学校档案系统运行制度

PAGE学校档案系统运行制度一、总则（一）目的为加强学校档案管理，确保档案系统的正常运行，有效保护和利用档案资源，为学校各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位以及全体教职员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理学校在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案，确保档案的完整性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，便于查询和利用。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.规范性原则：档案管理工作应遵循国家有关法律法规和行业标准，做到规范化、标准化。二、档案管理机构与职责（一）档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，负责全校档案工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查。（二）档案管理人员职责1.档案收集：负责接收、征集学校各部门、各单位移交的档案，确保档案的齐全、完整。2.档案整理：按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，使其系统化、条理化。3.档案保管：妥善保管档案，做好档案库房的安全管理工作，包括防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全。4.档案利用：负责档案的查阅、借阅服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时提供利用服务，并做好利用登记工作。5.档案统计：对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，及时准确地填报各类档案统计报表。6.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，提出存毁意见，按照规定程序对失去保存价值的档案进行销毁处理。7.档案信息化建设：推进档案管理信息化进程，负责档案信息系统的建设、维护和管理，实现档案信息的数字化存储、检索和利用。（三）各部门、各单位档案管理职责1.负责本部门、本单位档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的真实、完整、准确。2.明确一名档案管理人员，负责本部门、本单位档案工作的具体实施，并接受学校档案管理部门的业务指导和监督检查。3.按照学校档案管理部门的要求，及时向学校档案管理部门移交应归档的档案。三、档案的收集与归档（一）收集范围学校档案收集范围包括但不限于以下几类：1.党群工作类：学校党组织的各类文件、会议记录、工作计划、总结、党员名册等。2.行政管理类：学校行政机构的各类文件、规章制度、会议纪要、工作计划、总结、统计报表等。3.教学工作类：教学计划、教学大纲、教案、课件、试卷、成绩册、教学成果等。4.科学研究类：科研项目申报书、研究报告、论文、著作、科研成果鉴定材料等。5.学生工作类：学生学籍档案、奖惩材料、毕业生就业材料等。6.基本建设类：学校基本建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收材料等。7.仪器设备类：仪器设备的购置合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。8.财会工作类：财务预算、决算报表、会计凭证、账簿等。9.外事工作类：外事活动的文件、协议、合同、出访报告等。（二）收集要求1.各部门、各单位应按照档案收集范围，及时收集本部门、本单位在工作活动中形成的各类文件材料，并进行初步整理。2.收集的文件材料应齐全、完整、真实，字迹清晰，签署完备，载体形式符合要求。3.对电子文件应同时收集其元数据和相关背景信息，确保电子文件的可读性和完整性。（三）归档时间1.当年形成的档案，在次年上半年归档完毕。2.跨年度的档案，在次年年底前归档完毕。3.学校重大活动、重要项目形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。（四）归档程序1.各部门、各单位档案管理人员对收集到的文件材料进行分类整理，编制档案移交清单。2.档案移交清单一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案一并移交学校档案管理部门。3.学校档案管理部门对接收的档案进行审核，对不符合要求的档案，退回移交部门重新整理。4.审核通过的档案，由学校档案管理部门进行统一编号、编目、装订等整理工作，并录入档案信息系统。四、档案的整理与分类编号（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法学校档案采用年度机构保管期限分类法，即先按年度分类，再按机构分类，最后按保管期限分类。（三）编号规则1.档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号”的结构形式。2.全宗号：学校档案管理部门为学校设立的档案编号，用于区分不同学校的档案。3.目录号：按照档案分类方案，对每一类档案编制的目录编号。4.案卷号：在每一本档案目录中，对每一卷档案编制的顺序号。5.件号：在每一卷档案中，对每一份文件编制的顺序号。（四）编目要求1.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。2.档案目录应准确反映档案的内容和形式特征，便于查找和利用。3.档案目录应打印或书写清晰，一式两份，一份随档案保管，一份用于档案检索。