民主党派档案管理制度

PAGE民主党派档案管理制度一、总则（一）目的为加强民主党派档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，为民主党派的各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于民主党派各级组织及其所属部门形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则民主党派档案工作实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实完整原则档案应如实反映民主党派的工作活动和历史面貌，保证档案内容的完整性。3.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案的利用效率。4.安全保密原则确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构与人员（一）档案管理机构民主党派应设立专门的档案管理机构，负责本党派档案的统一管理。档案管理机构应配备必要的办公设备和档案保管设施。（二）档案管理人员1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉民主党派工作业务。2.档案管理人员应严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密。3.档案管理人员应定期接受档案业务培训，不断提高业务水平。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.上级文件、指示、通知等。2.本党派的工作计划、总结、报告、决议、决定等。3.组织建设、成员发展、干部任免等方面的文件材料。4.各类会议记录、纪要、简报等。5.调研考察、社会服务等活动形成的文件材料。6.与其他单位的来往信函、协议、合同等。7.财务管理、资产登记等方面的文件材料。8.本党派的刊物、宣传资料、大事记等。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）档案收集要求1.各部门应及时将本部门形成的文件材料收集齐全，定期移交档案管理机构。2.对重要文件材料应实行双套制或多套制保存，确保档案的安全。3.对电子文件应进行备份，并按照电子档案管理的要求进行存储和管理。（三）档案整理1.档案管理人员应按照档案分类方案对收集的档案进行分类整理。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系。3.对纸质档案应进行装订、编页、编目等整理工作；对电子档案应进行格式转换、元数据录入等整理工作。四、档案的分类与编号（一）档案分类民主党派档案可分为党群工作类、行政工作类、组织建设类、宣传工作类、调研工作类、社会服务类、财务管理类、声像档案类、实物档案类等类别。（二）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。2.档案编号可采用年度类别顺序号的结构，如“2023党群001”。3.对电子档案应在编号的基础上，按照电子档案管理的要求进行标识和存储。五、档案的保管（一）档案保管条件1.档案管理机构应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架、温湿度计、灭火器等。3.对电子档案应采用安全可靠的存储设备，并进行异地备份。（二）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指反映民主党派重要历史事件、重要工作成果、具有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案是指在一定时期内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为10年至50年。4.短期保管的档案是指在较短时间内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为1年至10年。（三）档案定期清查1.档案管理机构应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查中发现的问题应及时进行处理。3.清查结束后，应编制档案清查报告，报本党派领导审阅。六、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理的原则。2.档案利用应在规定的范围内进行，不得损害民主党派的利益。（二）利用方式1.查阅利用本党派成员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理机构查阅。查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅利用因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理机构负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，应妥善保管，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损。3.复制利用如需复制档案材料的，应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人和档案管理机构负责人签字同意后，由档案管理人员进行复制。复制的档案材料应与原件核对无误，并加盖档案管理机构印章。（三）利用登记档案管理机构应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用时间、利用人姓名、所在部门、利用目的、档案名称、档案编号、利用方式、归还时间等。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理机构应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理机构负责人、相关业务人员和档案管理人员参加。3.鉴定小组应根据档案的保管期限、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。（二）档案销毁1.对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，经本党派领导批准后进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，销毁过程应进行现场监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。3.对电子档案的销毁，应采用符合国家保密规定的方式进行，确保电子档案信息的彻底删除。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立民主党派档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和网络化利用。2.提高档案管理工作的效率和质量，为民主党派的决策和工作提供及时、准确的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描转化为电子档案，建立档案数据库。2.档案管理信息系统建设开发或选用适合民主党派档案管理的信息系统，实现档案的收集、整理、分类、编号、保管、利用、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。3.网络安全保障建立健全档案管理信息系统的网络安全防护体系，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，严格按照系统操作规程进行