堤防所档案收集制度规范

PAGE堤防所档案收集制度规范一、总则（一）目的为加强堤防所档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥档案在堤防建设、管理、维护等工作中的作用，特制定本档案收集制度规范。（二）适用范围本制度适用于堤防所各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案的收集管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则堤防所档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化、科学化。2.完整准确原则档案收集应保证档案内容的完整性和准确性，全面反映堤防所各项工作的真实情况，不得遗漏重要文件和资料。3.及时归档原则各部门及工作人员应及时将工作中形成的档案材料移交档案管理部门，确保档案归档的及时性，避免档案积压和散失。二、档案收集范围（一）工程建设档案1.堤防工程项目前期文件包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目批复文件等。2.工程设计文件初步设计、施工图设计、设计变更文件等。3.工程招投标文件招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。4.工程合同文件建设工程合同、监理合同、施工合同、材料设备采购合同等。5.工程施工文件施工组织设计、施工技术交底、工程测量记录、隐蔽工程验收记录、工程质量检验报告、工程进度报表等。6.工程监理文件监理规划、监理细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告等。7.工程竣工验收文件竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书、工程竣工图等。（二）运行管理档案1.堤防巡查记录日常巡查记录、专项巡查记录、安全检查记录等。2.水位观测资料水位观测记录、水位变化分析报告等。3.工程维修养护文件维修养护计划、维修养护合同、维修养护记录、工程维修预算等。4.防汛抗旱档案防汛预案、抗旱预案、防汛物资管理资料、防汛值班记录、抗旱工作记录等。5.水情测报资料水情站观测数据、水情分析预报报告等。（三）行政管理档案1.机构设置与人员管理文件单位机构设置文件、人员编制文件、干部任免文件、人员考核文件等。2.会议文件各类会议通知、会议纪要、会议决议等。3.工作计划与总结年度工作计划、工作总结、专项工作计划与总结等。4.规章制度文件单位制定的各项规章制度、办法、细则等。5.公文处理文件收文登记、发文登记、文件传阅记录、文件归档清单等。（四）科技档案1.堤防科研项目文件科研项目立项报告、研究方案、实验数据、研究成果报告等。2.新技术、新材料、新工艺应用文件技术引进合同、技术应用方案、应用效果评估报告等。（五）其他档案1.声像档案堤防工程建设、运行管理过程中的照片、录像、录音等资料。2.电子档案以电子数据形式存在的各类文件、资料，包括文档、表格、图纸、影像等。三、档案收集职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定档案收集制度规范，并组织实施。2.指导各部门及工作人员做好档案收集工作，明确档案收集的范围、要求和程序。3.定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案及时、完整归档。4.负责接收、整理、保管和利用全所档案，建立健全档案管理台账。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案收集工作的第一责任人，负责组织本部门人员按照档案收集制度规范的要求，及时收集、整理本部门工作中形成的各类档案，并定期移交档案管理部门。2.各部门指定专人负责档案收集工作，负责对本部门档案材料进行分类、整理、装订，确保档案材料的齐全、完整、规范，并按时向档案管理部门移交。3.在项目建设、管理等工作中，各部门应明确档案收集的具体要求，将档案收集工作纳入工作流程，确保档案材料随工作进程同步形成和积累。四、档案收集程序（一）文件材料形成部门收集1.各部门工作人员在工作过程中应及时将形成的文件材料进行分类整理，按照档案收集范围的要求，确定需归档的文件材料。2.对收集到的文件材料进行初步审核，确保文件材料的真实性、完整性和准确性。审核内容包括文件材料的内容是否完整、签字盖章是否齐全、格式是否规范等。3.将审核后的文件材料按照一定的分类标准进行分类，如按照年度、项目、问题等分类，便于后续整理和查找。（二）定期移交档案管理部门1.各部门应定期将整理好的档案材料移交档案管理部门，移交时间原则上为每季度末。如遇特殊情况，可提前或推迟移交，但需提前向档案管理部门说明原因。2.移交档案材料时，应填写档案移交清单，清单内容包括档案名称、数量、年度、保管期限等信息，并由移交人和接收人签字确认。3.档案管理部门在接收档案材料时，应对移交清单进行核对，检查档案材料的数量、质量是否符合要求。如发现问题，应及时与移交部门沟通，要求其补充或更正。（三）特殊情况处理1.对于一些重大项目或紧急工作中形成的档案材料，档案管理部门可提前介入，与相关部门共同做好档案收集工作，确保档案材料的及时、完整归档。2.对于因不可抗力等特殊原因导致档案材料损坏、丢失的，相关部门应及时采取补救措施，尽量恢复档案材料的原貌，并将情况及时报告档案管理部门。