档案安全保管制度十条

PAGE档案安全保管制度十条一、总则1.目的为了加强公司档案的安全保管，确保档案的完整性、准确性和保密性，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、归档、保管、利用等过程中的安全管理。3.档案定义本制度所指档案是公司在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音像资料等。二、档案保管机构及职责1.档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责统筹规划、组织实施公司档案的安全保管工作。其职责包括：制定和完善档案安全保管制度、流程和规范。指导、监督各部门档案的收集、整理、归档工作。负责档案库房的日常管理，确保档案存放环境安全、适宜。组织开展档案安全检查、评估和风险防控工作。提供档案查阅、借阅等利用服务，并做好登记和跟踪。2.各部门职责各部门负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档工作，并指定专人负责档案的日常管理，确保档案的安全和完整。在档案移交时，应按照档案管理部门的要求进行整理和编目，保证档案质量。同时，各部门应配合档案管理部门做好档案安全保管的各项工作，接受档案管理部门的监督和指导。三、档案收集与整理1.收集要求各部门应明确档案收集的范围和标准，确保在工作活动中形成的各类文件材料及时、完整地收集齐全。对于重要会议、重大项目、专项工作等形成的档案，应实行同步收集，确保档案的准确性和原始性。收集的档案应保持文件材料的原貌，不得擅自涂改、伪造或损毁。2.整理规范档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。按照档案分类方案，对收集的档案进行分类、编号、编目等工作。分类应科学合理，编号应系统连贯，编目应准确清晰，便于检索和查询。对破损、褪色的档案应进行修复或复制，确保档案的可读性和耐久性。同时，对电子档案应进行格式转换、数据备份等处理，保证电子档案的安全存储和有效利用。四、档案归档与移交1.归档时间各部门应在档案形成后的规定时间内完成整理和归档工作。一般情况下，当年形成的档案应在次年上半年归档完毕。对于重要紧急的档案，应及时归档。2.移交程序各部门档案管理人员在完成档案整理和编目后，填写档案移交清单，一式两份，一份留存本部门，一份随档案移交档案管理部门。档案管理部门在收到移交的档案后，应进行认真核对，对不符合要求的档案，及时退回原部门进行补充或整改。核对无误后，双方在档案移交清单上签字确认，并办理交接手续。档案管理部门应对接收的档案进行重新整理和上架存放，建立档案检索目录，实现档案的规范化管理。五、档案库房管理1.库房选址与建设档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好、远离火源和水源的地方，并符合国家相关安全标准。库房的建筑结构应坚固耐用，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房内应设置专门的档案架、柜等存储设备，确保档案存放有序、便于查找。同时，应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施，保障档案库房的安全环境。2.库房日常管理档案库房应安排专人负责日常管理，严格执行库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。定期对库房进行巡查，检查档案存储设备的完好情况、温湿度变化情况、消防器材的有效性等，发现问题及时处理，并做好记录。保持库房清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。控制库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。根据温湿度变化情况，及时采取通风、除湿、加湿等措施。六、档案存储与保护1.存储方式档案应按照分类、编号顺序存放于档案架、柜中，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放，便于管理和查找。对于纸质档案，应采用竖放的方式，避免档案纸张卷曲、变形。同时，应定期对档案进行翻动，防止纸张粘连。电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，便于检索和管理。2.保护措施对珍贵、易损的档案应采取特殊的保护措施，如采用密封包装、专柜存放、定期检查等方式，确保档案的安全。防止档案受到水浸、火烧、虫蛀、鼠咬等损害。对于受潮的档案，应及时进行干燥处理；对于被虫蛀的档案，应采取防虫措施并进行修复。对档案的数字化副本应进行加密存储，设置访问权限，防止电子档案信息泄露。同时应定期对电子档案进行杀毒和维护，确保数据的安全性和完整性。七、档案查阅与借阅1.查阅规定公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的档案，并安排专人陪同查阅。查阅人员只能在指定的查阅地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅档案时，应保持档案的整洁和完好，不得在档案上涂改、标记、抽换或损毁。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并在查阅登记本上签字确认。2.借阅规定因工作需要借阅档案的，除填写档案查阅申请表外，还应经档案管理部门负责人审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得泄露档案内容，不得擅自复制、转借或用于其他无关工作。如发生档案丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的责任。借阅期满后，借阅人员应按时归还档案。档案管理部门应对归还的档案进行认真检查，如发现问题，应及时与借阅人员核实并处理。八、档案保密管理1.保密制度公司全体员工应严格遵守档案保密制度，对在工作中接触到的档案信息予以保密，不得泄露给任何无关人员。档案管理人员应加强对档案保密工作的管理，对档案的查阅、借阅等环节进行严格监控，防止档案信息泄露。对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等重要档案，应采取更加严格的保密措施，如加密存储、专人保管、限制访问权限等。2.保密教育与培训公司应定期组织员工参加档案保密教育与培训，提高员工的保密意识和技能。培训内容包括档案保密法律法规、公司档案保密制度、保密工作流程等。通过案例分析、模拟演练等方式，增强员工对档案保密工作重要性的认识，使员工掌握档案保密的基本知识和方法，确保档案信息安全。九、档案安全检查与评估1.检查计划档案管理部门应制定年度档案安全检查计划，明确检查范围、检查内容、检查时间和检查人员等。检查计划应涵盖档案库房、档案存储设备、档案管理制度执行情况等方面。定期对档案安全状况进行全面检查，每年至少进行[X]次综合性检查，并根据实际情况进行不定期的专项检查。对于重要时期、重要活动期间，应增加检查频次。2.检查内容档案库房的安全设施是否完好有效，如消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等是否在有效期内，性能是否正常。档案存储设备是否正常运行，档案存放是否整齐有序，有无损坏、丢失等情况。档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、归档、查阅、借阅等环节是否符合规定，档案管理人员是否履行职责。档案的数字化管理情况，电子档案的存储、备份、安全防护等措施是否到位。3.评估与整改根据档案安全检查结果，对档案安全状况进行评估，分析存在的问题和风险，提出改进措施和建议。对检查中发现的安全隐患和问题，应及时下达整改通知书，明确整改责任部门、整改期限和整改要求。整改责任部门应按照要求认真组织整改，确保档案安全。档案管理部门应对整改情况进行跟踪检查，对整改不力的部门和个人进行通报批评，并追究相关责任。十、附则1.制度解释本制度由公司档案管理