档案管理制度新技术

PAGE档案管理制度新技术一、总则（一）目的为了适应公司/组织发展的需要，规范档案管理工作，提高档案管理的效率和质量，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，结合公司/组织实际情况，特制定本档案管理制度。本制度旨在运用新技术手段，确保档案的完整性、准确性、安全性和可利用性，为公司/组织的决策、运营、管理等提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门、各分支机构以及全体员工在工作中形成的各类档案资料的管理。包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司/组织的各项工作活动，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集、整理公司/组织在各个业务环节中形成的档案资料，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.安全性原则采取有效的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄露。5.方便利用原则建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、借阅和利用，提高档案的使用价值。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置公司/组织设立档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责档案的日常管理工作。档案管理部门应相对独立，直接隶属于公司/组织的管理层，以确保档案管理工作的权威性和独立性。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和公司/组织实际情况，制定和修订档案管理制度、工作流程和操作规范，确保档案管理工作有章可循。2.档案的收集与整理负责组织各部门对工作中形成的档案资料进行收集、整理，指导各部门正确分类、编号、装订档案，确保档案的质量。3.档案的保管与维护建立档案库房，配备必要的保管设备，对档案进行妥善保管。定期对档案进行检查、清点，做好档案的防潮、防虫、防火、防盗等工作，确保档案的安全。4.档案的数字化处理运用新技术手段，对档案进行数字化扫描、存储和管理。建立档案数字化管理系统，实现档案信息的快速检索和共享利用。5.档案的检索与利用建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，为公司/组织内部各部门提供档案查询服务。根据工作需要，及时提供档案借阅服务，并做好借阅登记和跟踪管理。6.档案的鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。7.档案管理工作的监督与指导对各部门的档案管理工作进行监督检查，发现问题及时提出整改意见，并指导各部门做好档案管理工作。8.档案管理工作的培训与宣传组织开展档案管理业务培训，提高全体员工的档案意识和档案管理技能。宣传档案管理工作的重要性，营造良好的档案管理工作氛围。（三）各部门档案管理职责1.指定专人负责档案管理工作各部门应指定一名熟悉本部门业务的人员作为兼职档案管理员，负责本部门档案资料的收集、整理、保管和移交工作。2.做好本部门档案的日常管理兼职档案管理员应按照档案管理部门的要求，及时将本部门在工作中形成的档案资料进行分类整理，确保档案的完整和准确。定期对档案进行自查，发现问题及时整改。3.配合档案管理部门做好档案管理工作各部门兼职档案管理员应积极配合档案管理部门的工作，按时完成档案的移交、借阅等任务。在档案管理部门的指导下，做好本部门档案管理的各项工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类根据档案的形成领域、内容性质和管理要求，将公司/组织档案分为以下几大类：1.文书档案包括公司/组织的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.科技档案涵盖公司/组织在科研、生产、工程建设等活动中形成的技术文件、图纸、实验报告、技术标准等。3.人事档案主要是员工的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩、工资待遇等方面的档案材料。4.财务档案包含公司/组织的会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务制度等财务方面的档案资料。5.业务档案根据公司/组织的业务类型，分为市场营销档案、客户服务档案、项目管理档案、合同档案等。（二）档案编号为了便于档案的管理和查询，对每一类档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，采用数字与字母相结合的方式进行编制。1.文书档案编号文书档案编号格式为：[年份][部门代码][流水号]。例如：2023年行政部门的第10份文件编号为2023XZ010。2.科技档案编号科技档案编号格式为：[项目代码][专业分类代码][流水号]。例如：某科研项目的技术文件编号为KY20230101。3.人事档案编号人事档案编号格式为：[员工工号]。例如：员工张三的人事档案编号为001。4.财务档案编号财务档案编号格式为：[年份][会计期间代码][凭证类别代码][流水号]。例如：2023年第一季度的第50号会计凭证编号为2023Q1KZ050。5.业务档案编号业务档案编号格式根据不同业务类型进行设定，例如市场营销档案编号为：[年份][市场活动代码][流水号]；合同档案编号为：[年份][合同类别代码][流水号]等。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.收集范围各部门应按照档案管理部门规定的范围，及时收集本部门在工作中形成的各类档案资料。包括纸质文件、电子文件、图表、照片、录音录像等。2.收集时间档案形成后，承办部门应在规定时间内将档案移交至档案管理部门。一般情况下，纸质档案应在次年上半年移交，电子档案应随时移交。3.收集要求收集的档案应齐全完整、真实准确，字迹清晰，载体完好。