社区消防档案管理制度

PAGE社区消防档案管理制度一、总则（一）目的为加强社区消防档案管理，规范消防档案的建立、保管、使用和销毁等工作，确保社区消防安全管理工作有据可查、科学有序，有效预防和减少火灾事故的发生，保障社区居民生命财产安全，依据《中华人民共和国消防法》《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》等相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社区内所有消防档案的管理工作，包括但不限于社区内各单位、居民住宅、公共区域等涉及消防安全的相关资料档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：消防档案应如实反映社区消防安全工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集与社区消防安全相关的各类资料，保证档案资料的完整性，涵盖消防设施设备信息、消防安全检查记录、火灾隐患排查与整改情况、消防宣传教育活动记录等各个方面。3.规范性原则：严格按照相关法律法规和行业标准要求，规范档案的分类、编号、整理、装订、存储等操作流程，确保档案管理工作的标准化、规范化。4.保密性原则：对涉及社区消防工作中的敏感信息和机密内容，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责分工（一）社区消防安全管理部门职责1.负责制定社区消防档案管理制度，并组织实施。2.统筹协调社区内各单位和居民委员会，指导其开展消防档案的收集、整理和归档工作。3.定期对社区消防档案进行检查、审核和评估，确保档案质量符合要求。4.负责消防档案的集中存储和保管，建立档案查阅、借阅登记制度，严格控制档案的流向和使用范围。5.根据社区消防安全工作的发展和变化，及时更新和完善消防档案内容。（二）社区内各单位职责1.按照本制度要求，负责本单位消防档案的建立和管理工作，明确专人负责档案的收集、整理、归档和保管。2.定期将本单位的消防安全工作情况，包括消防设施设备维护保养记录、消防安全检查记录、火灾隐患排查与整改情况等资料报送至社区消防安全管理部门。3.配合社区消防安全管理部门开展消防档案的检查、审核等工作，对档案管理中存在的问题及时进行整改。（三）居民委员会职责1.组织本社区居民开展消防档案管理工作，发动居民积极参与消防档案资料的收集和提供。2.负责收集本社区居民住宅的消防安全相关资料，如家庭用火用电用气安全情况记录、消防设施配备情况等，并整理归档。3.协助社区消防安全管理部门做好消防档案的宣传和培训工作，提高居民对消防档案管理重要性的认识。三、消防档案的分类与内容（一）消防设施设备档案1.消防设施设备基本信息消防设施设备清单，包括名称、型号、规格、数量、安装位置等详细信息。消防设施设备的产品质量合格证明文件、使用说明书、维护保养手册等资料。2.消防设施设备维护保养记录定期维护保养计划及执行情况记录，包括维护保养时间、内容、人员签名等。消防设施设备的故障维修记录，详细记录故障发生时间、现象、维修措施及结果等。消防设施设备的检测报告，如每年的消防设施设备检测报告，记录检测项目、结果及存在问题等。（二）消防安全检查档案1.日常消防安全检查记录社区消防安全管理部门及各单位、居民委员会的日常消防安全检查记录，包括检查时间、地点、检查人员、检查内容及发现的问题等。对检查发现问题的整改情况跟踪记录，明确整改责任人、整改期限及整改完成情况。2.专项消防安全检查记录针对重大节日、重要活动、季节特点等开展的专项消防安全检查记录，详细记录检查过程及发现的问题和整改情况。对社区内重点区域、重点部位，如易燃易爆场所、人员密集场所等的专项检查记录。（三）火灾隐患排查与整改档案1.火灾隐患排查记录定期开展火灾隐患排查工作的记录，包括排查范围、方法、发现的火灾隐患情况等。对火灾隐患进行分类统计，分析隐患产生的原因及分布规律。2.火灾隐患整改档案针对排查出的火灾隐患制定的整改方案，明确整改目标、措施、责任人及整改期限。整改过程中的工作记录，如整改工作进展情况、遇到的问题及解决措施等。火灾隐患整改完成后的验收记录，由验收人员签字确认整改结果。（四）消防宣传教育档案1.消防宣传教育活动计划与总结每年制定的消防宣传教育活动计划，明确活动主题、时间、地点、形式及参与人员等。每次消防宣传教育活动结束后的总结报告，评估活动效果，总结经验教训。2.消防宣传教育活动记录各类消防宣传教育活动的详细记录，包括活动现场照片、视频资料、参与人员签到表、宣传资料发放记录等。居民参与消防宣传教育活动的反馈意见和建议记录。（五）灭火和应急疏散预案档案1.灭火和应急疏散预案文本社区总体灭火和应急疏散预案，明确火灾报警、应急疏散、初期火灾扑救、安全防护救护等各环节的组织指挥、职责分工、行动程序等内容。社区内各单位、居民住宅根据自身实际情况制定的灭火和应急疏散预案。2.灭火和应急疏散预案演练记录定期组织的灭火和应急疏散预案演练计划及执行情况记录，包括演练时间、地点、参与人员、演练过程及效果评估等。对演练中发现问题的整改情况记录，完善预案内容，提高预案的科学性和实用性。（六）消防工作会议档案1.消防工作会议记录社区消防安全管理部门组织召开的各类消防工作会议记录，包括会议时间、地点、参会人员、会议议题、讨论内容及决议等。会议形成的文件、纪要等资料归档保存。（七）其他消防档案1.