唯一账套号、账套名称、存储路径、启用会计期（如2024-01）。单位信息：填写企业全称、简称、税号等基本信息。核算类型：选择行业性质（如“2007年新会计准则”）、记账本位币（如人民币“RMB”）、账套主管（后续需在操作员中设置）。基础信息：根据企业需求勾选“有无外币核算”“客户/供应商是否分类”等选项。完成设置后，系统自动创建账套，后续需完善基础档案。2.账套修改与删除账套建立后，若需修改名称、会计期间等信息，以账套主管身份登录“系统管理”，点击【账套】-【修改】调整；账套删除需谨慎，以admin登录后，点击【账套】-【删除】，选中需删除的账套按提示操作（删除后数据不可恢复）。（二）操作员与权限设置1.操作员新增以admin登录“系统管理”，点击【权限】-【用户】-【增加】，输入用户名、密码、所属部门等信息，点击“增加”完成。如需修改密码，可在用户列表中选中操作员，点击“修改”更新。2.权限分配以admin或账套主管身份登录“系统管理”，点击【权限】-【权限】，选中账套和年度，在左侧操作员列表中选择用户，点击“修改”：账套主管权限：勾选“账套主管”复选框，该用户将拥有账套全部操作权限。普通权限：在右侧权限列表中勾选功能模块（如“总账”“固定资产”）的操作权限（如“凭证审核”“资产增加”），点击“保存”。（三）基础档案设置1.会计科目登录“企业应用平台”，进入【基础设置】-【基础档案】-【财务】-【会计科目】：新增科目：点击“增加”，输入科目编码（需符合编码规则，如“____”为银行存款-工行存款）、名称、辅助核算（如“客户往来”“部门核算”）等，点击“确定”。修改/删除科目：未使用的科目可直接修改或删除；已使用的科目仅可修改名称、辅助核算（需确保无余额或已调整余额）。2.凭证类别进入【基础设置】-【基础档案】-【财务】-【凭证类别】，选择凭证类型（如“记账凭证”“收付转凭证”）。若选“收付转”，需设置限制类型（如“收款凭证”限制借方必有“1001,1002”）。3.其他基础档案根据企业需求设置客户/供应商分类及档案、部门档案、职员档案、外币及汇率、结算方式等，路径均为【基础设置】-【基础档案】下对应模块。三、账务处理模块操作（一）凭证处理1.凭证录入登录“企业应用平台”，进入【业务工作】-【财务会计】-【总账】-【凭证】-【填制凭证】：点击“增加”，选择凭证类别、制单日期（默认当前日期，可修改）、附单据数（可选填）。输入摘要（简洁描述业务）、科目名称（可直接输入编码或名称，带辅助核算的科目需选择辅助项，如客户、部门）、借方/贷方金额，点击“回车”自动跳转到下一行。凭证录入完成后，点击“保存”，系统生成凭证号（自动连续编号，可设置手工编号）。2.凭证审核切换操作员（需有审核权限），进入【凭证】-【审核凭证】，选择凭证范围（如全部、未审核），双击凭证进入审核界面，点击“审核”（或“成批审核”），审核人签名后凭证状态变为“已审核”。3.凭证记账进入【凭证】-【记账】，选择记账范围（如“全选”），点击“下一步”“记账”，系统自动登记总账、明细账等账簿。4.凭证修改与删除未审核、未记账的凭证：制单人可直接在“填制凭证”中修改或删除。已审核未记账的凭证：需审核人取消审核后，制单人修改。已记账的凭证：需通过“红字冲销”（录入负数凭证）或“补充凭证”调整，不可直接修改原凭证。（二）账簿管理1.总账与明细账查询进入【总账】-【账表】-【科目账】-【总账/明细账】，选择科目、期间，点击“查询”，可查看科目借贷方发生额及余额。2.日记账查询进入【总账】-【账表】-【科目账】-【日记账】，选择现金或银行存款科目，设置查询期间，点击“查询”，可查看每日收支明细。3.多栏账设置与查询进入【总账】-【账表】-【科目账】-【多栏账】，点击“增加”，选择核算科目（如“管理费用”），系统自动生成多栏账格式（可手工调整栏目），点击“查询”查看多栏式明细账。四、报表管理模块操作以用友UFO报表为例，操作如下：（一）报表格式设计1.新建报表进入【业务工作】-【财务会计】-【UFO报表】，点击“新建”，生成空白报表。2.设置报表尺寸点击【格式】-【表尺寸】，输入行数（如“30”）、列数（如“10”），调整报表大小。3.设置关键字点击【数据】-【关键字】-【设置】，选择“单位名称”“年”“月”“日”等关键字，在报表相应位置（如A1、B1单元格）设置。4.定义取数公式选中需设置公式的单元格（如C5），点击【数据】-【编辑公式】-【单元公式】，输入取数公式（如“QM("1001",月)”表示取现金科目月末余额），或通过“函数向导”选择函数（如“FS”“LFS”“QM”等）并设置参数。（二）报表数据生成1.录入关键字点击【数据】-【关键字】-【录入】，输入单位名称、年、月、日，点击“确认”。2.