档案局一次性告知制度

PAGE档案局一次性告知制度一、总则（一）目的为了提高档案局工作效率，增强服务意识，规范政务服务行为，方便公民、法人和其他组织办事，特制定本一次性告知制度。本制度旨在确保办事群众能够一次性知晓办理档案相关业务所需的全部信息，避免多次往返，提高办事满意度。依据《中华人民共和国政府信息公开条例》以及档案管理相关法律法规，结合档案局实际工作情况，制定本制度，以保障公民、法人和其他组织依法获取档案信息的权利，促进档案工作的规范化、标准化建设。（二）适用范围本制度适用于档案局各科室、各窗口单位以及全体工作人员在办理档案查阅、借阅、档案整理服务、档案数字化加工服务、档案鉴定销毁服务等各类档案业务过程中，对办事群众的一次性告知行为。（三）基本原则1.依法告知原则严格按照国家法律法规及档案行业标准，准确、全面地向办事群众告知相关信息及要求，确保告知内容合法合规。2.全面准确原则一次性告知办事群众办理业务所需的全部信息，包括办理依据、条件、程序、期限、所需材料及格式要求等，做到内容完整、准确无误。3.便民高效原则以方便办事群众为出发点，优化告知方式，提高告知效率，减少办事环节，降低办事成本，让群众能够快捷、便利地了解办事流程。4.主动服务原则工作人员主动向办事群众提供一次性告知服务，不得等待群众询问才进行告知，并积极解答群众关于告知内容的疑问，提供必要的指导和帮助。二、告知内容（一）档案查阅服务1.办理依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及相关档案查阅利用规定。2.办理条件（1）中华人民共和国公民和组织持有合法证明，如身份证、工作证、介绍信等，可按规定查阅已开放的档案。（2）境外组织或者个人如需查阅我国档案，须经国家档案局或者省、自治区、直辖市档案局审查批准。3.办理程序（1）申请人向档案局查阅窗口提出查阅申请，填写查阅申请表，明确查阅档案的范围、目的等信息。（2）查阅窗口工作人员对申请进行初审，符合条件的予以受理，并出具受理通知书；不符合条件的，告知申请人不予受理的理由。（3）受理申请后，工作人员根据申请内容，在档案管理系统中检索相关档案，并调阅档案供申请人查阅。（4）申请人查阅档案时，应在指定地点进行，遵守查阅纪律，不得擅自涂改、抽取、撤换、标注、损毁档案。4.办理期限对符合查阅条件的申请，一般在受理后的[X]个工作日内提供档案查阅服务；如遇特殊情况需要延期的，应告知申请人并说明理由，延期最长不超过[X]个工作日。5.所需材料（1）个人查阅：有效身份证件原件及复印件。（2）单位查阅：单位介绍信、查阅人有效身份证件原件及复印件。（3）律师查阅：律师执业证书、律师事务所介绍信、当事人授权委托书原件及复印件。6.格式要求所有复印件应清晰可辨，注明“此复印件与原件一致”字样，并加盖申请人或申请单位公章。（二）档案借阅服务1.办理依据同档案查阅服务办理依据。2.办理条件（1）因工作需要，确需借阅档案的单位或个人。（2）借阅机密级以下档案的，须经档案形成部门负责人同意；借阅机密级档案的，须经档案局分管领导批准；借阅绝密级档案的，必须经档案局主要领导批准。3.办理程序（1）申请人向档案局借阅窗口提出借阅申请，填写借阅申请表，详细说明借阅档案的用途、期限等信息。（2）借阅窗口工作人员对申请进行审核，符合条件的予以受理，并根据档案密级要求，报相关领导审批。（3）审批通过后，工作人员与申请人签订档案借阅协议，明确双方权利义务，包括借阅期限、归还时间、保密责任等。（4）工作人员根据协议，为申请人办理档案借阅手续，提供档案借阅清单，并将档案交付申请人。4.办理期限对符合借阅条件且审批通过的申请，自签订借阅协议之日起[X]个工作日内提供档案借阅服务；借阅期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延期的，应提前办理延期手续，延期最长不超过[X]个工作日。5.所需材料（1）个人借阅：有效身份证件原件及复印件、单位出具的借阅证明（注明借阅用途、期限等）。