检察机关档案管理制度

PAGE检察机关档案管理制度一、总则（一）目的为加强检察机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在检察工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合检察机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于检察机关各内设机构及全体工作人员在各项检察业务活动中形成的档案管理工作。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则检察机关档案工作实行统一领导，由档案管理部门集中管理本院档案，并对下级检察机关档案工作进行监督指导。各内设机构负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，接受档案管理部门的业务指导。2.完整准确原则档案管理应确保档案内容的完整性和准确性，全面反映检察工作的历史面貌和业务活动情况。3.安全保密原则严格遵守国家保密法律法规，采取有效措施确保档案信息的安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案服务检察工作的效率和质量。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门1.负责制定本院档案管理制度、业务规范和工作流程，并组织实施。2.集中统一管理本院各类档案，对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、数字化等工作。3.开展档案信息资源开发利用工作，为检察工作提供档案查询、借阅等服务。4.对下级检察机关档案工作进行监督指导，组织档案业务培训和交流活动。5.负责档案库房的日常管理，确保档案存储环境安全、适宜。（二）各内设机构档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理、分类、装订等基础工作，确保档案资料的齐全、完整。2.定期将整理好的档案移交档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案查询、借阅等利用工作，提供相关档案信息。4.负责本部门档案管理工作的日常自查，及时发现并纠正存在的问题。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.案件档案包括刑事检察、民事检察、行政检察、公益诉讼检察等各类案件的卷宗材料，涵盖案件受理、立案、侦查、审查起诉、审判等各个环节形成的法律文书、证据材料、工作记录等。2.文书档案上级机关和本院制发的各类文件、通知、决定、报告、请示、批复等；本院党组会议、检察委员会会议、检察长办公会议等会议记录、纪要；本院工作计划、总结、统计报表等。3.人事档案干部职工的履历表、任免文件、考核材料、工资变动材料、奖惩材料、党团材料等。4.财务档案财务预算、决算报表，会计凭证、账簿，审计报告，固定资产登记等。5.声像档案反映检察工作重大活动、重要事件的照片、录音、录像等资料。6.电子档案以数字形式存储的各类档案信息，包括电子文件、电子数据等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集归档。2.收集的档案应保持原始材料的真实性和完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁。3.对于重要档案或特殊载体档案，应采取特殊保护措施，确保其安全。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，一般分为案件档案类、文书档案类、人事档案类、财务档案类、声像档案类、电子档案类等一级类目。在一级类目下，再根据实际情况设置二级及以下类目。例如，案件档案类可按刑事、民事、行政、公益诉讼等业务类型进一步细分。2.编号为便于档案管理和查询，对每一份档案或每一组档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用年度保管期限流水号等方式编制。3.装订对纸张材料的档案进行装订，去除金属物，确保装订牢固、整齐，便于翻阅。4.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应准确反映档案的内容和结构，便于查找和利用。四、档案的鉴定与保管期限划分（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的历史观点和发展的观点，从检察工作的实际需要出发，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干及相关专家组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出档案存毁意见。（三）保管期限划分1.永久保管反映检察机关主要职能活动和基本历史面貌的，对检察工作有长远利用价值的档案，列为永久保管。如重要案件的判决书、裁定书，重大改革举措的文件材料等。2.长期保管在较长时间内对检察工作有查考利用价值的档案，保管期限为30年。如一般案件的卷宗材料，阶段性的工作总结等。3.短期保管在较短时间内对检察工作有参考价值的档案，保管期限为10年。如一般性的文件材料，临时性的统计报表等。五、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地点，远离火源、水源和污染源。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等设施设备，如安装防火报警装置、防盗门窗、除湿机、防虫药品投放设备、防鼠板等。3.库房应划分不同的功能区域，包括档案存储区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作有序开展。（二）档案存储1.按照档案的分类、编号顺序，将档案存放于档案架或档案柜中，排列整齐，便于查找。2.不同保管期限、不同类型的档案应分开存放，避免混淆。3.对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行存储，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）库房管理1.档案库房应安排专人负责管理，严格控制库房出入人员，非档案管理人员未经批准不得进入库房。2.定期对库房进行检查，包括温湿度监测、设备运行检查、档案状况检查等，发现问题及时处理。3.保持库房清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。六、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则档案利用应严格遵守国家法律法规和检察机关档案管理制度，确保档案信息的合法使用。2.服务检察工作原则档案利用工作应紧密围绕检察业务开展，为案件办理、工作决策、历史研究等提供有力支持。3.保密原则在档案利用过程中，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。（二）利用方式1.查阅本院工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，确保查阅行为规范。2.借阅外单位因工作需要借阅本院档案的，应持单位介绍信，经本院分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过规定时间，借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、复印、拍照等。3.出具证明根据工作需要，档案管理部门可为有关单位或个人出具档案证明。出具证明应严格依据档案内容，确保证明内容真实、准确。（三）利用登记建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人姓名、所在部门、利用目的、档案名称及数量等。登记记录应妥善保存，以备查询。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表。2.统计数据应真实、准确、完整，及时上报上级档案管理部门和本院领导。3.通过统计分析，掌握档案管理工作动态，发现存在的问题，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.本院撤销、合并时，应按照规定将档案移交给有关单位，并办理交接手续。2.工作人员调动工作时，应将本人保管的档案资料整理齐全，移交所在部门档案管理人员。3.档案管理部门应定期向上级档案管理部门移交永久保管的档案副本，确保档案信息的安全和共享。八、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理的信息化、数字化，提高档案管理效率和服务水平，为检察工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）建设内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描，形成电子图像，建立电子档案数据库。数字化过程应确保图像清晰、完整，数据准确无误。2.档案管理系统建设开发或选用适合检察机关档案管理的软件系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用等全过程信息化管理。系统应具备权限管理、流程控制、数据备份等功能。3.网络安全保障加强档案信息化系统的网络安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，防止网络攻击和数据泄露。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系统正常运行。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，防止数据丢失。3.加强对档案信息化系统的维护和更新，及时修复系统漏洞，优化系统功能。九、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对各内设机构档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.建立档案管理工作考核机制，将档案管理工作纳入各部门绩效考核内