法院文书档案管理制度

PAGE法院文书档案管理制度一、总则（一）目的为加强法院文书档案管理，确保文书档案的完整、准确、系统和安全，便于文书档案的查阅、利用和统计分析，充分发挥文书档案在法院审判工作和其他各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《人民法院档案管理办法》等相关法律法规，结合本院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本院各部门在各项工作中形成的具有保存价值的文书档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则本院文书档案由专门的档案管理部门集中统一管理，各部门应按照规定及时将应归档的文书材料移交档案管理部门，不得自行分散保存。2.真实完整原则文书档案应如实反映本院各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和完整性，不得对档案进行涂改、伪造、损毁等。3.方便利用原则档案管理部门应采取有效措施，提高档案管理水平，便于文书档案的查阅、利用，充分发挥档案的作用。4.安全保密原则加强文书档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，防止档案信息泄露，确保档案的安全。二、文书档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本院文书档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管本院各部门移交的文书档案，对档案进行分类、编号、编目等工作。3.建立健全文书档案检索体系，并根据工作需要及时更新，方便档案的查阅利用。4.定期对文书档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定进行销毁。5.负责档案库房的安全管理，做好防火、防盗防尘、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全。6.组织开展档案信息化建设，推进文书档案的数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.对本院各部门的档案管理工作进行监督指导，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门文书材料的收集、整理和归档工作，确保应归档的文书材料齐全、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，定期将整理好的文书档案移交档案管理部门，并办理交接手续。3.负责本部门文书档案的日常查阅利用工作，并按照规定填写档案查阅登记表。4.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关档案信息。三、文书档案的收集与整理（一）收集范围1.本院在审判、执行、行政管理等各项工作中形成的具有保存价值的文件、材料，包括上级机关的文件、本院的发文、收文、会议文件、案件材料、统计报表、声像材料等。2.本院与其他单位签订的合同、协议、意向书等文件材料。3.本院工作人员在工作中形成的具有一定参考价值的笔记、手稿、书信等个人材料。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门在工作中形成的文书材料，确保材料的完整性和准确性。2.对于重要的文件材料，应一式两份或多份，分别保存于不同的载体上，如纸质、电子等，以防止档案损坏或丢失。3.收集的文书材料应字迹清晰、纸张完好，对于破损、褪色的材料，应进行修复或复制。（三）整理原则文书档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类。年度分类法：将文书档案按其形成年度进行分类。保管期限分类法：根据文书档案的保存价值，分为永久、长期、短期三种保管期限。永久保管的档案是指反映本院主要职能活动和历史面貌的，对本院工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指反映本院一般工作活动，在较长时间内对本院工作有查考利用价值的档案；短期保管的档案是指反映本院一般性工作活动，在较短时间内对本院工作有查考利用价值的档案。机构（问题）分类法：按照本院内部机构设置或问题性质进行分类，如立案庭、刑事审判庭、民事审判庭、行政审判庭、执行局、办公室等。2.编号对分类后的文书档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。编号方法可采用全宗号、年度号、保管期限号、机构（问题）号、件号等组成。例如：全宗号年度号保管期限号机构（问题）号件号。3.编目编目是对文书档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，包括编制卷内文件目录、备考表、案卷封面等。卷内文件目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目，按照卷内文件排列顺序填写。备考表应置于卷尾，主要记录卷内文件的缺损、补充、移出、销毁等情况，以及立卷人、检查人的姓名和日期。案卷封面应填写全宗名称、类目名称、案卷题名、年度、保管期限、件（页）数、起止日期、归档号档号等项目。四、文书档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防尘、防潮、防虫、防鼠等安全防护设施，保持库房内清洁、整齐、通风良好。库房应安装温湿度调节设备，使库房温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。（二）保管方式文书档案应采用纸质档案与电子档案同时保管的方式。纸质档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。同时，应建立电子档案的索引目录，方便检索查阅。（三）档案保管期限划分1.永久保管的文书档案本院制定的重要规章制度、规范性文件。本院的年度工作计划、总结、统计报表等。本院的重要会议文件、记录，包括党组会议、院长办公会议、审判委员会会议等。本院办理的重大案件的全部材料，包括立案、审理、执行等各个环节的文件材料。