（2）单位借阅：单位介绍信、查阅人有效身份证件原件及复印件、借阅档案用途说明。（3）特殊情况借阅（如司法机关办案等）：相关证明文件原件及复印件。6.格式要求同档案查阅服务所需材料格式要求。（三）档案整理服务1.办理依据档案管理相关行业标准及档案局内部工作规范。2.办理条件（1）机关、企事业单位及其他组织有档案整理需求，且档案整理工作符合国家档案管理规定。（2）提供的档案资料完整、真实、准确，能够反映本单位工作活动和历史面貌。3.办理程序（1）申请人向档案局档案整理服务窗口提交档案整理申请，说明档案整理的范围、目的、要求等基本情况，并提供拟整理档案的清单。（2）服务窗口工作人员对申请进行评估，确定是否具备整理条件。如具备条件，与申请人签订档案整理服务合同，明确服务内容、期限、费用等事项。（3）档案局安排专业档案整理人员按照合同要求开展档案整理工作，整理过程中遵循档案整理的基本原则和方法，确保档案整理质量。（4）档案整理工作完成后，整理人员对整理成果进行自检，确保整理后的档案符合质量要求。自检合格后，提交档案局质量检查部门进行抽检。（5）质量检查部门抽检合格后，通知申请人验收。申请人验收合格后，办理档案交接手续，支付服务费用。4.办理期限根据档案整理工作量及复杂程度，双方在合同中约定办理期限，一般自签订合同之日起[X]个工作日至[X]个工作日内完成档案整理服务。如遇特殊情况需要延期的，应提前通知申请人并说明理由，延期最长不超过[X]个工作日。5.所需材料（1）单位申请：单位介绍信、档案整理需求说明（包括档案形成时间、来源、数量、整理要求等）。（2）拟整理档案清单：清单应包含档案名称、年度、保管期限、数量等详细信息。6.格式要求单位介绍信应加盖单位公章，档案整理需求说明和档案清单应清晰、准确，可采用纸质文档或电子文档形式提交。（四）档案数字化加工服务1.办理依据《纸质档案数字化技术规范》等档案数字化相关行业标准。2.办理条件（1）机关、企事业单位及其他组织有档案数字化加工需求，且具备开展数字化加工的场地、设备等条件。（2）提供的档案资料无破损、霉变等情况，能够满足数字化加工要求。3.办理程序（1）申请人向档案局档案数字化加工服务窗口提交数字化加工申请，明确数字化加工的范围、要求、存储格式等内容，并提供拟数字化加工档案的清单。（2）服务窗口工作人员对申请进行审核，评估数字化加工可行性。审核通过后，与申请人签订档案数字化加工服务合同，约定服务内容、期限、质量标准、费用等条款。（3）档案局安排专业数字化加工团队按照合同要求进行数字化加工，包括档案扫描、图像处理、数据挂接、存储等环节。加工过程中严格遵守相关技术规范，确保数字化成果的准确性和完整性。（4）数字化加工完成后，加工团队对数字化成果进行自检，自检合格后提交档案局质量验收部门进行验收。（5）质量验收部门按照合同约定的质量标准进行验收，验收合格后出具验收报告。申请人确认验收报告后，办理数字化成果交接手续，支付服务费用。4.办理期限根据档案数字化加工量及复杂程度，双方在合同中约定办理期限，一般自签订合同之日起[X]个工作日至[X]个工作日内完成档案数字化加工服务。如遇特殊情况需要延期的，应提前告知申请人并说明理由，延期最长不超过[X]个工作日。5.所需材料（1）单位申请：单位介绍信、档案数字化加工需求说明（包括数字化范围、存储格式、质量要求等）。（2）拟数字化加工档案清单：清单应详细列出档案名称、年度、保管期限、数量等信息。6.格式要求单位介绍信加盖单位公章，档案数字化加工需求说明和档案清单应清晰、准确，可采用纸质或电子文档形式提交。数字化成果存储格式应符合合同约定及相关行业标准要求。（五）档案鉴定销毁服务1.办理依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》等档案鉴定销毁相关规定。2.办理条件（1）机关、企事业单位及其他组织对已超过保管期限或失去保存价值的档案，需要进行鉴定销毁。