社区内涉及消防安全的各类合同协议档案，如消防设施设备采购合同、消防技术服务合同等。2.与消防工作相关的其他文件、资料、图片、影像等档案资料。四、消防档案的建立与整理（一）档案建立要求1.各责任主体应按照本制度规定的档案分类和内容要求，及时收集、整理本单位或本区域内的消防档案资料，确保档案资料的真实性和完整性。2.档案资料应使用原件，如无法提供原件，应提供清晰、完整的复印件，并注明原件存放处。复印件需由提供单位盖章或相关人员签字确认。3.档案资料应采用A4纸张规格，书写应工整、清晰，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。（二）档案整理原则1.按照消防档案的分类，对收集到的资料进行分类整理，同一类别的资料应集中存放。2.每份档案资料应按照时间顺序或重要程度进行排序，便于查阅和管理。3.对每份档案资料应编制页码，确保资料的连续性和完整性。（三）档案装订要求1.档案资料应采用左侧装订方式，装订应牢固、整齐，不得有散页、掉页现象。2.装订时应去除资料中的金属物，如订书钉、回形针等，防止生锈损坏档案。3.对于纸张较大的资料，应进行折叠处理，使其大小与A4纸张一致后再进行装订。（四）档案编号规则1.消防档案应进行统一编号，以便于管理和查询。编号应遵循唯一性、系统性和扩展性原则。2.编号采用“年份+类别代码+流水号”的格式，例如：2023XF01001，其中“2023”表示年份，“XF”表示消防档案类别代码，“01”表示具体类别下的细分类别代码，“001”表示流水号。3.类别代码和细分类别代码应根据消防档案的分类进行设定，具体如下：消防设施设备档案：XF01消防安全检查档案：XF02火灾隐患排查与整改档案：XF03消防宣传教育档案：XF04灭火和应急疏散预案档案：XF05消防工作会议档案：XF06其他消防档案：XF07五、消防档案的保管与存储（一）保管期限1.消防设施设备档案、灭火和应急疏散预案档案等涉及消防安全重要信息的档案应长期保管。2.消防安全检查档案、火灾隐患排查与整改档案、消防宣传教育档案、消防工作会议档案等档案保管期限为[X]年。3.其他消防档案根据实际情况确定保管期限，但不得少于[X]年。（二）存储方式1.社区消防安全管理部门应设立专门的消防档案保管室，配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架、防火防潮防虫设施等，确保档案存储环境安全可靠。2.档案应按照类别和编号顺序存放，便于查找和管理。对于电子档案，应进行备份存储，并建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、索引和检索，确保电子档案的安全和有效利用。（三）档案保管要求1.档案保管人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整性和安全性。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。2.档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。严禁在档案保管室内吸烟、使用明火或存放易燃、易爆物品。3.对超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁处理，确保档案管理工作的规范性和有效性。六、消防档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.社区内各单位、居民委员会及相关人员因工作需要查阅消防档案的，应填写《消防档案查阅申请表》，注明查阅内容、目的、时间等信息，并经本单位或社区负责人签字同意后，方可到社区消防安全管理部门查阅。2.查阅人员应在指定的档案查阅室进行查阅，不得擅自将档案带出查阅室。查阅时应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案原件。3.查阅人员如需复印档案资料，应经档案保管人员同意，并按照规定进行登记和收费。复印的档案资料应与原件内容一致，并加盖档案保管部门印章。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅消防档案的，应填写《消防档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等信息，并经社区消防安全管理部门负责人审批同意后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管所借阅的档案资料，不得转借他人或用于其他非工作目的。如发现档案资料有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。4.借阅人员归还档案时，档案保管人员应认真核对档案资料的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。七、消防档案的销毁（一）销毁条件1.对保管期限已满且确无保存价值的消防档案，经鉴定后可进行销毁处理。2.因自然灾害、意外事故等原因导致档案损坏无法修复，且已无利用价值的，可进行销毁。（二）销毁程序1.社区消防安全管理部门应定期对档案进行清理和鉴定，提出拟销毁档案清单。2.组织相关人员对拟销毁档案进行审核，确认档案已无保存价值后，报社区消防安全管理部门负责人批准。3.批准后的销毁档案清单应进行登记造册，