会计档案内部管理制度

PAGE会计档案内部管理制度一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构的会计档案管理。（三）定义会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司总部财务部门负责统一指导和监督全公司的会计档案管理工作，各分支机构财务部门负责本单位会计档案的具体管理。2.依法管理原则。严格遵守国家有关会计档案管理的法律法规和行业标准，确保会计档案管理工作合法合规。3.安全保密原则。采取有效措施保证会计档案的安全，防止会计档案被篡改、损毁、丢失，同时对涉及公司商业秘密的会计档案严格保密。4.便于利用原则。优化会计档案管理流程，提高档案检索和调阅效率，方便公司内部各部门及相关人员利用会计档案。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单等各类外来和自制的原始单据。2.记账凭证，根据审核无误的原始凭证编制的，记录经济业务简要内容、确定会计分录，并据以登记账簿的书面证明。（二）会计账簿1.总账，按照总分类账户分类登记经济业务的账簿，全面、总括地反映企业经济活动情况。2.明细账，按照明细分类账户分类登记经济业务的账簿，详细记录各项经济业务的具体情况。3.日记账，按照经济业务发生时间的先后顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.其他辅助性账簿，如固定资产卡片、低值易耗品台账等。（三）财务会计报告1.月度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.季度财务会计报告，除包含月度报告内容外，还可能有财务情况说明书等。（四）年度财务会计报告，全面反映公司年度财务状况、经营成果和现金流量情况，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表以及附注等。（五）其他会计资料1.银行存款余额调节表，用于核对企业银行存款日记账与银行对账单之间的差异，调整未达账项。2.银行对账单，银行定期向企业提供的反映企业银行账户收支情况的对账单。3.纳税申报表，企业向税务机关申报缴纳税款的报表。4.会计档案移交清册，记录会计档案从一个部门或人员移交至另一个部门或人员的详细情况。5.会计档案保管清册，登记会计档案的种类、数量、保管期限等信息的清册。6.会计档案销毁清册，记录会计档案销毁情况的清册，包括销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。7.会计电算化数据，包括存储在计算机硬盘、光盘、磁带等存储介质上的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等电子数据，以及相关的会计软件程序、数据库文件等。三、会计档案的整理与归档（一）整理要求1.会计凭证按记账凭证的编号顺序排列，定期装订成册，并加具封面、封底。封面应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数、附件张数等内容。记账凭证附件应齐全，如原始凭证较多可单独装订，但应在记账凭证上注明“附件另订”及原始凭证名称和编号。2.会计账簿年度终了，各种账簿在结转下年、建立新账后，一般都要把旧账送交总账会计集中统一整理。整理时，应将活页账页抽出，按科目顺序排列，加具封面、封底，装订成册。封面应注明单位名称、账簿名称、年度、账簿页数等内容。对于订本式账簿，应保持原有的账页顺序，不得随意抽换账页。3.财务会计报告月度、季度财务会计报告应按月、季分别装订成册，年度财务会计报告应单独装订成册。装订后的财务会计报告应加具封面，封面应注明单位名称、年度、月份、季度报告名称、报告所属期间、报告份数、编制人员等内容。4.其他会计资料银行存款余额调节表、银行对账单应按月或按季装订成册，封面注明单位名称、年度、月份、季度、资料名称等内容。纳税申报表应按年度装订成册，封面注明单位名称、年度、税种、申报期等内容。会计档案移交清册、保管清册、销毁清册应按类别分别装订成册，封面注明单位名称、年度、档案类别、册数等内容。会计电算化数据应定期备份，并分别存储在不同的介质上，如硬盘、光盘等。存储介质应标明数据所属年度、月份、数据内容等信息，并妥善保管。（二）归档程序1.会计年度终了后，各会计岗位人员应及时将本岗位负责的会计档案进行整理。2.整理好的会计档案应在规定时间内移交至本单位财务部门的档案管理人员。移交时，双方应按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并在移交清册上签字确认。3.财务部门档案管理人员应对接收的会计档案进行认真核对和检查，确保档案的完整性和准确性。核对无误后，将会计档案分类存放于专门的档案柜中，并建立会计档案保管清册，详细记录档案的存放位置、保管期限等信息。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证保管期限为30年。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、其他辅助性账簿保管期限为30年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告类：月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年；年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料类：银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年；纳税申报表保管期限为10年；会计档案移交清册保管期限为30年；会计档案保管清册永久保管；会计档案销毁清册永久保管；会计电算化数据按照与纸质会计档案相同的保管期限保管。（二）保管地点1.公司应设立专门的会计档案保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，确保会计档案的安全存储。2.会计档案保管库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关规定。3.会计档案应分类存放于档案柜中，档案柜应编号并标明存放档案的类别、年度等信息，便于查找和管理。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对会计档案进行检查和盘点，确保档案的完整无缺。如发现档案有破损、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。2.对于磁性介质存储的会计电算化数据，应定期进行复制和检查，防止数据丢失或损坏。3.严格限制非档案管理人员进入会计档案保管库房，确需查阅档案的，应经财务部门负责人批准，并由档案管理人员陪同查阅。4.会计档案不得外借，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.公司内部各部门因工作需要查阅会计档案时，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、年度、查阅目的等内容，并经本部门负责人签字后，提交至财务部门。2.财务部门负责人对查阅申请进行审核，审核通过后，指定档案管理人员陪同查阅，并提供必要的协助。3.查阅人员应在档案管理人员指定的地点查阅会计档案，不得擅自将档案带出指定地点。查阅过程中，应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。4.查阅结束后，查阅人员应及时将查阅的会计档案归还档案管理人员，并在《会计档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅程序1.公司外部单位因特殊原因需要借阅公司会计档案时，应持有单位介绍信，注明借阅档案的名称、年度、借阅用途等内容，并经公司负责人批准。2.经批准后，财务部门应与借阅单位签订《会计档案借阅协议》，明确借阅期限、借阅责任等事项。3.档案管理人员按照《会计档案借阅协议》的要求，向借阅单位提供会计档案，并办理借阅登记手续。借阅登记应注明借阅单位名称、借阅日期、归还日期、档案名称、册数等内容。4.借阅单位应在规定的借阅期限内归还会计档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。归还时，档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅单位的责任。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除本制度另有规定外，可以按照规定程序销毁。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（二）销毁程序1.由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3.销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。七、会计档案管理的监督与检查（一）监督检查部门公司内部审计部门负责对全公司的会计档案管理工作进行定期或不定期的监督检查。（二）监督检查内容1.会计档案管理制度的执行情况，包括档案的整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等环节是否符合本制度的规定。2.会计档案的安全保管情况，如库房设施是否完好、档案是否存在损坏或丢失等情况。3.会计档案的利用情况，是否能够满足公司内部各部门及相关人员的工作需要，查阅和借阅手续是否完备。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，审计部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对存在