会计档案管理制度

PAGE会计档案管理制度、一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构的会计档案管理。（三）定义会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司财务部门负责统一管理会计档案工作，各分支机构应指定专人负责本单位会计档案的收集、整理、保管等工作，并接受公司财务部门的指导和监督。2.依法合规原则。会计档案管理应严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保会计档案的真实性、完整性和合法性。3.安全保密原则。采取有效措施保证会计档案的安全，防止会计档案被篡改、损毁、丢失，同时对涉及公司商业秘密的会计档案严格保密。4.便于利用原则。会计档案的整理和保管应便于查阅和利用，提高工作效率。二、会计档案的内容（一）会计凭证包括原始凭证和记账凭证。原始凭证是经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证，如发票、收据、报销单等；记账凭证是根据审核无误的原始凭证编制的，用以确定会计分录，作为登记账簿依据的凭证。（二）会计账簿1.总账：按照总分类账户分类登记经济业务的账簿，是编制会计报表的主要依据。2.明细账：按照明细分类账户分类登记经济业务的账簿，详细反映各项经济业务的具体情况。3.日记账：按照经济业务发生时间的先后顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.其他辅助性账簿：如固定资产卡片、低值易耗品台账等。（三）财务会计报告包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。财务会计报告是企业对外提供的反映企业某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量等会计信息的文件，主要包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表以及附注。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表：是在银行对账单余额与企业账面余额的基础上，各自加上对方已收、本单位未收账项数额，减去对方已付、本单位未付账项数额，以调整双方余额使其一致的一种调节方法的书面文件。2.银行对账单：银行客观记录企业资金流转情况的记录单，反映企业在一定时期内银行账户的收支明细。3.纳税申报表：企业向税务机关申报缴纳税款的书面报告，记录了企业应纳税额、已纳税额等情况。4.会计档案移交清册：记录会计档案从一个部门或人员移交至另一个部门或人员时详细情况的清单。5.会计档案保管清册：记载会计档案详细内容、保管地点、保管期限等信息的清册。6.会计档案销毁清册：记录会计档案销毁情况，包括销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容的清单。7.其他具有保存价值的会计核算专业资料，如财务分析报告、经济合同等。三、会计档案的整理（一）分类标准1.按会计档案的形成时间进行分类，如年度、季度、月度等。2.按会计档案的类别进行分类，分为会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等类别。（二）整理方法1.会计凭证按月度将记账凭证连同所附的原始凭证进行整理，去除金属物，按编号顺序排列，每25张或50张装订一册，在凭证左上角或左侧装订，装订应牢固、整齐，不得压字、压票。在凭证封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止日期、起止号码、凭证张数等内容，并由装订人员和会计主管人员在封签处签章。2.会计账簿总账、明细账、日记账应按年度分别整理，一本账簿为一个保管单位。对于活页账，应抽出空白页，再按顺序编定页码并加装封面，注明账簿名称、年度、账簿页数等内容，由记账人员和会计主管人员在封面上签章。固定资产卡片应在固定资产报废清理后，按类别或使用部门整理，每类或每个部门装订成册，并在封面上注明固定资产类别、使用部门、年度等信息。3.财务会计报告按年度将月度、季度、半年度、年度财务会计报告分别整理，一份财务会计报告中的各类报表为一个保管单位。在财务会计报告封面上注明单位名称、年度、报告期、报告种类等内容，并由单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章。4.其他会计资料银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等应按年度整理，每类资料为一个保管单位。会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等应按编制时间整理，一份清册为一个保管单位。其他具有保存价值的会计核算专业资料应根据其性质和形成时间进行分类整理，确定保管单位。（三）编号规则1.会计凭证编号：采用年度月份凭证种类序号的格式，如“20XX01记001”，其中“20XX”表示年度，“01”表示月份，“记”表示记账凭证，“001”表示凭证序号。2.会计账簿编号：总账编号为“Z年度”，如“Z20XX”；明细账编号为“M年度科目代码”，如“M20XX1001”，其中“1001”为库存现金科目代码；日记账编号为“J年度日记账种类”，如“J20XX现金”；固定资产卡片编号为“K年度资产类别资产编号”，如“K20XX房屋建筑物001”。3.财务会计报告编号：采用年度报告期报告种类的格式，如“20XX年度年报”、“20XX半年度半年报”等。4.其他会计资料编号：银行存款余额调节表编号为“Y年度月份”，如“Y20XX01”；银行对账单编号为“D年度月份”，如“D20XX01”;纳税申报表编号为“N年度申报期”，如“N20XX一季度”；会计档案移交清册编号为“T编制时间”，如“T20XX年XX月XX日”；会计档案保管清册编号为“B编制时间”，如“B20XX年XX月XX日”；会计档案销毁清册编号为“X编制时间”，如“X20XX年XX月XX日”；其他会计核算专业资料编号根据其性质和类别自行确定，如“C经济合同合同编号签订时间”，如“C销售合同00120XX年XX月XX日”。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿中总账、明细账、日记账保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告中月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料中银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，纳税申报表保管期限为10年，会计档案移交清册保管期限为30年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保管。（二）保管地点1.公司应设置专门的会计档案保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全措施，保持清洁、干燥、通风良好。2.会计档案保管库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。3.电子会计档案应存储在磁性介质或光盘等存储介质上，并定期进行备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。（三）保管要求1.会计档案应分类存放，按编号顺序排列，便于查找和利用。2.对于纸质会计档案，应保持整洁、完好，不得随意折叠、涂改、挖补、损坏。3.对于电子会计档案，应定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。存储电子会计档案的介质应定期进行复制，防止数据丢失。4.会计档案管理人员应定期对会计档案进行清查盘点，核对账实是否相符，如发现问题应及时报告并采取措施处理。5.严格限制非档案管理人员进入会计档案保管库房，确需查阅档案的，应经相关负责人批准，并办理查阅登记手续。五、会计档案的查阅和借阅（一）查阅程序1.本公司内部人员查阅会计档案，需填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审核后，报财务部门负责人批准。2.外单位因工作需要查阅本公司会计档案的，应持有单位介绍信，注明查阅内容、查阅目的等，经本公司财务部门负责人批准，并由财务部门指定专人陪同查阅。3.查阅会计档案时，查阅人员应在指定地点进行，不得将会计档案携带出保管库房。如需复印或摘录会计档案内容的，应经财务部门负责人批准，并由档案管理人员负责办理复印或摘录手续。（二）借阅程序1.本公司内部人员借阅会计档案，需填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人审核后，报财务部门负责人批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。3.借阅人员应妥善保管会计档案，不得转借他人，不得在会计档案上涂改、标记、污损、拆封等，如发现会计档案有损坏或丢失情况，应及时报告并承担相应责任。4.外单位借阅本公司会计档案，除按照上述外单位查阅程序办理审批手续外，还应与本公司签订保密协议，明确双方的权利和义务，确保会计档案的安全和保密。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证外，可以按照规定程序销毁。2.对于保管期满但涉及国家秘密、商业秘密或其他重要事项的会计档案，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。（二）销毁程序1.由财务部门会同档案管理部门对拟销毁的会计档案进行鉴定，编制《会计档案销毁清册》，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.《会计档案销毁清册》经财务部门负责人、档案管理部门负责人、单位负责人审核签字后，报上级主管部门备案。3.销毁会计档案时，应由财务部门、档案管