地方税务档案管理制度

PAGE地方税务档案管理制度一、总则（一）目的为了加强地方税务档案管理，确保税务档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在税收征管、税务稽查、政策研究等工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《机关档案工作条例》等相关法律法规，结合地方税务工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于地方各级税务机关及其所属单位在税收征收管理、税务行政管理等各项工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案。具体包括税收征管档案、税务行政许可档案、税务稽查档案、人事档案、财务档案、基建档案、设备档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则地方税务档案工作实行统一领导、分级管理。各级税务机关应设立专门的档案管理机构或配备专职档案管理人员，对本单位及所属单位的档案进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则税务档案应如实反映税收征管、税务行政管理等工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。档案形成过程中应严格按照相关规定和程序进行记录和整理，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则全面收集和整理地方税务工作中形成的各类档案，确保档案资料的齐全完整。不仅要涵盖税收业务的各个环节，还要包括与之相关的行政管理、人事、财务等方面的资料，避免档案缺失。4.系统性原则对税务档案进行科学分类、编号和排列，使其形成一个有机的整体，便于检索和利用。按照档案的形成规律和内在联系，建立合理的档案体系，确保档案之间的关联性和系统性。5.安全性原则采取有效措施确保税务档案的实体安全和信息安全。加强档案保管场所的安全防护设施建设，防止档案被盗、被毁、丢失等情况发生。同时，利用信息技术手段对档案信息进行加密存储和管理，防止信息泄露。（四）管理职责1.档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。负责对本单位及所属单位档案工作进行监督、指导和检查，定期组织档案工作考核。集中统一管理本单位各类档案，做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、检索、利用等工作。组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。负责档案管理设施设备的配备、维护和更新，确保档案保管条件符合要求。组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质和技能水平。参与档案的鉴定销毁工作，对拟销毁档案进行审核并按规定程序办理销毁手续。2.档案形成部门职责负责本部门在税收征管、税务行政管理等工作中形成档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料的齐全、完整、准确。按照档案管理部门的要求，规范档案形成过程中的记录和整理工作，保证档案质量。配合档案管理部门做好档案的鉴定、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。3.档案管理人员职责认真履行档案管理岗位职责，遵守档案管理各项规章制度。负责档案的日常收集、整理、分类、编号、装订、上架等工作，确保档案整理规范、有序。做好档案的保管工作，定期检查档案保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。负责档案的检索、查阅、借阅等服务工作，严格按照规定办理档案利用手续，及时登记档案利用情况。参与档案的鉴定、销毁工作，协助编写档案鉴定报告。负责档案管理信息化系统的操作和维护，确保档案信息安全和系统正常运行。积极参加档案业务培训，不断提高自身业务素质和工作能力。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.税收征管档案包括税务登记、纳税申报、税款征收、发票管理、税收减免、纳税评估、税务稽查等业务环节形成的各类资料，如税务登记表、纳税申报表、完税凭证、发票存根联、减免税审批表、稽查报告等。2.税务行政许可档案涵盖税务行政许可申请、受理、审查、决定等过程中形成的文件材料，如行政许可申请书、受理通知书、审查意见书、准予行政许可决定书等。3.税务稽查档案包含税务稽查选案、检查、审理、执行等环节的相关资料，如稽查任务通知书、检查工作底稿、税务稽查报告、税务处理决定书、税务行政处罚决定书等。4.人事档案主要有干部职工的履历表、任免文件、考核材料、工资档案、奖惩记录、培训经历、党团关系等资料。5.财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、财务审计报告、预算决算资料、资产清查报告等。6.基建档案涉及基本建设项目从项目立项、可行性研究、设计、施工到竣工验收等全过程形成的文件材料，如项目审批文件、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等。7.设备档案包含设备购置申请、合同协议、设备到货验收单、设备安装调试记录、设备维护保养记录、设备报废处置文件等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案形成规律和时间顺序，及时收集本部门在工作中产生的各类档案资料，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的档案应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章手续齐全。对不符合要求的档案，应及时补充或更正相关信息。3.电子文件应按照相关规定进行收集，确保电子文件格式规范、元数据完整，并与纸质文件同步归档。电子文件应存储在符合安全要求的载体上，并进行备份。（三）整理方法1.分类按照档案的门类和载体，将税务档案分为文书档案、会计档案、科技档案、声像档案、电子档案等类别。文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类。即先按年度将档案分开，再根据保管期限分为永久、长期、短期三类，最后按照机构（问题）进行排列。会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报表等类别进行分类，并按年度顺序排列。科技档案按照项目进行分类，每个项目下再按照文件形成的阶段和性质进行排列。声像档案按照载体形式和内容主题进行分类整理。电子档案按照存储格式和内容分类进行整理，建立电子档案目录数据库。2.编号文书档案编号采用“全宗号年度保管期限件号”的结构。全宗号由上级档案管理部门统一编制；年度为档案形成年度；保管期限分为“永久”“长期”（10年）“短期”（5年）；件号为每件档案在其分类排列中的顺序号。会计档案编号采用“全宗号年度类别案卷号”的结构。类别按照会计凭证、会计账簿、财务报表等划分；案卷号为每个类别下档案案卷的顺序号。