档案馆外包管理制度

PAGE档案馆外包管理制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织档案馆外包业务的管理，确保外包服务质量，保护档案信息安全，提高档案管理效率，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案馆外包业务的全过程管理，包括但不限于档案整理、数字化加工、存储管理、利用服务等外包项目。（三）基本原则1.合法合规原则：外包业务应严格遵守国家有关档案管理、信息安全、劳动法规等方面的法律法规及行业标准，确保各项工作合法合规开展。2.质量优先原则：以保证档案管理质量为核心目标，选择具备专业能力和良好信誉的外包服务提供商，明确服务质量要求和考核标准，确保外包服务达到或优于行业平均水平。3.安全保密原则：高度重视档案信息安全，加强对外包服务过程中档案信息的保护，防止档案信息泄露、篡改、丢失等情况发生，确保档案信息安全可靠。4.监督管理原则：建立健全外包业务监督管理机制，加强对外包服务提供商的日常管理和监督检查，及时发现和解决问题，保障外包业务顺利进行。二、外包服务提供商选择（一）资质要求1.具有独立法人资格，具备合法经营资质，经营范围涵盖档案管理相关业务。2.拥有专业的档案管理团队，团队成员应具备档案管理、信息技术等相关专业知识和技能，且经过专业培训，持有相应的资格证书。3.具备良好的信誉和业绩，近三年内无重大违法违规记录，在档案管理领域有良好的口碑和客户评价。（二）选择流程1.需求调研与分析：根据公司/组织档案馆业务需求，明确外包服务的具体内容、质量要求、服务期限等关键要素，形成详细的需求文档。2.供应商征集：通过多种渠道广泛征集潜在的外包服务提供商，如行业推荐、网络搜索、招标平台发布信息等，建立供应商储备库。3.初步筛选：对征集到的供应商进行初步筛选，主要审查其资质文件、经营状况、业绩情况等，剔除不符合基本要求的供应商，确定进入下一步评审的供应商名单。4.详细评审：组织专业人员对进入详细评审环节的供应商进行全面评估，包括实地考察其办公场所、设备设施、管理流程等，审查其技术方案、服务承诺、项目经验等，必要时可要求供应商提供案例展示或进行模拟测试。5.综合评估与决策：根据详细评审结果，对各供应商进行综合打分，综合考虑其专业能力、服务质量、价格水平、信誉等因素，选择得分最高的供应商作为中标候选人，报公司/组织相关领导审批后确定最终的外包服务提供商。（三）合同签订1.在确定外包服务提供商后，应及时与其签订详细的外包服务合同。合同应明确双方的权利和义务，包括服务内容、服务标准、服务期限、服务费用、付款方式、保密条款、违约责任等重要条款。2.合同条款应符合法律法规及行业标准要求，确保双方权益得到有效保障。同时，应在合同中约定争议解决方式，如协商、仲裁或诉讼等。3.合同签订后，应组织相关部门和人员进行合同交底，确保各方对合同内容有清晰的理解和认识，为后续合同执行和管理奠定基础。三、外包服务过程管理（一）服务计划与沟通1.外包服务提供商应根据合同要求和公司/组织档案馆实际情况，制定详细的服务计划，明确服务目标、工作流程、时间节点、人员安排等内容，并提交公司/组织审核备案。2.建立定期沟通机制，双方应至少每周召开一次工作例会，汇报工作进展情况，协调解决工作中出现的问题。同时，应保持日常沟通渠道畅通，及时处理临时性事务和突发情况。3.公司/组织应指定专人作为与外包服务提供商的联络人，负责对外沟通协调工作，确保信息传递准确、及时、有效。（二）人员管理1.外包服务提供商应按照合同约定派遣具备相应资质和能力的人员参与档案馆外包业务工作。人员变更应提前通知公司/组织，并经同意后方可调整。2.公司/组织有权对外包服务提供商的人员进行监督检查，如发现人员不符合工作要求或存在违规行为，有权要求外包服务提供商进行更换或整改。3.外包服务提供商应对其工作人员进行必要的培训和管理，提高其业务水平和服务意识，确保工作人员遵守公司/组织的各项规章制度和工作纪律。（三）质量控制1.建立外包服务质量监控体系，明确质量监控标准和方法。公司/组织应定期对外包服务工作进行质量抽检，检查档案整理、数字化加工、存储管理等环节的工作质量是否符合合同要求和行业标准。2.要求外包服务提供商建立内部质量控制机制，对每一项工作任务进行质量自检和互检，确保工作质量达到规定标准。同时，应定期提交质量报告，汇报质量控制情况和存在的问题及改进措施。3.对于质量不达标的工作，公司/组织有权要求外包服务提供商进行返工整改，直至达到质量要求为止。因质量问题给公司/组织造成损失的，外包服务提供商应承担相应的赔偿责任。（四）安全管理1.高度重视档案信息安全，外包服务提供商应建立健全信息安全管理制度，采取有效的安全防护措施，确保档案信息在存储、传输、使用过程中的安全。2.