五、档案的保管与保护（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。2.档案架、档案柜应坚固耐用，便于档案的存放和查找。（三）档案保管要求1.按照档案分类编号顺序，将档案排列上架，存放整齐有序。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全。3.对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。4.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全。（四）档案保密措施1.严格遵守国家有关档案保密的法律法规，加强档案保密管理。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取特殊的保密措施，限制查阅和利用范围。3.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。六、档案的利用与服务（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、方便利用的原则，确保档案信息的安全和有效利用。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照国家有关规定进行利用。（二）利用范围1.学校内部各部门、各单位因工作需要查阅、借阅档案。2.校外单位因工作需要查阅、借阅学校档案，须经学校档案管理部门批准。3.个人因特殊原因查阅、借阅本人档案，须经学校档案管理部门批准。（三）利用手续1.查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的目的、内容和期限等。2.档案查阅、借阅申请表经所在部门负责人签字同意后，报学校档案管理部门审批。3.学校档案管理部门根据审批意见，为查阅、借阅人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记工作。4.查阅、借阅人员应在规定的期限内归还档案，如需延期，应办理续借手续。（四）利用方式1.档案查阅应在学校档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案库房。2.档案借阅一般不超过[X]个工作日，如需长期借阅，须经学校档案管理部门批准。3.档案管理人员应根据查阅、借阅人员的需求，及时提供档案，并做好利用指导工作。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地分析、准确判定档案价值的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，负责档案鉴定工作的组织领导和审核批准。档案鉴定工作领导小组由学校分管领导、档案管理部门负责人、相关业务部门负责人等组成。（三）鉴定方法1.定期对档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次。2.档案鉴定工作应采取直接鉴定法，即逐件审查档案内容，分析其保存价值。3.档案鉴定工作应结合学校的发展规划、工作重点和档案利用情况，综合考虑档案的历史、现实和未来价值。（四）鉴定标准与存毁意见1.档案鉴定工作应根据国家有关档案鉴定标准，结合学校实际情况，制定档案鉴定标准和存毁意见。2.档案鉴定标准应明确各类档案的保管期限，包括永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）。3.档案鉴定工作结束后，档案鉴定工作领导小组应根据鉴定结果，提出档案存毁意见。（五）销毁程序1.对失去保存价值的档案，应编制档案销毁清册，经档案鉴定工作领导小组审核批准后进行销毁。2.档案销毁清册应一式两份，一份随档案销毁，一份留存档案管理部门备查。3.档案销毁工作应在档案管理部门指定的场所进行，由档案管理人员和监销人员共同负责实施，并在档案销毁清册上签字确认。4.严禁个人私自销毁档案。八、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索和利用。2.提高档案管理工作的效率和质量，为学校各项工作提供更加便捷、高效的档案服务。（二）建设内容1.档案信息采集：对学校各类档案进行数字化扫描，将纸质档案转化为电子档案。2.档案信息录入：将档案的基本信息、目录信息等录入档案信息管理系统。3.档案信息存储：建立档案信息数据库，对档案信息进行安全存储。4.档案信息检索：开发档案信息检索功能，实现档案信息的快速查询和利用。5.档案信息利用：通过档案信息管理系统，为学校内部各部门、各单位以及校外单位提供档案查阅、借阅服务。（三）管理与维护1.建立档案信息化管理制度，规范档案信息的采集、录入、存储、检索、利用等操作流程。2.加强档案信息管理系统的安全防护，防止档案信息泄露、篡改和丢失。3.定期对档案信息管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。4.对档案信息化建设过程中形成的电子文件和数据，应按照档案管理的要求进行整理、归档和保管。九、监督与检查（一）监督检查机构学校设立档案工作监督检查小组，负责对学校各部门、各单位档案工作进行监督检查。档案工作监督检查小组由学校档案管理部门负责人、相关业务部门负责人等组成。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、利用等工作的开展情况。3.档案信息化建设情况。4.档案安全管理情况。（三）监督检查方式1.定期检查：每年对学校各部门、各单位档案工作进行一次全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对学校部分部门、单位的档案工作进行不定期抽查。3.专项检查：针对档案管理工作中的重点、难点问题，开展专项检查。（四）问题整改1.档案工作监