重算报表点击【数据】-【表页重算】，系统自动根据公式从账务系统取数，生成报表数据（如资产负债表、利润表）。3.报表输出与保存点击【文件】-【保存】，选择存储路径并命名（如“资产负债表.rep”）；如需导出为Excel，点击【文件】-【导出】，选择Excel格式保存。五、固定资产管理模块操作（一）固定资产初始化1.资产类别设置进入【业务工作】-【财务会计】-【固定资产】-【设置】-【资产类别】，点击“增加”，设置类别编码、名称、计提属性（如“正常计提”）、折旧方法（如“平均年限法”）等。2.原始卡片录入进入【固定资产】-【卡片】-【录入原始卡片】，选择资产类别，输入资产编号、名称、入账日期、原值、累计折旧、使用部门、使用状况等信息，点击“保存”。（二）固定资产日常业务1.资产增加/减少资产增加：进入【卡片】-【资产增加】，选择类别，录入新增资产信息（如购入设备），生成记账凭证（【处理】-【批量制单】）。资产减少：进入【卡片】-【资产减少】，选择需减少的资产，填写减少方式（如“报废”），生成记账凭证。2.资产变动进入【卡片】-【变动单】，选择变动类型（如“原值增加”“部门转移”），选择资产，输入变动金额或信息，生成记账凭证。3.折旧计提与对账折旧计提：进入【处理】-【计提本月折旧】，系统自动计算折旧，生成折旧分配表。对账：进入【处理】-【对账】，系统自动核对固定资产模块与总账模块的原值、折旧数据是否一致。六、薪资管理模块操作（一）薪资基础设置1.工资类别建立进入【业务工作】-【人力资源】-【薪资管理】，点击“新建工资类别”，输入类别名称（如“在职员工工资”），选择部门范围（如“全选”）。2.人员档案设置进入【设置】-【人员档案】，点击“增加”，录入员工编号、姓名、部门、银行账号等信息，勾选“是否计税”“是否中方人员”等选项。3.工资项目与公式设置工资项目：进入【设置】-【工资项目设置】，点击“增加”，输入项目名称（如“基本工资”“绩效工资”“代扣个税”）、类型（如“数字”）、长度、小数位。计算公式：在“公式设置”页签，选择工资项目（如“应发合计”），输入公式（如“基本工资+绩效工资”），点击“公式确认”。（二）薪资业务处理1.工资录入与计算进入【业务处理】-【工资变动】，录入员工工资数据（如基本工资、绩效工资），点击“计算”，系统自动计算应发合计、代扣个税等项目。2.个人所得税计算进入【业务处理】-【扣缴所得税】，系统自动根据“工资项目设置”中的“代扣个税”项目，按个税税率表计算税额，可调整税率表（【设置】-【选项】-【扣税设置】）。3.工资分摊与凭证生成进入【业务处理】-【工资分摊】，选择分摊类型（如“应付工资”“应付福利费”）、部门、工资项目，点击“确定”生成分摊表，点击“制单”生成记账凭证。七、期末处理与结账（一）期末转账定义与生成1.自定义转账进入【总账】-【期末】-【转账定义】-【自定义转账】，点击“增加”，输入转账序号、说明、凭证类别，设置转账分录（如“借：管理费用-折旧费贷：累计折旧”，公式为“QM("1602",月)”）。2.期间损益结转进入【转账定义】-【期间损益】，选择本年利润科目（如“4103”），点击“确定”；再进入【转账生成】-【期间损益结转】，选择“全选”，点击“生成”，系统自动生成损益类科目结转凭证。3.汇兑损益结转（如有外币核算）进入【转账定义】-【汇兑损益】，选择外币科目，设置汇兑损益入账科目（如“6603”）；再进入【转账生成】-【汇兑损益结转】，生成汇兑损益凭证。（二）对账与结账1.对账进入【总账】-【期末】-【对账】，选择对账科目范围，点击“对账”，系统自动核对总账与明细账、总账与辅助账的余额是否一致。2.结账模块结账顺序：固定资产、薪资管理等模块需先结账，再结总账。总账结账：进入【期末】-【结账】，选择结账月份，点击“下一步”，系统检查凭证是否全部记账、对账是否平衡，无问题则点击“结账”。3.反结账（实训或纠错用）在结账界面，选择已结账的月份，按“Ctrl+Shift+F6”（用友U8），输入账套主管密码，取消结账。八、数据备份与恢复（一）数据备份以admin登录“系统管理”，点击【账套】-【备份】，选择需备份的账套和年度，点击“确认”，系统自动压缩并保存账套数据到指定路径（建议定期备份，如每月末）。（二）数据恢复以admin登录“系统管理”，点击【账套】-【引入】，选择备份的账套文件（如“UFDATA.BAK”），按提示操作，系统恢复账套数据（恢复后需重新设置操作员权限）。九、常见问题及解决办法1.凭证录入时科目无法选择原因：科目未指定为“现金科目”“银行科目”（如填制收款凭证时），或科目被封存。解决：进入【基础档案】-【会计科目】，指定科目（【编辑】-【指定科目】），或取消科目封存（【编辑】-【修改】-取消“封存”）。