档案局安全保密制度

PAGE档案局安全保密制度一、总则（一）目的为加强档案局的安全保密工作，确保档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露、丢失、篡改等情况发生，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本局实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于档案局全体工作人员，以及涉及档案管理、查阅、利用等相关活动的外部人员。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全保密工作放在首位，采取有效措施确保档案信息不被非法获取、使用、披露或破坏。2.预防为主原则：强化安全保密意识，建立健全各项安全保密制度和措施，加强日常管理和监督检查，预防安全保密事故的发生。3.依法管理原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，依法开展档案安全保密工作，确保管理活动合法合规。4.分级负责原则：明确各部门和人员在档案安全保密工作中的职责，实行分级管理、分级负责，确保责任落实到位。二、档案管理安全保密规定（一）档案库房安全1.选址与建设档案库房应选择在地势较高、干燥、通风、排水良好的位置，远离易燃、易爆、污染源等。库房的建筑结构应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防磁等要求，具备必要的安全防护设施。2.环境条件控制库房内应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。定期对库房的温湿度进行监测和记录，采取有效措施进行调节，确保档案存储环境稳定。3.安全防护设施库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，如火灾自动报警系统、防盗报警装置、除湿机、防虫药、防鼠板等。对安全防护设施设备应定期进行检查、维护和更新，确保其正常运行。4.人员进出管理严格控制档案库房的人员进出，非库房管理人员未经批准不得进入。库房管理人员进入库房时应进行登记，记录进入时间、离开时间、人员姓名等信息。（二）档案整理与保管1.档案整理档案整理应按照国家有关标准和规范进行，确保档案分类准确、编号唯一、排列有序。对破损、褪色、字迹模糊等档案应及时进行修复或复制，保证档案的完整性和可读性。2.档案保管档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。定期对档案进行清查和核对，确保档案数量准确、内容完整。（三）档案数字化安全1.数字化设备管理档案数字化设备应专人专用，定期进行维护和保养，确保设备正常运行。数字化设备应安装必要的安全防护软件，防止病毒感染和数据泄露。2.数字化过程控制档案数字化过程应严格按照操作规程进行，确保数字化质量。对数字化过程中产生的中间数据和成果数据应进行备份，备份数据应存储在安全的位置。3.数字化数据存储与管理数字化数据应存储在安全的存储设备上，并进行加密处理。建立数字化数据访问权限管理制度，严格控制数据的访问和使用。三、档案查阅与利用安全保密规定（一）查阅审批1.查阅申请外部人员查阅档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。内部人员查阅档案应按照规定的审批流程进行申请，经批准后方可查阅。2.审批流程查阅申请表应提交给档案管理部门负责人进行初审，初审通过后提交给分管领导进行审批。分管领导根据查阅申请的内容和目的进行审批，批准后方可查阅。（二）查阅场所与方式1.查阅场所档案查阅应在指定的查阅场所进行，查阅场所应具备必要的安全保密设施。查阅场所应保持安静、整洁，不得在查阅场所内吸烟、饮食等。2.查阅方式档案查阅应采用现场查阅的方式，不得将档案带出查阅场所。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并在规定的范围内进行。（三）利用登记与监督1.利用登记对档案的利用情况应进行详细登记，记录利用时间、利用人员、利用内容等信息。利用登记应及时、准确、完整，便于查询和统计。2.利用监督档案管理部门应加强对档案利用过程的监督，确保利用活动符合安全保密规定。对违反安全保密规定的利用行为应及时制止，并进行严肃处理。四、人员安全保密管理规定（一）人员背景审查1.新员工审查新员工入职前应进行背景审查，审查内容包括个人履历、工作经历、违法违纪记录等。对背景审查不合格的人员不得录用。2.定期审查对在职员工应定期进行背景审查，审查周期一般为[X]年。对审查中发现问题的员工应及时进行处理，情节严重的应予以辞退。（二）安全保密培训1.入职培训新员工入职后应参加安全保密培训，培训内容包括安全保密制度、操作规程、职业道德等。培训时间不少于[X]小时，培训结束后应进行考核，考核合格后方可上岗。2.定期培训对在职员工应定期进行安全保密培训，培训周期一般为[X]年。培训内容应根据国家法律法规和行业标准的变化以及本局实际情况进行调整和更新。（三）人员行为规范1.保密意识教育加强对工作人员的保密意识教育，提高工作人员的安全保密意识和责任感。工作人员应严格遵守安全保密制度，不得泄露档案信息。2.行为准则工作人员在工作中应保持严谨、认真的态度，不得擅自离岗、串岗。不得在非工作时间谈论档案信息，不得在公共场所谈论档案工作。不得将个人移动存储设备带入档案工作区域，不得在档案工作区域使用未经安全检测的设备。五、信息系统安全保密规定（一）系统建设与管理1.系统规划与设计档案信息系统的建设应符合国家有关标准和规范，满足档案管理工作的需要。系统规划与设计应充分考虑安全保密因素，采取必要的安全防护措施。2.系统开发与测试档案信息系统的开发应选择具有资质的开发单位，严格按照开发流程进行。系统开发过程中应进行安全保密测试，确保系统安全可靠。3.系统上线与运行档案信息系统上线前应进行全面的安全检查和评估，确保系统安全稳定运行。系统运行过程中应定期进行维护和更新，及时处理系统故障和安全漏洞。（二）系统安全防护1.网络安全档案信息系统应建立完善的网络安全防护体系，包括防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等。加强对网络访问的控制，设置不同的用户权限，防止非法访问。2.数据安全对档案信息系统中的数据应进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全。定期对数据进行备份，备份数据应存储在安全的位置，并进行异地存储。3.用户认证与授权档案信息系统应采用有效的用户认证和授权机制，确保用户身份真实可靠。根据用户的工作职责和权限，分配不同的系统操作权限，防止越权操作。（三）系统审计与监控1.审计制度建立档案信息系统审计制度，对系统操作、数据访问等进行审计。审计记录应保存一定期限，以便查询和追溯。2.监控措施对档案信息系统进行实时监控，及时发现和处理系统异常情况。监控数据应进行分析和统计，为系统安全管理提供决策依据。六、保密监督与检查（一）监督机制1.内部监督成立档案安全保密监督小组，定期对本局的档案安全保密工作进行检查和监督。监督小组应制定检查计划，明确检查内容、检查方式和检查时间。2.外部监督积极接受上级主管部门和相关部门的监督检查，及时整改存在的问题。主动邀请外部专家对本局的档案安全保密工作进行评估和指导，不断提高安全保密管理水平。（二）检查内容与方式1.检查内容档案库房安全情况，包括环境条件、安全防护设施等。档案整理与保管情况，包括档案分类、编号、存放等。档案查阅与利用情况，包括查阅审批、查阅场所、利用登记等。人员安全保密管理情况，包括人员背景审查、安全保密培训、人员行为规范等。信息系统安全保密情况，包括系统建设与管理、系统安全防护、系统审计与监控等。2.检查方式定期检查与不定期检查相结合，定期检查一般每季度进行一次，不定期检查根据工作需要随时进行。现场检查与非现场检查相结合，现场检查主要对档案库房、查阅场所等进行实地检查，非现场检查主要对档案管理系统、人员行为等进行远程监控和数据分析。（三）问题整改与责任追究1.问题整改对检查中发现的问题应及时下达整改通知书，明确整改要求和整改期限。被检查部门应按照整改通知书的要求，制定整改措施，认真进行整改，并在规定的期限内提交整改报告。2.责任追究对违反安全保密制度的行为，应视情节轻重给予相应的责任追究，包括警告、罚款、辞退等。对因违反安全保密制度