加强对外包服务工作场所的安全管理，配备必要的安全设施和设备，如防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案实体安全。3.对外包服务人员进行信息安全培训，提高其安全意识和防范能力，签订保密协议，明确保密责任和义务，防止档案信息泄露。4.定期进行安全检查和风险评估，及时发现和消除安全隐患。如发生安全事故，外包服务提供商应立即采取应急措施，并及时向公司/组织报告，配合做好事故调查和处理工作。四、服务费用管理（一）费用预算与审批1.根据外包服务合同内容和工作任务，编制详细的服务费用预算，明确各项费用的支出标准和金额。费用预算应报公司/组织相关部门审核，并经领导审批后执行。2.在费用预算执行过程中，如因工作内容调整、工作量增加等原因需要变更预算的，应按照规定的审批程序进行调整，确保费用支出合理合规。（二）费用支付1.按照外包服务合同约定的付款方式和时间节点进行费用支付。在支付费用前，外包服务提供商应提交合法有效的发票及相关工作成果证明材料，经公司/组织审核无误后办理支付手续。2.建立费用支付审核制度，明确审核流程和责任，确保费用支付准确、及时、安全。财务部门应严格按照合同约定和审批意见进行支付操作，杜绝超付、误付等情况发生。（三）费用核算与审计1.定期对外包服务费用进行核算，检查费用支出是否与合同约定相符，是否存在不合理支出等情况。核算结果应形成报告，报公司/组织相关部门备案。2.接受公司/组织内部审计部门的审计监督，配合审计部门对外包服务费用进行审计检查，提供相关资料和信息，确保费用管理规范透明。五、监督与考核（一）监督机制1.建立专门的监督小组，负责对外包服务全过程进行监督检查。监督小组应由公司/组织档案管理部门、质量控制部门、安全管理部门等相关人员组成，定期或不定期对外包服务工作进行实地检查和抽查。2.监督小组应重点检查外包服务提供商的人员工作情况、质量控制情况、安全管理情况、合同执行情况等，及时发现问题并督促整改。（二）考核指标与方法1.制定科学合理的考核指标体系，包括服务质量、工作效率、安全管理、客户满意度等方面的指标。考核指标应明确具体、可量化、可操作，便于考核评价。2.采用定期考核与不定期考核相结合的方式，对外包服务提供商进行考核评价。定期考核每季度进行一次，不定期考核根据工作实际情况随时开展。考核结果应及时反馈给外包服务提供商，并作为支付服务费用、续签合同等的重要依据。（三）奖惩措施1.根据考核结果，对表现优秀的外包服务提供商给予奖励，如表彰、奖金、优先续约等；对考核不合格的外包服务提供商进行警告、罚款、限期整改等处罚，情节严重的可终止合同。2.建立考核结果公示制度，将考核结果在公司/组织内部进行公示，接受全体员工监督，确保考核工作公平、公正、公开。六、档案交接与管理（一）档案交接1.在外包服务开始前及结束后，应按照规定的程序进行档案交接。交接双方应填写详细的档案交接清单，明确档案的名称、数量、状态等信息，并签字确认。2.档案交接过程中，应进行现场清点和检查，确保档案数量准确、质量完好、手续齐全。对于存在问题的档案，应及时记录并协商解决办法。（二）外包期间档案管理1.外包服务期间，公司/组织应指定专人负责对外包服务过程中产生的档案进行管理，确保档案的整理、存储、利用等工作符合规定要求。2.要求外包服务提供商建立档案管理台账，详细记录档案的出入库情况、整理加工进度、利用情况等信息，便于公司/组织进行跟踪和管理。（三）档案归还与处置1.外包服务结束后，外包服务提供商应按照合同约定将所有档案及相关资料完整归还公司/组织，并办理交接手续。归还的档案应确保整理规范、存储完好、信息准确。2.对于外包服务过程中产生的不再需要保存的档案，应按照公司/组织档案处置规定进行妥善处理，严禁随意丢弃或泄露。七、保密与知识产权管理（一）保密协议1.与外包服务提供商签订保密协议，明确双方在档案信息保密方面的权利和义务。保密协议应涵盖档案信息的范围、保密期限、保密措施、违约责任等重要内容。2.要求外包服务提供商对其工作人员进行保密培训，确保工作人员了解保密协议内容，严格遵守保密规定。（二）知识产权归属1.明确外包服务过程中产生的知识产权归属问题。原则上，因履行外包服务合同所产生的工作成果的知识产权归公司/组织所有，但双方另有约定的除外。2.外包服务提供商应确保其提供服务过程中所使用的技术、方法、软件等不侵犯第三方知识产权，如因知识产权问题引发纠纷，由外包服务提供商承担全部法律责任。八、应急管理（一）应急预案制定1.针对外包服务可能出现的突发事件，如自然灾害、信息安全事故、人员伤亡等，制定应急预案。应急预案应明确应急组织机构、应急响应程序、应急处置措施等内容。2.应急预案应定期进行演练和修订，确保其科学性、实用性和可操作性。同时，应将应急预案报公司/组织相关部门备案。（二）应急处置1.突发事件发生后，外包服务提供商应立即启动应急预案，采取有效的应急处置措施，最大限度地减少损失和影响。同时，应及时向公司/组织报告事件情况，配合做好应急处置工作。2.公司