存量房档案管理制度

PAGE存量房档案管理制度一、总则（一）目的为加强存量房档案管理，规范存量房档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保存量房档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在存量房交易及相关管理活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则存量房档案由公司/组织指定的专门部门或机构进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实完整原则档案内容应真实反映存量房交易的实际情况，确保档案资料的完整性，不得遗漏重要信息。3.安全保密原则采取有效措施保障存量房档案的安全，防止档案信息泄露、损毁或丢失。对涉及个人隐私、商业秘密等敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司/组织内部管理、业务办理以及社会查询等提供便捷服务。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责存量房档案管理制度的制定、修订和组织实施。2.统筹规划存量房档案管理工作，确定档案管理的工作流程、标准和规范。3.集中管理存量房档案，接收、整理、保管和提供利用各类存量房档案资料。4.对存量房档案管理工作进行监督、检查和指导，确保档案管理工作符合规定要求。5.组织开展存量房档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）业务部门职责1.在存量房交易及相关业务活动中，负责及时形成、收集和整理本部门工作中产生的各类档案资料，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好存量房档案的整理、编目、数字化等工作，提供必要的业务支持和信息反馈。3.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等利用工作，确保业务办理与档案利用的协同高效。（三）人员岗位职责1.档案管理人员岗位职责负责存量房档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案资料的整齐规范。做好存量房档案的保管工作，定期对档案进行检查、核对，及时发现并处理档案损坏、变质等问题。按照规定的程序和要求，办理存量房档案的查询、借阅、复印等利用手续，做好利用登记和跟踪服务。参与存量房档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理，确保档案信息系统的正常运行。对存量房档案管理工作中发现的问题及时向上级汇报，并提出改进建议。2.业务经办人员岗位职责在办理存量房交易及相关业务过程中，严格按照业务规范和档案管理要求，及时准确地收集、整理业务档案资料，确保档案内容真实、完整、有效。将整理好的业务档案资料按照规定的时间和格式要求移交档案管理部门，并办理交接手续。在业务办理过程中，如需查阅存量房档案，应通过档案管理部门按照规定程序进行查询，不得擅自查阅或复制档案资料。三、存量房档案的收集与整理（一）收集范围存量房档案收集范围包括但不限于以下内容：1.存量房交易合同（包括买卖合同、租赁合同等）及其附件。2.买卖双方或租赁双方的身份证明、资格证明等相关材料。3.房屋产权证书、土地使用证书等产权证明文件。4.房屋测绘报告、评估报告等相关技术资料。5.存量房交易过程中涉及的税费缴纳凭证、资金监管凭证等。6.其他与存量房交易相关的文件、资料和记录。（二）收集要求1.业务部门应在存量房交易及相关业务活动完成后，及时将形成的档案资料收集齐全，确保不漏项。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，符合档案管理的质量要求。3.对收集的电子档案资料，应确保其格式规范、内容完整，并与纸质档案内容一致。（三）整理原则1.遵循存量房交易的业务流程和档案形成规律，保持档案之间的有机联系。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，便于档案的保管和利用。3.整理后的档案应达到分类科学、排列有序、编号规范、装订整齐的要求。（四）整理方法1.分类按照存量房交易的业务类型，将档案分为买卖合同档案、租赁合同档案、抵押合同档案等不同类别。在每一类业务档案中，再按照档案的性质、用途等进一步细分小类，如买卖合同档案可分为新建商品房买卖合同档案、存量房买卖合同档案等。2.编号为每一份存量房档案编制唯一的档案编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序号等信息，便于档案的标识和查询。编号采用数字编码方式，例如：“SL2023001”，其中“SL”表示存量房档案，“2023”表示档案形成年度，“001”表示该年度该类别档案的顺序号。3.编目编制存量房档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、页数等内容。目录应按照档案分类顺序排列，便于查找和核对档案。4.装订对纸质存量房档案进行装订，确保档案资料的整齐牢固。装订时应去除金属物，采用三孔一线或胶装等方式装订，装订线应在左侧，不得影响档案的查阅和利用。四、存量房档案的保管（一）保管场所1.设立专门的存量房档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的档案保管要求，一般温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照档案分类顺序上架存放，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放，防止数据丢失。同时，建立电子档案的存储和管理制度，确保电子档案的安全和可访问性。（三）保管期限存量房档案的保管期限根据国家有关规定和业务实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。1.短期保管期限为5年，主要包括一些时效性较强、对后续业务影响较小的档案资料。2.中期保管期限为10年，适用于一般的存量房交易档案，在一定时期内具有参考价值。