学校档案房管理制度

PAGE学校档案房管理制度一、总则（一）目的为加强学校档案房管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，依据国家有关法律法规及教育行业档案管理标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校档案房的档案管理工作，涵盖学校各部门在教学、行政、学生管理、后勤保障等活动中形成的各类档案资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案房对全校各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，严禁虚假信息进入档案。3.完整性原则全面收集、整理学校在各个方面形成的档案资料，保证档案的完整性，避免重要信息缺失。4.保密性原则对涉及学校机密、个人隐私等内容的档案，严格遵守保密规定，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案房职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案房管理制度并组织实施。2.负责全校各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案整理规范、有序。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案安全。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和有效性。6.积极开展档案信息开发利用工作，为学校教学、科研、管理等提供档案资料支持和服务。7.组织档案工作人员的业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷工作，确保档案资料的齐全、完整，并在规定时间内移交学校档案房。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和协调，督促本部门人员及时归档，配合档案房做好档案整理、编目等工作。3.严格遵守学校档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得擅自将档案带出学校或转借他人。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.教学档案包括教学计划、教学大纲、课程表、教案、教学课件、学生成绩单、考试试卷、实习报告、毕业设计（论文）等。2.行政档案学校行政部门在行政管理活动中形成的文件材料，如学校工作计划、总结、会议记录、规章制度、人事档案、财务档案、设备档案等。3.学生管理档案学生入学登记表、学籍档案、奖惩记录、综合素质评价、毕业生就业材料等。4.科研档案科研项目立项申请书、研究报告、实验数据、学术论文、著作等。5.基建档案学校基本建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收报告等。6.设备档案学校各类设备的购置合同、使用说明书、维修记录、报废审批等资料。7.外事档案学校对外交流合作活动中形成的文件材料,如外事协议、邀请函、出访报告等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类档案资料，确保档案的完整性和准确性。2.档案收集应做到及时、完整，不得拖延、遗漏重要文件材料。对于重要活动或事件形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后一个月内完成收集工作。3.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、剪裁、拼凑。对于破损、褪色的档案材料，应进行修复或复制。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为教学档案、行政档案、学生管理档案、科研档案、基建档案、设备档案、外事档案等一级类目。在一级类目下，根据档案的具体内容和特点，进一步细分二级类目和三级类目。例如，教学档案可分为专业建设、课程建设、实践教学、教学研究等二级类目；行政档案可分为学校文件、会议文件、人事文件、财务文件等二级类目。2.编号为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。编号方法可采用“年度类目流水号”的形式，如“2023JX001”，表示2023年形成的教学类第1份档案。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应详细记录每个案卷的编号、题名、年度、保管期限；卷内文件目录应记录卷内每份文件的编号、题名、日期、页号等信息。编目应准确、清晰，便于查找和核对档案。4.装订对纸张规格不一致、破损或散装的文件材料进行整理装订。装订应整齐、牢固，不掉页、不压字，便于阅读和保管。四、档案的保管（一）库房建设与设施配备1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮、防光、防尘的房间，面积应满足学校档案存储的需要。2.库房内应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，装具应符合档案保管要求，便于档案的存放和查找。3.安装防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘等设施设备，如消防器材、监控设备、除湿机、防虫药品、窗帘等，确保档案库房的安全和环境适宜。（二）档案存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案存放于相应的档案柜或档案架上，确保档案排列有序，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同密级的档案应分开存放，避免相互混淆。对于重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。3.档案库房应设置明显的标识牌，标明档案类别、存放区域等信息，方便档案工作人员和查阅人员快速定位档案。（三）库房管理1.档案库房应安排专人负责管理，管理人员应熟悉档案管理业务，具备一定的安全防范意识和责任心。2.严格控制库房的出入人员，非档案管理人员未经批准不得进入库房。确因工作需要进入库房的，应进行登记，并在管理人员的陪同下进行操作。3.定期对档案库房进行检查，检查内容包括档案的存放状况、设施设备运行情况、环境卫生等。发现问题及时处理，并做好记录。4.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房整洁、通风良好。定期对档案装具进行清洁和消毒，防止虫害和霉菌滋生。五、档案的利用（一）利用原则1.遵循保密规定，对涉及学校机密、个人隐私等内容的档案，严格按照保密程序进行查阅和利用，确保档案信息安全。2.坚持服务学校教学、科研、管理等工作的宗旨，积极为学校各项工作提供档案资料支持和服务。3.按照规定的程序和权限进行档案利用，确保档案利用工作的规范化、制度化。（二）利用范围1.学校内部各部门因教学、科研、管理等工作需要查阅档案的。2.上级主管部门、有关单位因工作需要查阅学校档案的。3.学生因个人学习、就业等需要查阅本人档案的。4.其他经学校批准的档案利用情况。（三）利用程序1.校内利用查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、目的、范围等信息，并经所在部门负责人签字同意。将申请表提交至档案房，档案管理人员根据申请内容进行审核，符合规定的予以办理查阅手续。查阅人在档案管理人员指定的地点查阅档案，查阅时应遵守档案库房管理制度，不得擅自涂改、抽取、损坏档案。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员对档案进行检查，确认无误后办理归还手续。2.校外利用查阅人填写《档案查阅申请表》，并提交所在单位的介绍信，注明查阅档案的名称、目的、范围等信息。将申请表及介绍信提交至学校办公室，由学校办公室审核后转至档案房。档案房按照校外查阅档案的审批程序，报学校领导批准后，方可办理查阅手续。校外查阅人在档案管理人员的陪同下查阅档案，查阅过程中应严格遵守保密规定和档案库房管理制度。如需复印或摘录档案内容，应经学校办公室和档案房同意，并按照规定进行登记。查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案房，档案管理人员对档案进行检查，确认无误后办理归还手续。（四）利用登记建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅档案名称、查阅目的、利用方式（查阅、复印、摘录等）、归还日期等信息。登记记录应妥善保存，以便查阅和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由学校分管领导担任组长，档案房负责人、各部门兼职档案员及相关专业人员为成员。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保存价值，包括历史价值、现实价值和科研价值等。3.档案的保管期限，根据档案的形成领域、内容性质和保存价值，确定档案的保管期限为永久、长期（30年）、短期（10年）。（四）鉴定方法1.直接鉴定法鉴定人员直接审查档案内容，根据鉴定标准和工作方案，逐份确定档案的保存价值和保管期限。2.综合分析法综合考虑档案的形成背景、来源、内容、形式等因素，对档案的保存价值和保管期限进行综合分析判断。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、数量、年度、保管期限等信息，并附上鉴定工作报告。经学校领导批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施。销毁过程中应确保档案信息彻底销毁，无法恢复。3.销毁完毕后，档案管理人员和监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁清册归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立学校档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）数字化档案采集1.对学校现有的纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保图像清晰、完整。2.对数字化档案进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏、拼接等操作，提高图像质量。3.按照档案分类和编号顺序，对数字化档案进行命名和存储，建立数字化档案数据库。（三）档案信息管理系统功能1.档案录入：实现档案信息的在线录入，包括档案编号、题名、年度、保管期限、密级等基本信息，以及档案内容摘要、关键词等详细信息。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、年度、保管期限、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理：实现档案借阅的在线申请、审批、登记和归还等功能，提高档案借阅管理的效率和规范性。4.统计分析：对档案的数量、类别、保管期限、利用情况等进行统计分析，为学校档案管理决策提供数据支持。5.安全管理：