档案管理部门应根据实际情况，对受损档案材料进行妥善处理。五、档案整理要求（一）分类标准1.按照档案收集范围，将档案分为工程建设档案、运行管理档案、行政管理档案、科技档案和其他档案五大类。2.每大类档案下再根据具体内容进行二级分类，如工程建设档案可分为前期文件、设计文件、招投标文件等。3.二级分类下可根据实际情况进行进一步细分，但应保持分类的系统性和逻辑性，便于档案的整理、保管和利用。（二）编号规则1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，确保每个档案都有一个唯一的编号，便于识别和管理。2.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的形式，如“2023GC001”，其中“2023”表示年度，“GC”表示工程建设档案类别代码，“001”表示该类别档案的流水号。3.类别代码按照档案分类标准进行设定，并保持相对稳定。对于新增的档案类别或档案内容变化较大的情况，应及时修订类别代码和编号规则。（三）装订要求1.档案材料应采用A4纸张规格进行打印或复印，对于小于A4纸张的材料，应粘贴在A4纸张上，并留出适当的装订边距。2.档案材料应按照一定的顺序进行排列，如文件材料的正文在前，附件在后；批复在前，请示在后等。3.装订应牢固、整齐，不掉页、不压字，便于阅读和保管。装订采用左侧装订，装订线宽度不超过15mm。（四）编目要求1.档案整理完成后，应编制档案目录，目录内容包括档案编号、档案名称、年度、保管期限、页数、备注等信息。2.档案目录应打印或手写清晰、工整，一式两份，一份随档案装订成册，一份单独成册作为档案检索工具。3.对于电子档案，应建立电子档案目录，目录内容应与纸质档案目录相对应，并按照电子档案管理的要求进行存储和管理。六、档案保管期限（一）永久保管1.堤防所的重要法规性文件、年度综合计划、机构演变文件、干部任免文件等。2.堤防工程建设项目的可行性研究报告、初步设计文件、竣工验收报告等。3.涉及重大事件、重要会议的文件材料，以及具有历史查考价值的文件材料。（二）长期保管1.堤防工程运行管理中的重要文件，如防汛抗旱预案、工程维修养护计划、水情测报资料等，保管期限为30年。2.行政管理中的一般性文件，如年度工作计划、工作总结、规章制度等，保管期限为10年。（三）短期保管1.临时性工作形成的文件材料，如一般性会议通知、会议纪要等，保管期限为5年。2.工程建设中的一般性施工记录、工程进度报表等，保管期限为3年。七、档案利用与保密（一）档案利用1.本所工作人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请表，为查阅人员提供相应的档案，并做好查阅登记工作。查阅登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案名称、查阅目的等。3.查阅档案时，查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案管理部门。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定办理相关手续。4.外单位人员因工作需要查阅本所档案的，应持有单位介绍信，经本所分管领导批准后，方可查阅。查阅范围和手续按照上述规定执行。（二）档案保密1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识。2.档案管理人员应严格遵守保密规定，对档案内容严格保密，不得泄露给无关人员。3.查阅档案时，档案管理人员应监督查阅人员的行为，防止查阅人员擅自复制、拍照、传播档案内容。4.对涉及国家机密和商业秘密的档案，应按照国家有关保密法律法规的规定进行管理，严格限制查阅范围和使用权限。八、档案信息化管理（一）电子档案收集1.各部门在工作中形成的电子文件，应按照档案收集制度规范的要求进行收集，并及时移交档案管理部门。2.电子文件应采用通用格式进行存储，如DOC、XLS、PPT、PDF、JPEG、TIFF等，确保电子文件的可读性和可利用性。3.电子文件的命名应规范、准确，便于识别和查找。命名规则可参照纸质档案编号规则，结合电子文件的特点进行设定。（二）电子档案整理与存储1.档案管理部门应按照档案整理要求，对收集到的电子档案进行分类、编号、编目等整理工作，并建立电子档案数据库。2.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行备份，防止数据丢失。3.电子档案数据库应建立完善的索引系统，便于快速检索和查询电子档案。索引内容应包括档案编号、档案名称、关键词、日期等信息。（三）电子档案利用与安全1.本所工作人员可通过档案管理系统查阅电子档案，查阅操作应按照系统规定进行，确保电子档案的安全。2.档案管理部门应加强对电子档案系统的安全管理，设置用户权限，防止未经授权的人员访问电子档案。3.定期对电子档案系统进行维护和检查，及时更新系统软件和杀毒软件，防止病毒感染和数据泄露。九、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对各部门档案收集、整理、移交等情况进行监督检查，确保档案管理工作符合制度规范的要求。2.监督检查内容包括档案收集的完整性、准确性、及时性，档案整理的规范性，档案移交的手续是否齐全等。3.对监督检查中发现的问题，应及时向相关部门提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到妥善解决。（二）考核评价1.将档案管理