优抚档案管理工作制度

PAGE优抚档案管理工作制度一、总则（一）目的优抚档案是国家档案资源的重要组成部分，是做好优抚工作的重要依据和凭证。为加强优抚档案管理，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》《军人抚恤优待条例》等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位在优抚工作中形成的各类档案的管理，包括但不限于优抚对象的申请材料、审核审批文件、抚恤补助金发放记录、走访慰问资料、荣誉奖励档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则优抚档案由本单位档案管理部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映优抚工作的实际情况，数据准确无误，材料完整齐全。3.安全保密原则严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息安全，防止档案泄露、丢失和损坏。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为优抚工作提供便捷高效的档案服务。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本单位优抚档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管、统计和利用本单位形成的优抚档案，确保档案的完整和安全。3.指导和监督本单位各部门的优抚档案收集、整理工作，对归档工作进行检查和验收。4.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍素质。（二）业务部门职责1.负责本部门在优抚工作中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.配合档案管理部门做好档案的整理、编目、数字化等工作，提供必要的档案信息和资料。3.严格遵守档案管理制度，在工作中妥善保管和使用档案，不得擅自销毁、涂改、转借档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等。3.做好档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。4.开展档案信息化录入和维护工作，保证档案信息系统的正常运行。5.积极为利用者提供档案查阅、借阅等服务，按照规定办理档案利用手续。6.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。三、档案收集与整理（一）收集范围1.优抚对象的个人申请材料，包括申请书、身份证、户口簿、退伍证、残疾军人证、烈士证明书等相关证明材料。2.优抚对象审核审批过程中形成的各类文件，如审核表、审批意见、公示材料等。3.抚恤补助金发放记录，包括发放凭证、银行转账记录、领取签收表等。4.走访慰问活动记录，如慰问照片、慰问信、慰问礼品清单等。5.优抚对象获得的荣誉奖励文件，如奖状、荣誉证书等。6.其他与优抚工作相关的文件材料。（二）收集要求1.各业务部门应在优抚工作完成后及时将相关文件材料收集齐全，确保档案内容完整。2.收集的文件材料应真实、准确、清晰，不得有涂改、伪造等情况。3.对于重要文件材料，应收集原件；如原件无法收集，可收集复印件，但需注明出处并加盖提供单位公章。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史联系。2.区分不同的保管期限和类别，便于档案的管理和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理效率。（四）整理方法1.分类按照优抚对象类别、档案内容性质等进行分类。例如，可分为伤残抚恤档案、死亡抚恤档案、定期定量补助档案等。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名（文件名）、日期、保管期限、密级等信息，以便快速查找和利用档案。4.装订对整理好的档案材料进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放有序。3.库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案存放1.按照档案类别、保管期限等进行分类存放，不同类别的档案应分开存放，便于查找和管理。2.同一类档案应按照编号顺序依次排列上架，确保档案存放的系统性和连贯性。3.对于电子档案，应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。（三）档案保管期限1.优抚档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括：烈士证明书、残疾军人证等重要证件；抚恤补助金发放的原始凭证等。长期保管的档案期限为16年至50年，主要包括：优抚对象的审核审批文件、定期定量补助档案等。短期保管的档案期限为5年以下，主要包括：走访慰问活动记录等一般性文件材料。2.档案保管期限的划分应严格按照国家有关规定执行，不得擅自更改。（四）档案检查与清点1.定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量、完整性等。2.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复破损档案、补充缺失材料等。3.建立档案清点制度，每季度对档案进行一次清点，确保档案数量准确无误。五、档案利用（一）利用范围1.本单位内部工作人员因工作需要查阅、借阅优抚档案。2.上级主管部门、相关部门因工作检查、调研等需要查阅档案。3.司法机关、纪检监察部门因办案需要查阅档案。4.优抚对象本人或其直系亲属因了解相关政策、查询个人档案信息等需要查阅档案。（二）利用手续1.本单位内部工作人员查阅、借阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.上级主管部门、相关部门查阅档案，需出具单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人审核同意后办理查阅手续。3.司法机关、纪检监察部门查阅档案，需持相关法律文书或工作证明，并填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人审核同意后办理查阅手续。4.优抚对象本人或其直系亲属查阅档案，需携带有效身份证件，并填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人审核同意后办理查阅手续。（三）利用方式1.查阅档案一般应在档案管理部门指定的场所进行，档案管理人员应在场监督，确保档案安全。2.如需借阅档案，借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、复印、拍照、损毁档案。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并在指定地点复印。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用部门、利用人员、利用目的、档案名称及数量等信息。2.档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合本单位实际情况，对档案进行科学鉴定。2.确保鉴定工作的客观性、准确性和公正性，防止随意销毁档案。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，并提出销毁意见。（三）鉴定方法1.对保管期满的档案进行逐卷审查，根据档案的重要性、完整性、利用价值等因素，确定档案的存毁。2.对于涉及重要历史事件、重要人物等具有长远保存价值的档案，应予以留存；对于已失去保存价值的档案，可提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组提出销毁意见后，应填写《档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经单位负责人审批同意后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。销毁过程中应确保档案信息彻底销毁，无法恢复。4.销毁完毕后，应填写《档案销毁清册》，记录销毁档案的相关信息，并由监销人员签字确认。《档案销毁清册》应与《档案销毁申请表》一并归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的优抚档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段，提高档案管理效率，提升档案服务水平，为优抚工作提供更加便捷、高效的支持。（二）数字化扫描1.对纸质优抚档案进行全面数字化扫描，扫描分辨率应符合国家相关标准要求，确保扫描图像清晰可读。2.扫描后的电子文件应进行格式转换和存储，存储格式应便于长期保存和利用，如PDF格式等。（三）数据录入与挂接1.将档案目录信息录入信息化管理系统，建立档案目录数据库，实现档案信息的快速检索。2.将扫描后的电子文件与档案目录进行挂接，确保电子文件与纸质档案的对应关系准确无误。（四）系统功能1.档案管理系统应具备档案录入、修改、删除、查询、统计、打印等基本功能，方便档案管理人员进行日常管理。2.应具备权限管理功能，不同人员根据其工作职责和权限，只能访问和操作相应的档案信息。3.应具备数据备份和恢复功能，定期对档案数据进行备份，确保数据安全。（五）