3.长期保管期限为30年或永久，主要包括涉及房屋产权变更、重大交易事项、具有重要历史价值或法律意义的档案资料。（四）档案清查1.定期对存量房档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况清晰准确。2.清查内容包括档案的数量核对、档案的完整性检查、档案的保管环境检查等。对清查中发现的问题，应及时进行记录和处理，并向上级报告。3.根据清查结果，对档案的保管情况进行评估，总结经验教训，不断完善档案保管措施，提高档案管理水平。五、存量房档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门在办理存量房相关业务、进行业务查询、统计分析、风险防控等工作中需要查阅存量房档案。2.司法机关、行政机关等依法依规查阅存量房档案，用于案件调查、产权确认、行政管理等工作。3.存量房交易当事人按照规定程序查阅本人或与本人相关的存量房档案信息。（二）利用方式1.查阅公司/组织内部人员查阅存量房档案，应填写《存量房档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。司法机关、行政机关等查阅存量房档案，应出具相关的协助查询通知书等合法有效证明文件，档案管理部门按照规定程序进行审核后，提供查阅服务。存量房交易当事人查阅本人档案，应持有效身份证件，向档案管理部门提出申请，经核实身份后，办理查阅手续。2.借阅因工作需要借阅存量房档案的，应填写《存量房档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、伪造或擅自销毁档案。3.复印根据利用需求，档案管理部门可为利用者提供存量房档案的复印服务。复印档案应经过审批，并按照规定收取复印费用。复印的档案应与原件内容一致，并加盖档案管理部门的复印专用章。（三）利用登记1.建立存量房档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用日期、利用部门或人员、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量、复印页数等信息。2.利用登记应及时、准确、完整，登记记录应妥善保存，以便查询和统计分析。（四）利用监督1.档案管理部门应对存量房档案利用情况进行监督，确保利用过程符合规定要求，防止档案信息泄露和不当使用。2.对违反档案利用规定的行为，应及时制止并进行纠正，情节严重的，依法依规追究相关人员的责任。六、存量房档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的存量房档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。2.通过信息化手段，实现存量房档案信息的共享与协同，为公司/组织内部各部门提供便捷的档案服务，促进业务流程的优化和协同办公。3.利用信息化技术，加强存量房档案的安全管理，保障档案信息的安全可靠，防止档案信息泄露和数据丢失。（二）信息化系统功能1.档案录入与存储实现存量房档案的电子化录入，将纸质档案和电子档案资料按照规范的格式和要求录入信息化管理系统，建立电子档案数据库。支持多种文件格式的上传和存储，确保档案信息的完整性和准确性。2.档案检索与查询提供灵活多样的检索方式，如按档案编号、题名、日期、当事人姓名等进行快速检索，方便用户查找所需档案信息。支持模糊查询、组合查询等功能，提高检索效率。3.档案利用管理对档案的查阅、借阅、复印等利用业务进行信息化管理，记录利用情况，实现利用流程的规范化和自动化。对利用申请进行在线审批，提高审批效率，确保利用工作的合规性。4.档案统计与分析能够对存量房档案的数量、类别、保管期限、利用情况等进行统计分析，生成各类统计报表和分析图表，为公司/组织的决策提供数据支持。5.安全管理建立完善的安全防护体系，对信息化管理系统进行权限管理，设置不同用户的访问权限，确保档案信息的安全。定期对系统数据进行备份，防止数据丢失，并具备数据恢复功能。（三）数据录入与维护1.明确数据录入的标准和规范，确保录入数据的准确性和一致性。档案管理人员应按照规定的格式和要求，及时、准确地将存量房档案信息录入信息化管理系统。2.建立数据维护机制，定期对录入的数据进行核对和更新，确保档案信息的时效性和完整性。对档案信息发生变更的，应及时在系统中进行修改，并做好相关记录。（四）系统安全与保密1.加强存量房档案信息化管理系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，防止网络攻击和数据泄露。2.严格用户权限管理，根据用户的工作职责和业务需求，设置不同的系统访问权限，确保只有授权人员能够访问和操作相关档案信息。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息，应进行严格的加密处理，并按照保密规定进行管理和利用。七、存量房档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则存量房档案的鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立存量房档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、法律专业人员等组成。鉴定小组负责对存量房档案进行定期鉴定，提出鉴定意见和处理建议。（三）鉴定内容1.审查档案的保管期限是否已满，是否仍具有保存价值。2.检查档案的内容是否已失去现实利用价值，是否涉及重要历史事件或法律纠纷等需要长期保存的情况。3.评估档案的完整性和准确性，对存在问题的档案进行重点鉴定。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期整理出达到保管期限的存量房档案清单，提交给鉴定小组。2.鉴定小组对档案清单进行逐一审查，根据鉴定原则和标准，对每一份档案提出鉴定意见，确定其是否需要继续保存、销毁或延长保管期限。3.对拟销毁的档案，鉴定小组应填写《存量房档案销毁鉴定表》，详细说明档案的基本情况、鉴定理由和处理建议，经公司/组织主管领导审批后，方可进行销毁处理。（五）销毁处理1.对经鉴定批准销毁的存量房档案，应采用适当的方式进行销毁，确保档案信息