电子档案应存储格式规范、内容完整，并与纸质档案内容一致。（二）档案整理1.分类整理档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。将同一类别的档案按照时间顺序、重要程度等进行排列，确保档案的系统性和逻辑性。2.编号装订对整理好的档案进行编号，并按照编号顺序进行装订。纸质档案应使用统一规格的档案盒或文件夹进行装订，电子档案应按照编号存储在指定的存储设备中，并建立相应的目录结构。3.编制目录为每一份档案编制详细的目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。目录应打印成册，并与档案一同存放，便于查询。五、档案的保管与维护（一）档案库房建设1.选址要求档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好、远离火源和水源的地方。库房周围应保持整洁，无杂物堆积。2.建筑要求库房应具备良好的隔热、保温、防潮、防虫、防火、防盗等功能。库房地面应采用防潮、耐磨的材料铺设，墙面应进行防潮处理，门窗应安装防盗门窗和防虫网。3.设备配备库房内应配备必要的保管设备，如档案密集架、温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防虫药品等。档案密集架应排列整齐，便于档案的存放和查询。（二）档案保管1.上架存放档案应按照编号顺序上架存放，不同类别的档案应分开存放。纸质档案应直立放置在档案密集架上，电子档案应存储在专用的存储设备中，并做好标识。2.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行处理。3.温湿度控制库房内应保持适宜的温湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。温湿度计应定期校准，确保测量数据准确可靠。根据温湿度变化情况，及时开启空调、除湿机等设备进行调节。（三）档案维护1.纸质档案维护对纸质档案进行定期的除尘、消毒处理，防止档案发霉、虫蛀。对破损的档案应及时进行修复，确保档案的完整性。2.电子档案维护定期对电子档案进行备份，备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。对电子档案存储系统进行维护，及时更新杀毒软件，防止病毒入侵。对电子档案的元数据进行管理，确保元数据的准确性和完整性。六、档案的数字化处理（一）数字化流程1.扫描录入运用专业的扫描设备，对纸质档案进行扫描，将扫描后的图像文件转换为电子文档。扫描分辨率应根据档案内容的清晰程度和利用需求确定，一般不低于300dpi。2.图像处理对扫描后的图像文件进行去污、裁剪、纠偏、去黑边等图像处理，确保图像清晰、完整。对图像文件进行格式转换，统一存储为PDF格式。3.数据挂接将数字化后的档案图像文件与对应的档案目录信息进行挂接，建立电子档案与纸质档案的对应关系。通过档案管理系统，实现电子档案的快速检索和利用。4.存储管理将数字化后的档案存储在专用的存储设备中，并按照档案编号和分类进行存储。存储设备应定期进行维护和备份，确保数据的安全可靠。（二）数字化质量控制1.质量标准数字化档案应符合国家相关标准和规范，图像清晰、完整，文字准确、可读。数字化档案的存储格式应统一、规范，便于长期保存和利用。2.质量检查建立数字化质量检查制度，对数字化过程中的各个环节进行质量检查。检查内容包括扫描图像质量、图像处理效果、数据挂接准确性等。对不符合质量标准的档案，应及时进行返工处理。（三）数字化安全管理1.安全防护措施对数字化档案存储系统采取安全防护措施，设置防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻击和数据泄露。对存储设备进行加密处理，确保数据的保密性。2.用户权限管理在档案管理系统中设置用户权限，不同用户根据其工作需要具有不同的访问权限。对涉及重要档案的操作，应进行严格的身份认证和授权管理。3.数据备份与恢复定期对数字化档案进行备份，备份数据应存储在异地。建立数据恢复机制，确保在数据出现故障时能够及时恢复，保证档案的正常利用。七、档案的检索与利用（一）检索工具建设1.编制检索目录根据档案分类和编号，编制纸质和电子检索目录。检索目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，便于快速查找档案。2.建立检索系统利用档案管理软件建立电子检索系统，实现档案信息的快速检索。检索系统应具备多种检索方式，可以按照档案编号、题名、日期、关键词等进行检索。（二）档案利用1.借阅制度公司/组织内部各部门因工作需要借阅档案时，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途等信息，经部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理借阅手续。档案管理人员应按照规定的借阅期限及时收回档案，并做好借阅登记和跟踪管理。2.查阅制度因工作需要查阅档案的人员，可在档案管理部门指定的地点进行查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.利用登记对档案的借阅和查阅情况进行详细登记，记录借阅和查阅的时间、人员、档案名称及数量等信息。登记册应妥善保管，以备查询。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。根据档案的形成时间、内容价值、保管期限等因素，综合考虑公司/组织的发展需求和历史文化价值，对档案进行科学合理的鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容价值和历史意义，确定其保管期限和是否需要销毁。2.分析评估法对一批档案进行综合分析评估，根据档案的形成规律、利用情况、保存现状等因素，确定其保管期限和销毁范围。（四）销毁程序1.编制销毁清单鉴定小组对需要销毁的档案进行逐一登记，编制销毁清单。销毁清单应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。2.审批销毁销毁清单经档案管理部门负责人审核后，报公司/组织主管领导审批。经批准后，方可进行销毁