（2）鉴定销毁工作应在确保档案信息安全的前提下，按照规定程序进行。3.办理程序（1）申请人向档案局档案鉴定销毁服务窗口提交档案鉴定销毁申请，说明拟鉴定销毁档案的范围、形成时间、保管期限等基本情况，并提供档案清单。（2）服务窗口工作人员对申请进行登记，并组织档案局相关业务科室及专业人员组成鉴定小组。（3）鉴定小组依据档案鉴定相关规定，对拟销毁档案进行逐卷（件）鉴定，确定档案的存毁价值。对于仍有保存价值的档案，提出继续保存或调整保管期限的意见；对于确无保存价值的档案，编制档案销毁清册。（4）档案销毁清册编制完成后，报档案局分管领导审核批准。审核通过后，在指定的监督人员监督下，由专人负责实施档案销毁工作。（5）档案销毁工作完成后，监督人员在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁情况报告档案局备案。4.办理期限自收到档案鉴定销毁申请之日起，一般在[X]个工作日内完成鉴定工作；鉴定通过后，在[X]个工作日内组织实施档案销毁工作。如遇特殊情况需要延期的，应告知申请人并说明理由，延期最长不超过[X]个工作日。5.所需材料（1）单位申请：单位介绍信、档案鉴定销毁申请（包括档案范围、形成时间、保管期限等说明）。（2）档案清单：详细列出拟鉴定销毁档案的名称、年度、保管期限、数量等信息。6.格式要求单位介绍信加盖单位公章，档案鉴定销毁申请和档案清单应清晰、准确，可采用纸质或电子文档形式提交。档案销毁清册应按照规范格式编制，包含档案题名、年度、保管期限、文号、责任者、密级、数量等详细信息。三、告知方式（一）现场告知1.在档案局办事大厅设置专门的一次性告知服务窗口，配备熟悉业务的工作人员，为办事群众提供面对面的一次性告知服务。工作人员根据群众办理的业务类型，详细讲解办理流程、所需材料及相关要求，并提供书面的一次性告知书。2.在办事大厅各业务窗口显著位置张贴一次性告知流程图和办事指南，以图文并茂的形式展示各类档案业务的办理流程、所需材料、办理期限等信息，方便群众随时查阅。3.对于前来咨询档案业务的群众，工作人员主动上前询问，了解其需求后，当场进行一次性告知，确保群众清楚知晓办理业务的全部信息。（二）书面告知1.制作各类档案业务一次性告知书，内容涵盖办理依据、条件、程序、期限、所需材料及格式要求等详细信息。告知书应采用统一格式，语言简洁明了，通俗易懂。2.在群众提交业务申请时，工作人员随申请材料一并发放一次性告知书，并指导群众阅读，确保群众对告知内容理解清楚。对于重要信息，工作人员应进行重点讲解，提醒群众注意。3.对于通过信函、传真等方式申请档案业务的群众，通过挂号信、特快专递等方式寄送一次性告知书，确保群众能够及时收到告知信息。（三）网上告知1.在档案局官方网站设立一次性告知专栏，将各类档案业务的办理指南、一次性告知书等相关信息发布在网站上，方便群众随时上网查询。网站内容应及时更新，确保信息的准确性和时效性。2.利用政务服务平台、微信公众号等新媒体渠道，推送档案业务办理的一次性告知信息。通过图文、视频等多种形式，生动形象地向群众介绍办理流程和所需材料，提高告知的直观性和便捷性。3.提供网上在线咨询功能，安排专人负责解答群众在网上提出的关于档案业务办理的问题，及时给予一次性告知回复，实现与群众的互动交流。四、监督与考核（一）监督机制1.档案局设立专门的监督小组，由局领导、纪检监察人员及群众代表组成，负责对一次性告知制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组定期对各科室、各窗口单位的一次性告知工作进行抽查，检查工作人员是否按照规定向办事群众提供一次性告知服务，告知内容是否准确、完整，告知方式是否得当等。3.设立投诉举报渠道，公布投诉举报电话、邮箱等信息，接受办事群众对一次性告知工作的投诉和举报。对群众反映的问题，及时进行调查处理，并将处理结果反馈给群众。（二）考核办法1.将一次性告知制度的执行情况纳入档案局工作人员年度绩效考核体系，作为评价工作人员工作业绩的重要指标之