科技档案编号采用“全宗号项目代号分类号案卷号”的结构。项目代号为项目名称的缩写或编号；分类号根据项目文件的性质和内容进行分类编号；案卷号为每个分类下档案案卷的顺序号。声像档案编号采用“全宗号年度类别顺序号”的结构。类别按照照片、录音、录像等划分；顺序号为每件声像档案在其类别中的排列顺序号。电子档案编号与相应纸质档案编号一致，并在电子档案管理系统中进行标识。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应注明案卷编号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数等信息；卷内文件目录应注明文件编号、责任者、题名、日期、页号等信息。电子档案应编制电子目录，目录信息应与纸质档案目录相对应，便于查询和利用。同时，应建立电子档案索引数据库，提高电子档案检索效率。4.装订文书档案一般以件为单位进行装订，采用左侧装订方式，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。会计档案应按照规定的方法进行装订，确保会计凭证、账簿等的完整性和规范性。其他档案根据实际情况进行装订或整理，保证档案的整齐有序。三、档案的保管（一）保管场所1.各级税务机关应设立专门的档案库房，档案库房应符合安全、防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防光、防尘等要求。库房应配备温湿度调节设备、消防设备、防虫防鼠设备等必要的设施。2.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。3.档案库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序进行。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。档案架应坚固耐用，并定期进行检查和维护。2.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应分别存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。同时，应建立电子档案存储管理制度，确保电子档案的存储安全。3.声像档案应根据载体形式进行妥善保管。照片应冲印或扫描成电子文件后分类存放，并做好标识；录音、录像带等应存放在防潮、防虫的盒套内，并注明内容、日期等信息。（三）保管期限1.税务档案的保管期限分为永久、长期（10年）、短期（5年）三种。永久保管的档案主要包括涉及税收政策法规制定、重大税务案件处理、重要人事任免、财务审计报告等具有长远查考利用价值的文件材料。长期保管的档案包括一般税务案件处理、重要税收征管资料、年度财务报表等在一定时期内具有查考利用价值的文件材料。短期保管的档案主要有一般性纳税申报资料、发票存根联等保存期限较短的文件材料。2.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和本制度的要求进行，不得擅自缩短或延长保管期限。档案管理部门应定期对档案保管期限进行鉴定，对已到保管期限的档案进行清理和处置。（四）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案保管场所、设施设备、档案信息等的安全管理。档案管理人员应严格遵守安全操作规程，确保档案管理工作安全有序进行。2.加强对档案库房的安全防范，安装防盗报警装置、监控设备等，确保库房24小时有人值守。定期对库房安全设施进行检查和维护，确保其正常运行。3.严格档案借阅、查阅登记制度，对涉及国家机密、商业秘密等重要档案的利用，应按照相关规定进行审批，防止档案信息泄露。4.制定档案应急预案，应对自然灾害、突发事件等可能对档案造成的损害。定期组织档案安全应急演练，提高档案管理人员的应急处置能力。四、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则税务档案的利用应严格遵守国家法律法规和本制度的规定，确保档案利用工作合法合规。2.服务大局原则档案利用工作应围绕税收征管、税务行政管理等中心工作，为税务机关决策、执法、服务等提供有力支持。3.方便利用原则简化档案利用手续，提高档案利用效率，为档案利用者提供便捷、高效的服务。（二）利用方式1.查阅税务机关内部工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员应根据申请表提供的信息，及时准确地提供档案资料，并做好查阅登记。外部单位或个人因工作需要查阅税务档案的，应按照国家有关规定办理相关手续，经税务机关负责人批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅过程中，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照、摄像档案内容。2.借阅税务机关内部工作人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。档案管理人员应在借阅期限届满时及时收回档案，并检查档案是否完好无损。外部单位或个人原则上不得借阅税务档案，确因特殊情况需要借阅的，应按照国家有关规定办理审批手续，并提供必要的担保。借阅期限和借阅要求按照内部借阅规定执行。3.复制税务机关内部工作人员因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理人员应按照申请表的要求进行复制，并做好复制登记。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。外部单位或个人因工作需要复制税务档案的，应按照国家有关规定办理审批手续，经税务机关负责人批准后，由档案管理部门指定专人负责复制，并做好复制登记。复制的档案应按照规定收取一定的费用。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。登记内容包括利用日期、利用者姓名或单位名称、利用目的、利用内容、批准人、承办人等信息。档案利用登记应及时、准确、完整，以便对档案利用情况进行统计和分析。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定审核，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合税务工作实际，对档案进行鉴定。2.对已失去查考利用价值的档案，如超过保管期限且无继续保存必要的一般性纳税申报资料、过期发票存根联等，可以考虑销毁。3.对涉及税收政策法规制定依据、重大税务案件证据、重要人事档案等具有重要历史价值和现实意义的档案，应永久保存。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，编制档案鉴定清册，注明档案的名称、年度、保管期限、数量等信息。2.将档案鉴定清册提交档案鉴定工作小组进行审核。鉴定工作小组应根据鉴定标准，对每一份档案进行逐一审查，提出存毁意见。3.对确定销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案的名称、年度、保管期限、数量、销毁原因等信息。档案销毁清册应经档案管理部门负责人、税务机关负责人签字批准。4.档案销毁工作应在指定的地点进行，由档案管理部门和