本院与上级机关、其他单位签订的重要合同、协议等。本院工作人员的任免、奖惩文件及重要人事档案材料。本院的历史沿革、大事记等反映本院发展历程的文件材料。2.长期保管的文书档案本院一般性的规章制度、规范性文件。本院各部门的工作计划、总结、统计报表等。本院办理的一般案件的主要材料，包括立案、审理、执行等环节的重要文件材料。本院与其他单位签订的一般性合同、协议等。本院的业务培训、学术交流等活动形成的文件材料。本院工作人员的年度考核、职称评定等文件材料。3.短期保管的文书档案本院临时性工作形成的文件材料，如专项工作的报告、总结等。本院一般性的会议文件、记录。本院办理的简单案件的相关材料。本院日常行政管理工作中形成的一般性文件材料，如通知、简报等。（四）档案保管期限的调整档案保管期限应根据档案的实际价值和利用情况进行定期调整。对于已过保管期限，但仍具有重要参考价值的档案，应延长保管期限；对于已失去保存价值的档案，可以按照规定进行销毁。档案保管期限的调整由档案管理部门提出意见，并报分管领导批准。五、文书档案的查阅与利用（一）查阅范围本院工作人员因工作需要，可以查阅本院文书档案。外单位查阅本院文书档案，应按照有关规定办理查阅手续。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，未经批准，不得查阅。（二）查阅手续1.本院工作人员查阅档案，应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅内容、用途等信息，并经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅档案档案管理部门应根据查阅登记表提供相应的档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅内容、查阅时长等信息。2.外单位查阅本院文书档案，应提前向本院档案管理部门提交查阅申请函，注明查阅单位名称、查阅人姓名、查阅内容、用途、查阅期限等信息，并加盖查阅单位公章。档案管理部门收到查阅申请函后，应报分管领导审批。经批准后，查阅单位应派专人到本院档案管理部门查阅档案，并填写档案查阅登记表。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，负责监督查阅情况，确保档案安全。（三）利用方式档案管理部门应根据查阅人的需求，提供档案原件、复印件、电子文档等利用方式。对于重要档案的查阅，应限制查阅人数和查阅时长，并要求查阅人在查阅过程中不得对档案进行涂改、损毁等。查阅人如需复印档案材料，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。复印的档案材料应与原件一致，并加盖档案管理部门的印章。（四）查阅利用的监督与管理档案管理部门应加强对文书档案查阅利用工作的监督与管理，定期检查查阅记录，确保查阅利用工作规范有序。对于违反查阅利用规定的行为，应及时制止，并按照有关规定进行处理。同时，应做好档案查阅利用情况的统计分析工作，为档案管理工作提供参考依据。六、文书档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则文书档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定价值的原则，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。（二）鉴定组织成立由档案管理部门负责人、业务骨干和相关部门负责人组成的档案鉴定小组，负责文书档案的鉴定工作。鉴定小组应定期对档案进行鉴定，确保鉴定工作的科学性和准确性。（三）鉴定方法1.直接鉴定法鉴定人员应逐件逐页地审查档案材料，根据档案的实际价值确定其保管期限。2.分析比较法通过对不同时期、不同类型、不同来源的档案进行分析比较，了解档案的形成规律和利用情况，为鉴定工作提供参考。3.效益评估法从档案对本院工作和社会发展的效益角度出发，评估档案的保存价值，对于效益不大的档案，可以考虑销毁。（四）销毁程序1.经过鉴定，确认为已失去保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册。档案销毁清册应包括档案题名、年度、保管期限、档号、文号、责任者、销毁日期等信息。2.档案销毁清册经档案鉴定小组审核签字后，报分管领导批准。3.档案销毁工作应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关部门共同派员监销。监销人员应认真核对档案销毁清册与销毁档案是否一致，确保销毁工作彻底、无误。4.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。七、文书档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的文书档案信息化管理系统，实现文书档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和服务水平，为本院审判工作和其他各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）数字化处理1.对纸质文书档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于300dpi，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子文档进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏等操作，提高图像质量。3.按照档案分类编号规则，对数字化档案进行命名和存储，确保电子档案与纸质档案的一致性和关联性。（三）信息化管理系统功能1.档案录入功能能够将文书档案的基本信息、内容摘要等录入系统，建立档案数据库。2.检索查询功能提供多种检索方式，如按关键词、题名、年度、保管期限、档号等进行检索，方便快速查找所需档案。3.借阅管理功能记录档案的借阅情况，包括借阅人姓名、所在部门、借阅日期、归还日期等信息，实现对档案借阅的全程管理。4.统计分析功能对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数